Scentralizowane usługi informatyczne na poziomie gminy podstawą efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi i technicznymi

W gminie Margonin od 2018 r. stosuje się analizę danych organizacyjnych i finansowych dostępnych w ogólnodostępnych bazach danych (np. Bank Danych Lokalnych) oraz danych gromadzonych przez Centrum Usług Wspólnych. W 2019 r. podjęto decyzję o usprawnieniu jakościowych procesów zarządczych dotyczących usług oświatowych. Jednym z pierwszych kroków było scentralizowanie usług informatycznych gminnych jednostek oświatowych. Sprawny system informatyczny stał się podstawą wdrażania dalszych etapów zmian projakościowych. 

W 2020 r. gmina uczestniczyła w pilotażowym projekcie SMUP (System Monitorowania Usług Publicznych - smup.gov.pl) w sferze edukacji. Zdobyte doświadczenie pozwoliło na usprawnienie lokalnych rozwiązań związanych z jakościowym zarządzaniem usługami edukacyjnymi. 

Problem zdefiniowany przez samorząd: Podstawowym problemem był brak spójnej wizji dotyczącej gminnej edukacji. Zamiast całościowej koncepcji prowadzono doraźne działania na poziomie pojedynczej szkoły. W rezultacie obserwowano brak zaangażowania nauczycieli w zespołową analizę problemów edukacyjnych i zarządczych, trzy istniejące szkoły nie współpracowały ze sobą.  

Sposób rozwiązania: Wdrożenie spójnego, kompleksowego systemu organizacji oświaty w gminie Margonin poprzedziły analizy przeprowadzone przez zespół składający się z informatyka Szkoły Podstawowej w Margoninie, dyrektora Szkoły Podstawowej w Margoninie i sekretarza gminy.  

Samorząd gminy Margonin podjął decyzję o konieczności wdrożenia scentralizowanego systemu informatycznego. W ramach Centrum Usług Wspólnych powołano pion IT, który stanowi podstawę dla Systemu Inteligentnych Szkół (Smart Schools). Scentralizowany system informatyczny to strukturalny filar, na którym opiera się system organizacji szkoły (SOS) oraz zarządzanie procesami nauczania (SMS) i uczenia się (LMS).  Wdrożona innowacja pozwoliła również oszacować lokalne wskaźniki usług oświatowych będące uzupełnieniem wskaźników odniesienia dostępnych w oficjalnej sprawozdawczości. 

Korzyści: Punktem wyjściowym do analizy skuteczności i efektywności wdrożonej innowacji był bieżący monitoring wskaźników odniesienia dostępnych w Banku Danych Lokalnych oraz w ramach Systemu Monitorowania Usług Publicznych. Dzięki nim można było wychwycić pewne odniesienia do podobnych jednostek samorządowych. Przykłady:  

• uczniowie przypadający na 1 oddział szkoły podstawowej. Średnia gminy Margonin była niższa o 2-3 uczniów w stosunku do szkół w Chodzieży. W ciągu dwóch lat podniesiono ten wskaźnik o 1,5 ucznia,  

• wskaźnik nadwyżki wydatków w stosunku do otrzymanej subwencji oświatowej. W 2018 r. wyniósł on 19,3% a w 2019 r. 12,4%. W efekcie analizy wprowadzono łączenie zajęć w oddziałach nauczania wczesnoszkolnego (edukacja muzyczna, plastyczna i wychowanie fizyczne),  

• powierzchnia do sprzątania na 1 etat. W małych szkołach na 1 etat przypadało 350-450 m kw., w dużych 940 m kw. W wyniku analizy personel sprzątający w małych szkołach dodatkowo wykonuje zadania związane z podawaniem posiłków. 

Analiza wskaźników odniesienia skłoniła władze samorządowe do szukania rozwiązań (na poziomie gminy), pozwalających na osiągnięcie zbliżonych efektów uzyskiwanych w innych samorządach. 

 W rezultacie zbadano funkcjonowanie Centrum Usług Wspólnych pod kątem jego usprawnienia i sprofilowania w kierunku jednostki wspierającej i inspirującej gminne jednostki oświatowe. 

Metryka praktyki