Zastosowane rozwiązanie polegało na przeniesieniu oddziałów od pierwszej do ósmej klasy z Kuźnicy Żelichowskiej do Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Krzyżu Wielkopolskim. Należy dodać, że ze względów społecznych pozostawiono w Kuźnicy Żelichowskiej oddział przedszkolny, który we wrześniu 2020r. liczył 4 dzieci.

Poza tym wprowadzane są rozwiązania organizacyjne, które konsekwentnie prowadzą do usprawnienia organizacji pracy placówek oświatowych i optymalizacji wydatków przy jednoczesnej dbałości o jakość realizowanych zadań oświatowych. Przeprowadzone w ramach tych działań przedsięwzięcia to m.in. centralizacja miejsc, w których mieściły się placówki oświatowe w gminie Krzyż Wielkopolski. Kluczowa zmiana polegała na tym, że uczniowie oddziałów usytuowanych w Kuźnicy Żelichowskiej zostali włączeni do już istniejących oddziałów w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Krzyżu Wielkopolskim, a w efekcie tej zmiany nie powstał ani jeden dodatkowy oddział w ZSO w Krzyżu Wielkopolskim, natomiast liczba oddziałów zmniejszyła się o 8, co dało oszczędność ok. 1,8 mln zł.

Przeprowadzone zmiany organizacyjne spowodowały, że uczniowie małych oddziałów z Kuźnicy Żelichowskiej mają możliwość kształcenia się w liczniejszych oddziałach jednorodnych (bez łączenia klas z rożnych poziomów edukacyjnych). Poza tym, opisana zmiana organizacyjna stworzyła również szansę wyjścia uczniów zamieszkałych w Kuźnicy Żelichowskiej do większych środowisk, dzięki czemu nastąpił ich pełniejszy rozwój społeczny. Opisana zmiana wiązała się także z wprowadzeniem innych zmian organizacyjnych, jak chociażby zwiększenie liczby kursów busów dowożących uczniów do ZSO w Krzyżu Wielkopolskim, aby przeciwdziałać zjawisku przebywania dzieci zbyt długo w świetlicy szkolnej. Zmiana ta była tym bardziej możliwa, że gmina posiada własną jednostkę organizacyjną transportową.

Decyzja pozostawienia oddziału ,,0" w Kuźnicy Żelichowskiej uwzględnia kontekst społeczny i jest formą wypracowanego ze społecznością lokalną kompromisu.

Aby usprawnić proces nadzoru na organizacją placówek oświatowych oraz wprowadzanymi zmianami objęto wszystkie placówki oświatowe jednym programem dla arkuszy organizacyjnych. Jeśli każda placówka pracuje na takim samym arkuszu, wówczas łatwiej jest dokonywać wszelkich analiz. Z uwagi na fakt, że Zespół Szkół Ogólnokształcących pracuje na licencji Firmy Vulcan, zasadne było, aby także przedszkola w tym programie przygotowywały arkusz. Wykorzystując tę licencję, właściwe okazało się zaopatrzenie organu prowadzącego w program SIGMA, który daje możliwość nadzorowania i analizy organizacji pracy placówek. W dotychczasowym rozwiązaniu taka kontrola była utrudniona, gdyż organ prowadzący nie dysponował wszystkimi danymi, potrzebnymi do podejmowania decyzji organizacyjnych i finansowych. Poza tym, posiadanie elektronicznego programu daje możliwość kontroli wprowadzania każdej zmiany w zakresie organizacji pracy placówek, po uprzednim zatwierdzeniu aneksu do arkusza organizacyjnego przez organ prowadzący.

Kolejne zmiany organizacyjne wydają się nie mieć charakteru strategicznego, jednak to one wpływają w ogólnym rozrachunku na optymalne - bądź nie - zarządzanie oświatą.

1. Poddano szczegółowej analizie liczbę godzin wynikających z planów nauczania w zestawieniu z dodatkowymi godzinami. Porównanie to wykazało, że te ostatnie stanowią dużą część ogółu godzin - 2019/20 - 36 proc. Poczynione zabiegi optymalizacyjne spowodowały, że już w kolejnym roku zauważyć można było tendencję zniżkową - w arkuszu na rok 2020/21 wskaźnik ten wynosi 32 proc. Zasadne jest utrzymanie tej tendencji przy jednoczesnej kontroli zmian organizacyjnych wprowadzanych aneksami do arkuszy organizacyjnych.  
2. Zawrócono uwagę na fakt, że zmniejszająca się liczba uczniów w Liceum Ogólnokształcącym generuje duże skutki finansowe przy zmniejszającej się subwencji. Podjęto więc działania zwiększające aktywność promocyjną. Zauważalna jest duża różnica między kosztem ucznia Szkoły Podstawowej w stosunku do Liceum Ogólnokształcącego -  koszt ucznia LO jest dwukrotnie wyższy i wynosił w 2020r. ok. 22 tys. zł w układzie rocznym. Pomimo tak dużych kosztów kształcenia, władzom gminy zależy na prowadzeniu liceum, ale konieczne są zabiegi, prowadzące do zwiększenia liczby uczniów LO. Stąd prowadzona jest diagnoza tego obszaru, min. prowadzone są wśród rodziców i uczniów ostatnich klas SP ankiety, których celem jest zbadanie preferencji i oczekiwań środowiska w zakresie wyboru szkoły ponadpodstawowej.
3. Kolejny krok w kierunku optymalizacji wydatków na oświatę prowadził do szczegółowej analizy liczby oddziałów w Szkole Podstawowej. Okazało się, że jest możliwość zmniejszenia tej liczby o jeden oddział na poziomie klas czwartych, szóstych i siódmych, co dałoby skutek finansowy ok. 750 tys. zł. Przeprowadzenie reorganizacji łatwiejsze jest na poziomie klas czwartych - wynika to ze zmiany poziomu nauczania przez uczniów - stąd w kolejnym roku szkolnym podjęto taką decyzje. Klasy siódme i ósme pozostały w niezmienionym składzie.
4. Kolejna zmiana organizacyjna, polegająca na zmianie liczebności oddziałów klas drugiej i siódmej, skutkowałaby uniknięciem podziału na grupy, co w układzie rocznym dawałoby skutek finansowy ok. 64 tys. zł. Zabieg ten wydaje się realny do przeprowadzenia na poziomie klasy drugiej. Poza tym analiza tego obszaru zwróciła uwagę kadrze zarządzającej placówkami na fakt, że liczebność oddziałów na etapie ich tworzenia to ważny aspekt dobrej organizacji, zwłaszcza jeśli placówka na danym poziomie tworzy kilka oddziałów (zabieg ten nie ma zastosowania w tzw. szkołach ,,jednociągowych").    
5. Analiza organizacji ZSO dotyczyła także organizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej. Interpretacja wskaźników pokazuje, że bardzo duża liczba uczniów uczestniczy w zajęciach z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej - ok. 47 proc. uczniów kwalifikowanych na podstawie orzeczeń, opinii, ale także ze wskazań nauczycieli. Analizy prowadzone przez MEN podają wskaźnik ok. 30 proc. Konsekwencją takiej organizacji wsparcia jest finansowanie ok. 60 proc. tych zajęć z budżetu gminy Krzyż Wielkopolski.  Największą część tych zajęć stanowią zajęcia dydaktyczno-wyrównawcze, w których uczestniczy aż ok. 22 proc. uczniów. Stąd kolejny krok analityczny szedł w kierunku oceny efektywności pracy szkoły (Podstawowej i Liceum) mierzonej wynikami egzaminów zewnętrznych. Analizę przeprowadzono z wykorzystaniem głównie wskaźników ilościowych w tym skali staninowej. Zestawienie liczby godzin wsparcia w zakresie pomocy psychologiczno-pedagogicznej z efektywnością pracy szkoły dało wskazówkę do pracy w ramach rad pedagogicznych w odniesieniu do skuteczności podejmowanych działań. 
6. Dokonano szczegółowej analizy organizacji zajęć dla uczniów ze spektrum autyzmu oraz z zespołem Aspergera. Zaproponowano kilka zmian organizacyjnych. Ostatecznie w zatwierdzonym na kolejny rok arkuszu organizacyjnym liczba godzin nauczyciela współorganizującego proces dydaktyczny zmniejszyła się o dwa etaty, co dało skutek finansowy ok. 164 tys. zł. Biorąc pod uwagę analizowaną liczbę godzin wsparcia, ustalono planowanie tych zajęć na podstawie orzeczeń, opinii, wskazań nauczycieli, ale także przy szacunku wielkości ,,dodatkowej" subwencji, wynikającej z danego orzeczenia (,,metryczka" subwencyjna - odniesienie to konkretnej wagi subwencyjnej) do proponowanego przez zespół nauczycieli i dyrektorów skutków finansowych planowanego wsparcia.
7. Analiza wydatków na oświatę musi uwzględniać przede wszystkim dochody wynikające z subwencji oświatowej. Poddano więc szczegółowej kontroli dane zawarte w raportach Systemu Informacji Oświatowej, zwłaszcza w zakresie liczby uczniów mających orzeczenie o nauczaniu indywidulanym. Liczba tych uczniów w roku szkolnym 2019/20 była bardzo duża, ok. 10. Należy podkreślić, że wprowadzona została dodatkowa waga subwencyjna na tych uczniów, co daje możliwość pozyskania dodatkowych środków. Ważne jest, aby do 30 września wpisywać liczbę uczniów z poprzedniego roku do SIO, nie uwzględniając uczniów posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego.
8. Analiza organizacji zajęć w podziale na grupy wskazała na możliwość wprowadzenia usprawnień organizacyjnych, szczególnie jeśli chodzi o zajęcia z informatyki i wychowania fizycznego, co przy uwzględnieniu wymogów dotyczących liczebności grup dało skutek finansowy ok. 150 tys. zł. Poza tym podjęto decyzję o zakupie komputerów, co umożliwiło realizację zajęć z informatyki w większych grupach.
9. Przeprowadzono także szczegółową analizę danych historycznych organizacji świetlic. Wskazała ona, że przy zmianie polityki kadrowej możliwe było w bieżącym roku szkolnym zoptymalizowanie wydatków. Poza tym informacja, wskazująca, że 70 proc. uczniów przebywało w świetlicach z powodu godzin dowozów, sugerowała podjęcie próby zmiany organizacji dowozów, co zostało przeprowadzone.  
10. Planuje się wprowadzenie elektronicznego systemu rejestracji obecności dzieci w przedszkolu. Ułatwi to kontrolę liczby godzin pobytu dziecka w placówce oraz umożliwi prowadzenie diagnozy w zakresie prowadzenia optymalnej polityki kadrowej.     

Efektem wprowadzonej zmiany była optymalizacja wydatków na oświatę z uwzględnieniem dbałości o wysoką jakość usług edukacyjnych.

Zmiany organizacyjne przyniosły wymierny skutek finansowy - o 7 proc.  wzrosła relacja między rzeczywistymi wydatkami a subwencją. Podobnie w zakresie wynagrodzeń - o 9 proc. wzrósł wskaźnik relacji między wynagrodzeniami a subwencją - subwencja wystarcza na większą część realizowanych zadań. Skutkiem tych działań organ prowadzący angażował mniej środków na realizację zadań oświatowych przy zachowaniu dotychczasowego poziomu kształcenia (ewaluacja tych zmian w aspekcie jakościowym jest odroczona, a wnioski możliwe do wyciągnięcia po paru latach).  Należy jednak wziąć pod uwagę kilka wskaźników ilościowych i jakościowych szczególnie w układzie porównawczym, które pokazują kierunki i skutki wprowadzanych zmian organizacyjnych. Taką możliwość daje wykorzystanie wskaźników zgromadzonych w Systemie Monitorowania Usług Publicznych. Analiza porównawcza daje okazję do zaobserwowania, jak inne jst realizują te same zadania, zwłaszcza, że obserwacja zjawiska w czasie przy rosnącej inflacji i zmian w prawie oświatowym może nie dawać oczekiwanych informacji.   

Nazwa grupy porównawczej: gminy miejsko-wiejskie (do 12 tysięcy) m. o niskich dochodach na mieszk. Wskaźniki Gminy Krzyż Wielkopolski zestawiono z gminami: Czarnków, Lubasz, Połajewo,  Wieleń, Trzcianka, Drawsko.

Wskaźniki dla szkoły podstawowej:

• Wzrosła liczebność oddziału - w 2022r. średnio 22uczniów, w 2019 - 18. Od 2014r. liczebność oddziałów spadała. Wskazywał i wskazuje na tę tendencję przyrost naturalny w 2020r. minus 2,31 - demografia wskazywała na konieczność wprowadzenia zmian. Gmina Krzyż Wielkopolski ma najwyższy wskaźnik spośród wszystkich wymienionych gmin. Średnia dla tych gmin 16,3; średnia dla kraju - 15,1. Wskaźnik ten jest efektem wprowadzonej innowacji.
• Średnia liczba uczniów przypadająca na etat nauczyciela w - Krzyżu najwyższa w tej grupie - 9, grupa -7; kraj - 7 uczniów. Kolejny efekt optymalizacji.
• Wydatki budżetu gminy (bieżące bez remontów i udzielonych dotacji) na szkoły podstawowe na 1 ucznia w szkołach prowadzonych przez samorząd gminy (łącznie z miastami na prawach powiatu) - najniższe dla Gminy Krzyż Wielkopolski w grupie - 9527 zł; średnia dla grupy - 11610 zł, śr. kraj - 12611 zł.
• Ale wydatki budżetu gminy (bieżące bez remontów i udzielonych dotacji) na szkoły podstawowe na 1 oddział w szkołach prowadzonych przez samorząd gminy (łącznie z miastami na prawach powiatu) - drugie miejsce w grupie po Połajewo i wynosiły 211907 zł; średnia grupy - 196901 zł; średnia kraju - 202268 zł, co może świadczyć o dużej liczbie np. z pomocy psychologiczno-pedagogicznej.
• Wskaźnik jakościowy największa liczba nauczycieli dyplomowanych w liczbie nauczycieli ogółem w szkołach podstawowych - 79 proc. Krzyż; kraj - 65,8 proc.; grupa 66,8 proc. - największy w grupie. W 2018r. liczba wynosiła 70 proc.
• Udział uczniów w oddziałach integracyjnych w liczbie uczniów szkół podstawowych dla dzieci i młodzieży ogółem - 2,3 proc. Krzyż, tylko Trzcianka ma - 1,8 proc.; kraj - 1,8 proc; grupa - 0,5 proc.;

Wskaźnik dla LO

• Średnia liczba uczniów przypadająca na etat nauczyciela w liceach ogólnokształcących dla młodzieży - 5 uczniów Krzyż - najniższy w grupie.

Wskaźniki dla przedszkoli:

• Średnia liczba dzieci przypadająca na etat nauczyciela specjalisty pomocy psychologiczno-pedagogicznej w jednostkach wychowania przedszkolnego - Krzyż 201, grupa śr. 355, kraj śr. 785 - duże wsparcie w zakresie pomocy psychologiczno-pedagogicznej.
• Średnia wielkość oddziału - Krzyż 21,6; gr. 19,7; kraju - 19 - dopełnione oddziały przedszkolne.
• Udział przedszkoli zatrudniających nauczycieli specjalistów pomocy psychologiczno-pedagogicznej - 66,7 proc.; gr. 35,4 proc.; kr - 47,9 proc. - bardzo dobra opieka specjalistów.
• Wydatki budżetu gminy (bieżące bez udzielonych dotacji i remontów) na wychowanie przedszkolne na 1 oddział w jednostkach prowadzonych - 250967zł; gr. - 243254; kraj - 180788zł - wskaźnik konsekwencją wsparcia w zakresie pomocy psychologiczno-pedagogicznej.

Wymienione wyżej wskaźniki ilościowe, jakościowe i dostępu, pozyskane z SMUP wskazują na pozytywne efekty wprowadzonych zmian.

Analiza średnich wynagrodzeń nauczycieli wskazuje na fakt, iż nauczyciele w gminie Krzyż Wielkopolski zarabiają powyżej średnich wynagrodzeń. Jednocześnie, wprowadzając zmiany organizacyjne, nie poczyniono zmian kadrowych, co spowodowało spadek wskaźnika zatrudnienia (liczba etatu przypadającego na jednego nauczyciela w osobie) z 1.11 w roku szkolnym 2019/20 na 1.00 w roku szkolnym 2020/21, co jest zjawiskiem niepokojącym, gdyż wskazuje na zmniejszenie się liczby godzin przypadających na jednego nauczyciela i pogorszenie się sytuacji kadrowej w placówkach prowadzonych przez gminę Krzyż Wielkopolski. Aby zapobiec temu procesowi, monitorowana jest prowadzona przez dyrektorów polityka kadrowa, szczególnie w zakresie przydzielanych np. godzin doraźnych zastępstw; podejmowane są także działania, aby zatrudnieni nauczyciele mieli  - w miarę możliwości - całe etaty wraz z kilkoma nadgodzinami w celu zapobiegania rozdrabniania etatów.     

Włączenie oddziałów z Kuźnicy Żelichowskiej do ZSO w Krzyżu Wielkopolskim oprócz korzyści wychowawczych i organizacyjnych przyniosło także optymalizację wydatków na poziomie ok. 1,8 mln zł, uwzględniając oszczędności wynikające z tworzenia (tam, gdzie to było możliwe) oddziałów łączonych (kwota ok. 200 tys. zł). Poza tym, omówione powyższe działania skutkowały i skutkują kolejnymi usprawnieniami. Aby utrzymać wprowadzone zmiany na wypracowanym poziomie, konieczna jest ciągła współpraca dyrektorów placówek oświatowych z organem prowadzącym, tylko wówczas możliwe jest skuteczne i właściwe wprowadzenie zmian. Nakłady wynikają z zakupionych programów, dużej pracy ze strony osób  nadzorujących realizację zadań oświatowych w Urzędzie Miasta i Gminy, przygotowaniu i przeprowadzeniu audytu diagnozującego.     

Opisana zmiana wydaje się prosta i oczywista, jednakże organy prowadzące rzadko się decydują na takie zmiany. Przeprowadzony proces był innowacyjny dla społeczności gminy Krzyż Wielkopolski i stanowi poważną zmianę, gdyż oddziały w Kuźnicy Żelichowskiej funkcjonowały od dawna i zapisały się w tradycji tej gminy. Najważniejsze było uspołecznienie procesu, przygotowanie społeczności do kompromisu, a wreszcie akceptacji zmian. Należy jednak podkreślić, że wprowadzane zmiany mają charakter procesu i wymagają dojrzałej postawy zarówno władz, jak i społeczności lokalnej, a także chęci współpracy i przede wszystkim właściwej komunikacji.  Bez spełnienia tych warunków efekty zmiany mogą zostać zniwelowane.

Istotnym elementem przeprowadzanej zmiany były działania analityczne, których podstawą były dane. Między innymi:

• liczba godzin wynikających z planów nauczania w zestawieniu z dodatkowymi godzinami;
• koszt kształcenia w różnych typach szkół;
• informacje dot. organizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej oraz prowadzenia zajęć dla uczniów ze szczególnymi potrzebami.

Opis wskazuje też, że analizy szeregu informacji bezpośrednio dotyczących funkcjonowania szkół realizowano z uwzględnieniem informacji wynikających z otoczenia społecznego w jakim te szkoły działają. 
Obszar edukacji opisany w SMUP - smup.gov.pl -  zawiera szereg wskaźników pozwalających porównać jak wygląda stan w poszczególnych kwestiach, które były przedmiotem analiz w gminie Krzyż.