Na terenie gminy Margonin funkcjonują trzy szkoły podstawowe i przedszkole. Do szkół podstawowych uczęszcza 700 uczniów; w Margoninie (468 uczniów), Lipinach (107 uczniów) i w Radwankach (125 uczniów). Wychowanie przedszkolne (w 100 proc. publiczne) obejmuje 240 wychowanków (przedszkole w Margoninie z filiami w Lipinach, Próchnowie i Radwankach).  

Ogółem gminny system oświatowy obejmuje - 700 uczniów oraz 240 wychowanków przedszkoli. Liczba zatrudnionych osób wynosi (w nawiasie liczba etatów):  

•  pracowników dydaktycznych 115 osób (96,25),  
•  pracowników administracji 7+4 osoby w CUW (6 + 4 CUW),  
•  pracowników obsługi 36 osób (35).  

Obsługę finansowo-księgową, sprawozdawczość, rozliczenia płac oraz podatku VAT dla w/w jednostek prowadzi Centrum Usług Wspólnych. 

Wybrane wskaźniki odniesienia - szkoły podstawowe gminy Margonin 

Analiza na wejściu 

     W 2019 r. podjęto decyzję o wdrożeniu w szkołach pakietu Office 365 A1. Szkoła w Margoninie bez problemu wdrożyła nowe rozwiązanie, natomiast dla mniejszych szkół w Lipinach i Radwankach zadanie okazało się zbyt trudne. Przeprowadzona analiza SWOT przyniosła następujące wnioski:   

• nowe rozwiązania informatyczne oparte na chmurze wymagają wyższych kwalifikacji informatycznych, których najczęściej nie posiadają administratorzy szkolnych sieci komputerowych (nauczyciele informatyki); 

• sprzęt informatyczny w szkołach pochodzi z doraźnych zakupów i jest zróżnicowany technologicznie; 

• brak do tej pory całościowej koncepcji wdrażania nowoczesnych usług informatycznych w placówkach oświatowych; 

•  bariery technologiczne (zróżnicowany sprzęt, systemy operacyjne Windows Home) i kadrowe (brak profesjonalnych administratorów rozwiązań sieciowych opartych na chmurze) uniemożliwiają szersze wdrożenie narzędzi informatycznych w zarządzaniu szkołami jak i rozwiązań e-dydaktyki; 

•  koszty zarządzania szkolnymi systemami informatycznymi są trudne do oszacowania z uwagi na ich rozproszenie (koszty szkolnych administratorów - najczęściej w formie dodatku motywacyjnego oraz koszty usług zewnętrznych); 

 I etap - planowanie (lato 2019)  

 Planowanie rozpoczęto od diagnozy zasobów oraz wyznaczenia celów krótko- i długoterminowych. Lista kontrolna składała się z następujących pytań:  

1.  Co chcemy uzyskać? 
2.  Jakie mamy priorytety?  
3.  Czym dysponujemy na starcie?  
4.  Jakie są unikalne cechy gminnego systemu oświatowego? 
5. Jakie wartości minimum musi spełniać nowy system? 

 Analizę przeprowadził zespół składający się z informatyka Szkoły Podstawowej w Margoninie, dyrektora Szkoły Podstawowej w Margoninie i sekretarza gminy.  

Analiza pozwoliła na sformułowanie nadrzędnych celów i priorytetów możliwych do osiągnięcia w perspektywie dwu bądź trzyletniej. Było to m.in. wypracowanie zasad kultury organizacyjnej opartej na dialogu i współpracy (w miejsce szkolnych strategii, działania na poziomie gminnym). Innym priorytetem była standaryzacja usług informatycznych, pozwalających na wdrożenie zaawansowanych usług zarządczych i efektywniejszych metod i technik kształcenia. Dodatkowo okoliczności związane z pandemią Covid-19 wymusiły przyśpieszenie procesu wyrównywania kompetencji informatycznych kadry pedagogicznej (znajomość metod i technik zdalnej edukacji). Zwrócono uwagę również na konieczność reorganizacji Centrum Usług Wspólnych w kierunku: 

• racjonalizacji kosztów zatrudnienia (zwiększenie kompetencji analitycznych), 
• podniesienie jakości świadczonych usług (orientacja na klienta, stałe podnoszenie kwalifikacji - specjalizacja),  
• standaryzacja świadczonych usług.      

II etap - powołanie pionu IT przy Centrum Usług Wspólnych (wiosna 2020). 

W celu realizacji wniosków z analizy wejściowej, podjęto decyzję o scentralizowaniu zarządzania informatycznego gminnych jednostek oświatowych i powołanie wyodrębnionego pionu IT w ramach CUW, od 1 kwietnia 2020 r. Decyzja o wdrożeniu innowacji w trakcie roku szkolnego podyktowana była również presją środowisk szkolnych w związku z pojawieniem się pandemii Covid-19 i nagłym przechodzeniem szkół na zdalną edukację. 

Pion IT przejął kontynuację prac rozpoczętych przez informatyka szkolnego w Szkole Podstawowej w Margoninie, m.in. wdrożenie MS 365, systemów operacyjnych MS Windows 10 Pro (w miejsce Windows 10 Home) we wszystkich szkołach i przedszkolach.  

III etap - rozpoczęcie wdrażania Systemu Inteligentnych Szkół (Smart Schools) (2020.04)   

Do końca marca 2020 r. zakończono inwentaryzację zasobów informatycznych oraz wdrażanie jednolitego oprogramowania MS 365 w Szkole Podstawowej w Margoninie.  

Wdrożenie systemu MS Windows Pro umożliwiło wprowadzenie zdalnego administrowania niektórymi usługami sieciowymi (optymalizacja wdrażania zaawansowanych usług sieciowych oraz elektroniczna wymiana informacji).  

We wrześniu 2020 r. rozpoczęto wdrażanie komercyjnego systemu od aplikacji organizacyjnych i budżetowych (system SIGMA). Wdrażanie arkusza organizacyjnego zakończono w grudniu 2020 r., a w 2021 r. planowane jest wdrożenie modułu Płace i Księgowość. 

1. Opis procesu wdrażania innowacji  

     Sytuacja związana z pandemią Covid-19 i wprowadzenie zdalnego nauczania wymusiły wiosną 2020 r. równoczesne wdrażanie trzech elementów szkolnej innowacji: 

•   SOS (School Organisation System) - Systemu Organizacji Szkoły, który odpowiada za sprawną realizację zadań administracyjnych szkoły (układ nerwowy szkoły), 
•  LMS (Learning Management System) - systemu zarządzania zdalnym nauczaniem,  
•  SMS (Student Management System) - systemu zarządzania uczniem.   

     Ujednolicenie oprogramowania 

     Pion IT przejął kontynuację prac rozpoczętych przez informatyka szkolnego w Szkole Podstawowej w Margoninie, m.in. wdrożenie MS 365, systemów operacyjnych MS Windows 10 we wszystkich szkołach i przedszkolach. Aby obniżyć koszty, skorzystano z darmowych rozwiązań oferowanych przez firmę Microsoft.  

     Wdrożenie kont domenowych 

     Pod koniec marca 2021 r. w ciągu zaledwie 10 dni założono 1200  kont domenowych dla wszystkich uczniów i nauczycieli. Spiętrzenie prac zweryfikowało tradycyjne podejście do czasu pracy. Konieczne było wprowadzenie bardziej elastycznych form pracy (np. część prac administrowania siecią możliwa była do wykonania wyłącznie w godzinach wieczornych lub nocnych). W związku z tym pojawiały się okresowe napięcia w rozliczaniu czasu pracy pionu IT, spowodowane brakiem zrozumienia specyfiki pracy w sytuacjach kryzysowych.  

     Wdrożenie LMS i SMS 

     Duża dynamika sytuacji pandemicznej sprawiła, że kadra szkolna została zmuszona do przejścia na zdalną edukację bez wcześniejszych szkoleń z zakresu obsługi platform zdalnego nauczania (MS Teams) i poznania metod i technik zdalnej edukacji. Wsparciem okazał się powstały pion IT, dzięki któremu przyśpieszono doskonalenie umiejętności nauczycieli w tym zakresie. Współpraca między dyrektorami szkół a informatykami sprawiła, że proces wdrażania sfery technologicznej (wdrożenie kont domenowych, opanowanie podstaw MS Teams) został skrócony do 14 dni.  

     Wdrożenie SOS (School Organisation System) - Systemu Organizacji Szkoły  

     We wrześniu 2020 r. rozpoczęto wdrażanie komercyjnej platformy firmy Vulcan. Pierwszym elementem było tworzenie elektronicznych wersji arkusza organizacyjnego.

 Punktem wyjściowym do analizy skuteczności i efektywności wdrożonej innowacji był bieżący monitoring wskaźników odniesienia dostępnych w Banku Danych Lokalnych oraz w ramach Systemu Monitorowania Usług Publicznych. Dzięki nim można było wychwycić pewne odniesienia do podobnych jednostek samorządowych. Przykłady:  

• uczniowie przypadający na 1 oddział szkoły podstawowej. Średnia gminy Margonin była niższa o 2-3 uczniów w stosunku do szkół w Chodzieży. W ciągu dwóch lat podniesiono ten wskaźnik o 1,5 ucznia,  
• wskaźnik nadwyżki wydatków w stosunku do otrzymanej subwencji oświatowej. W 2018 r. wyniósł on 19,3% a w 2019 r. 12,4%. W efekcie analizy wprowadzono łączenie zajęć w oddziałach nauczania wczesnoszkolnego (edukacja muzyczna, plastyczna i wychowanie fizyczne),  
• powierzchnia do sprzątania na 1 etat. W małych szkołach na 1 etat przypadało 350-450 m kw., w dużych 940 m kw. W wyniku analizy personel sprzątający w małych szkołach dodatkowo wykonuje zadania związane z podawaniem posiłków. 

Analiza wskaźników odniesienia skłoniła władze samorządowe do szukania rozwiązań (na poziomie gminy), pozwalających na osiągnięcie zbliżonych efektów uzyskiwanych w innych samorządach. 

W rezultacie zbadano funkcjonowanie Centrum Usług Wspólnych pod kątem jego usprawnienia i sprofilowania w kierunku jednostki wspierającej i inspirującej gminne jednostki oświatowe.  

Przykładowe wskaźniki organizacyjne Centrum Usług Wspólnych w Margoninie kształtują się następująco: 

• 1 etat kadr obsługuje 162 pracowników jednostek oświatowych, 
• na 1 etat pracownika CUW przypada 11 oddziałów szkoły podstawowej i 12 oddziałów przedszkolnych, 
• na 1 etat pracownika CUW przypada 168 uczniów i 47 wychowanków przedszkoli. 

Wdrożenie innowacji (centralizacja usług informatycznych) pozwoliła na uzyskanie następujących lokalnych wskaźników: 

Lokalne wskaźniki sprawności pionu IT 

• Liczba komputerów przypadająca na jeden etat pionu IT (w czasie pandemii): 200 
• Liczba obsługiwanych kont domenowych (uczniowie, nauczyciele i rodzice): 600 

Osiągnięto również istotne jakościowe rezultaty. W ciągu kilku miesięcy: 

• zinwentaryzowano zasoby sprzętowe we wszystkich jednostkach oświatowych, 
• ujednolicono systemy operacyjne komputerów administracyjnych (Windows Pro), co pozwoliło wdrożyć zdalne administrowanie niektórymi usługami, 
• usprawniono elektroniczny obieg dokumentów, 
• wdrożono arkusz organizacyjny,  
• przygotowano profesjonalną serwerownię, 
• rozpoczęto prace nad standaryzacją usług informatycznych świadczonych przez CUW na rzecz jednostek oświatowych. 

Brak jednak wskaźników odniesienia sprawności pionu IT, które pozwoliłyby określić kontekst porównawczy wdrożonych rozwiązań. Powodem jest brak danych dotyczących funkcjonowania CUW w oficjalnej sprawozdawczości. Również analiza doświadczeń audytowych wskazuje na trudności w dokonaniu standaryzacji etatów, co uniemożliwia dokonywanie porównań poziomu zatrudnienia i zakresu realizowanych zadań.  

Dostępne opracowania wskazują przede wszystkim na kwestie finansowe. Nie ma natomiast badań nad efektywnością zarządzania informatycznego. Z tego powodu analizy oparto na wskaźnikach lokalnych, które pozwolą zoptymalizować zatrudnienie i zasoby w jednostkach objętych wspólną obsługą oraz obniżyć poziom kosztów funkcjonowania. M.in. dokonano analizy dotychczasowych rozwiązań, polegających na zlecaniu usług informatycznych zewnętrznym firmom oraz na przyznawanie dodatków motywacyjnych nauczycielom, którzy nadzorowali szkolne systemy informatyczne. Łącznie koszty te stanowiły równowartość 1,2 etatu informatyka.  

Przyjęte wskaźniki pozwalają na realizację następujących celów: 

1. Cele zarządcze - ujednolicone zostały procedury obsługi informatycznej podległych jednostek i samego CUW.  
2. Cele efektywnościowe - zoptymalizowano zatrudnienie pionu IT w stosunku do potrzeb. Obniżono poziom ryzyka realizowanych procesów dzięki specjalizacji kadrowej. Uchwycono rzeczywiste koszty usług informatycznych, co prowadzić będzie do obniżenia ich jednostkowych kosztów. 
3. Cele innowacyjności - pion IT na bieżąco monitoruje wymogi stawiane przed szkolnymi systemami informatycznymi i wspiera szkoły w ich wdrażaniu, np. metody i techniki zdalnej edukacji. 

Efektem wdrożenia pionu IT było również pozyskanie dodatkowych środków finansowych z różnych projektów unijnych i krajowych na łączność wartość 298 tys. zł. 

Wskaźniki ekonomiczne: 

• miesięczne wynagrodzenie brutto pionu IT: dwa etaty (jeden etat inżynier informatyk i jeden etat technik informatyk) = 10,5 tys. zł,
• miesięczny koszt administrowania jednostkowym komputerem = 26 zł, 
• zakup oprogramowania Sigma organizacja dla 4 jednostek - 6 tys. zł (licencja roczna), 
  wdrożenie oprogramowania Sigma organizacja - 13,5 tys. zł. 

Centralizacja zarządzania informatycznego przyniosła wymierne korzyści finansowe w ciągu roku w wysokości blisko 300 tys. zł (wspomniane wcześniej środki z zewnętrznych źródeł). Wdrożona innowacja spowodowała realne obniżenie kosztów funkcjonowania jednostek oświatowych, mimo iż doszło do zwiększenia liczby etatów o 0,8 etatu (2 etaty IT - 1,2 etatu przy wcześniejszym rozwiązaniu). 

Brak standardów powoduje konieczność stałego monitorowania przyjętych rozwiązań i ich modyfikowanie stosownie do potrzeb. Przykład - elastyczne formy rozliczania czasu pracy pionu IT w związku z okresowym spiętrzeniem prac z powodu pandemii. Każda gmina powinna wypracować własne standardy, doskonaląc je poprzez analizy nielicznych innych standardów dostępnych np. w corocznych informacjach o stanie oświaty JST. 

W celu przejrzystości działań zaleca się podpisanie umów pomiędzy CUW a obsługiwanymi jednostkami na usługi utrzymaniowe (sprawność infrastruktury teleinformatycznej, administrowanie usługami informatycznymi, bieżąca konserwacja systemu i naprawy).  

Zalecana jest ścisła współpraca pionu IT z dyrekcjami jednostek oświatowych. Informatycy IT są wsparciem technicznym, a dyrekcje szkół wsparciem merytorycznym. 

Konieczna jest zmiana zasad wynagradzania specjalistów pionu IT. Wynagrodzenie informatyka może wynosić 1 760-5 200 (XV grupa), najczęściej to wynagrodzenie 3 - 3, 5 tys. zł, co stanowi 50 proc. wynagrodzenia specjalistów w innych branżach. 

Wynagrodzenie technika (pomoc techniczna) może wynosić 1, 740 - 3, 8 tys. zł (III-VIII grupa), najczęściej to wynagrodzenie 2,8 - 3,2 tys. zł. Brak rozwiązania tego problemu prowadzić może do sytuacji dużej rotacji kadr informatycznych lub braku chętnych do pracy, szczególnie na stanowisku informatyka. Znane są już przypadki likwidacji scentralizowanego zarządzania informatycznego z uwagi na brak chętnych do pracy i zlecanie serwisowania firmom zewnętrznym, co podnosi koszty usług informatycznych dwu, trzykrotnie.  

Zmiana zasad wynagradzania przy istniejącym obecnie systemie wynagradzania polegać może m.in. na stosowaniu dodatków funkcyjnych i dodatków specjalnych za okresowe zwiększanie zadań (np. spowodowanych pandemią).  

Wskaźniki odniesienia efektywności CUW gminy Margonin są publikowane w corocznych informacjach o stanie oświaty, prezentowanej radzie gminy. Taka praktyka umożliwia porównanie uzyskanych efektów z innymi samorządami.  

Dlaczego mimo wszystko warto wdrożyć opisaną innowację?  

1. Względy ekonomiczne  
   1. zatrudnianie wykwalifikowanych specjalistów w scentralizowanych jednostkach (pion IT) jest bardziej efektywnym rozwiązaniem w stosunku do rozproszonego zarządzanie informatycznego w szkołach (informatycy szkolni). Dobry dydaktyk najczęściej nie jest specjalistą nowych rozwiązań IT (zarządzanie sieciami, administrowanie platformami zdalnego nauczania, edukacją w chmurze). 
2. Względy organizacyjne 
   W wielu gminach sieć szkół jest bardzo zróżnicowana, od małych placówek liczących 100-150 uczniów, po duże jednostki. Wykorzystanie możliwości technicznych sieci rozległych (np. zdalne administrowanie) pozwala na specjalistyczną opiekę placówek oświatowych bez względu na jej wielkość.
3. Względy społeczne
   Innowacje w zakresie IT otwierają szkoły na środowisko zewnętrzne oraz przyczyniają się do integracji lokalnych środowisk (szczególnie widoczne przy zdalnym nauczaniu).   
4. Względy jakościowe
   Scentralizowane zarządzanie IT tworzy szkielet organizacyjny do wdrożenia kultury organizacyjnej opartej na pracy w chmurze.