W ramach wdrożonego systemu wymiany informacji w Pruszczu Gdańskim niezbędna była integracja kilku baz danych celem:

• rozpatrywania wniosków mieszkańców w ramach programu osłonowego polegającego na przyznawaniu dopłat do należności za gospodarowanie odpadami dla mieszkańców,
• wsparcia komunikacji pomiędzy punktami realizującymi zadania pomocowe dla uchodźców z Ukrainy (koordynacja wolontariatu, organizacja przybywających do miasta uchodźców oraz koordynacja zakupów i wydawania darów),
• rozpatrywania wniosków mieszkańców w ramach programu preferencyjnego zakupu węgla polegająca na koordynacji współpracy dwóch jednostek pomocy społecznej (gminnej i miejskiej), koordynacji zakupów węgla oraz sprzedaży węgla w oparciu o wydane decyzje administracyjne,
• kontroli rozbieżności wynikających z podjętych czynności administracyjnych dot. decyzji na zajęcie pasa drogowego bądź umów dzierżawy.

Program osłonowy, do realizacji tego zadania wykorzystano następujące dane:
•    Rejestr wniosków z Referatu ds. Gospodarki Komunalnej
•    Baza weryfikacji częściowej przez Referat ds. Podatków i Opłat
•    Baza weryfikacji częściowej przez Referat ds. Społecznych
W ramach programu powstały także narzędzia pomocnicze tj. kalkulator opłat za gospodarowanie odpadami zgodny ze stawkami przyjętymi w mieście oraz kalkulator dodatku osłonowego. W oparciu o pozyskane dane prowadzone są statystyki na podstawie, których analizowane są dalsze kierunki działań.  Projekt jest w trakcie realizacji.

Program pomocy uchodźcom z Ukrainy, do realizacji tego zadania wykorzystano następujące dane:
•    Rejestr tymczasowych kart mieszkańca
•    Rejestr kontroli pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w asyście Straży Miejskiej
•    Rejestr wydawanych darów
•    Baza kontrolna przyznanej pomocy zbierająca dane z MOPS, punktu wydawania darów oraz stanowiska OC
•    Baza wolontariuszy, kontakty oraz grafiki dla poszczególnych punktów pomocy
W oparciu o pozyskane dane prowadzone były na bieżąco analizy i statystyki oraz generowano raporty niezbędne do oceny sytuacji bieżącej i wyznaczania dalszych kierunków działań. Projekt został zakończony dnia 31.12.2022 r.

Program sprzedaży węgla, do realizacji tego zadania wykorzystano następujące dane:
•    Rejestr wniosków i zaświadczeń z dwóch ośrodków pomocy społecznej – miejskiego i gminnego
•    Rejestr zamówień i zakupu węgla
•    Rejestr przyjęć na skład węgla
•    Rejestr sprzedaży węgla dla mieszkańców miasta i gminy
W oparciu o pozyskane dane prowadzone były na bieżąco analizy i statystyki. W oparciu o te dane podejmowano decyzje dotyczące zakupu węgla oceniając potrzeby tonażu i frakcji. Projekt został zakończony dnia 30.04.2023 r.

Usuwanie rozbieżności, do realizacji tego działania wykorzystuje się następujące dane:
•    Rejestr danych pozyskanych w trakcie skanu miasta
•    Rejestr decyzji na zajęcie pasa drogowego
•    Rejestr umów dzierżawy
•    Rejestr działek oraz zakresy pasa drogowego
Projekt jest w trakcie realizacji.

Wykorzystane narzędzia do utworzonych aplikacji:
•    Microsoft Excel
•    wewnętrzny dysk sieciowy, nie dostępny on-line
•    Google Drive (wersja komercyjna z uwagi na konieczność kontroli umiejscowienia serwerów)
•    Google Sites
•    Google Sheets
•    system SmartGem.

Przykłady wdrożonych rozwiązań z wykorzystaniem systemu wymiany informacji w Pruszczu Gdańskim:

1. Program osłonowy 
   Celem wdrożenia było dostarczenie rozwiązania umożliwiającego optymalizację procesu rozpatrywania wniosków oraz pozyskanie danych i statystyk związanych z wnioskodawcami.  Łącznie w ramach programu osłonowego przyjęto do tej pory 1561 wniosków. Sam proces skrócono z 2 tygodni do około 5 dni. Co więcej, za obsługę systemu odpowiada tylko 1 osoba.  Powyższy przykład pokazuje, że z pozoru trudne i skomplikowane zadanie, które spadło na niewielki zespól można zrealizować z użyciem prostych narzędzi oraz niewielkim nakładem czasu.
2. Program pomocy uchodźcom z Ukrainy
   Celem wdrożenia było połączenie informacji z wielu punktów pomocowych, w tym koordynacja działań przy jednoczesnej analizie pozyskanych danych przy rejestracji tymczasowej karty mieszkańca, która to pomagała wyznaczać dalsze kierunki działań. Łącznie w punkcie rejestracyjnym tymczasową kartę mieszkańca otrzymało 2419 osób, które uciekły przed konfliktem zbrojnym na Ukrainie. Wydano 224 kart rodzinnych, które w drugim etapie pomocy, pozwalały na uzyskanie darów spożywczych, chemii gospodarczej oraz kosmetyków. W trakcie realizacji programu, w oparciu o pozyskane dane wydano 8795 paczek indywidualnych oraz 509 paczek rodzinnych. W pierwszej, najbardziej intensywnej fazie programu prowadzono w oparciu o pozyskane dane patrole pracownika pomocy społecznej w asyście strażnika miejskiego. W ramach tych działań patrole realizowane były przez 67 dni, odwiedzono w tym czasie 1104 os. W oparciu o ten program zaktywizowano blisko 150 wolontariuszy, którzy pomagali w punktach pomocowych. Dzięki temu rozwiązaniu władze miasta miały na bieżąco dostęp do statystyk dotyczących napływu uchodźców do Pruszcza Gdańskiego, potrzebnych zasobów pomocy, wydawanych darów oraz działań prewencyjnych. W oparciu o dane pozyskane w ramach tego projektu pracownik OC oceniał potrzeby i realizował zakupy niezbędne do realizacji pomocy rzeczowej. W momencie gdy uruchomione zostały rządowe narzędzia pomocowe, których przekazanie koordynował Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, pozyskane dane pomogły w weryfikacji przyznanej pomocy i koordynacji działań tak, aby uniknąć dublowania źródeł pomocy. Dzięki zastosowanemu rozwiązaniu osoby, które szukały schronienia w naszym mieście wiedziały dokładnie gdzie mogą się udać, w jakim celu, jakie mają prawa, na jaką pomoc mogę liczyć. Punkt pierwszego kontaktu na początku obsługiwało 5 osób, w drugim etapie dzięki pewnemu i sprawdzonemu procesowi 1 osoba.
3. Program sprzedaży węgla
   Celem wdrożenia było połączenie wielu źródeł informacji dotyczących zakupu i sprzedaży węgla, w tym precyzyjnej kontroli podejmowanych decyzji zakupowych na potrzeby rządowego programu preferencyjnej sprzedaży węgla. Dzięki przyjętemu rozwiązaniu dwa odrębne ośrodki pomocy społecznej miejski i gminny dostarczały w czasie rzeczywistym dane dotyczące wydanych decyzji. Punkt sprzedaży mógł na bieżąco kontrolować tonaż i frakcje sprzedanego węgla w odniesieniu do pojedynczego klienta, jak i w odniesieniu do obszaru gminu lub miasta. W trakcie realizacji projektu oba ośrodki pomocy społecznej wydały 1301 pozytywnych zaświadczeń na zakup preferencyjny węgla, w każdym z ośrodków do tego zadania oddelegowana była tylko 1 osoba. Skład zrealizował łącznie 761 transakcji na 1050 ton węgla. Administracyjnie skład obsługiwała tylko 1 osoba. Dzięki przyjętemu rozwiązaniu mieszkaniec mógł  otrzymać decyzję i zakupić węgiel w ciągu 1 dnia. Decyzje zakupowe opierane były na aktualnie zgłoszonym zapotrzebowaniu czego efektem jest brak nadwyżki węgla po zakończeniu realizacji programu. Skład węgla mógł na bieżąco kontrolować ilość zasobów i weryfikować potrzeby. Każda z zainteresowanych stron miała także na bieżąco dostęp do statystyk związanych z ilością klientów, przyjętych wniosków, wydanych decyzji, tonażem oraz wartością sprzedaży oraz planami zakupowymi.
4. Proces usuwanie rozbieżności
   Celem wdrożenia tego rozwiązania jest uszczelnienie procesu wydawania decyzji na zajęcie pasa drogowego oraz umów dzierżawy w kontekście planu wdrożenia uchwały krajobrazowej. Proces zakłada integrację danych przestrzennych i zestawienie ich z wydanymi decyzjami oraz zawartymi umowami. Dodatkowo do analizy przyjęto dane ze skanu miasta, które precyzyjnie określają zasoby i urządzenia zlokalizowane na terenie miasta. Zestawienie tych danych  pomoże uniknąć rozbieżności, a jeśli takie wystąpią wspiera proces ich usuwania. Jednocześnie przy realizacji założeń uchwały krajobrazowej dane te będą wspierały proces analizy lokalizacji urządzeń reklamowych bez konieczności pośrednictwa pracowników, którzy obecnie są w posiadaniu tych informacji. Wdrożenie tego procesu przyśpieszy realizację działań administracyjnych i informacyjnych oraz skróci czas obsługi klienta zainteresowanego umieszczeniem urządzenia reklamowego w przestrzeni miejskiej. 

Korzyści z wdrożenia: 
•    Łatwe przechowywanie i dostępność danych
•    Automatyzacja części procesu
•    Elastyczne i efektywne wprowadzanie danych
•    Skrócenie czasu generowania i wymiany danych
•    Precyzyjne i szybkie raporty oraz statystyki

Wszystkie prace z wdrożeniem systemu wymiany informacji w Pruszczu Gdańskim realizowane były i są własnymi siłami, pracownikami zatrudnionymi, przez Urząd Miejski w Pruszczu Gdańskim.

Wdrażając system wymiany informacji w Pruszczu Gdańskim największe obawy były z przyjęciem systemu przez pracowników urzędu. Początkowo pomimo wielu obaw i strachu związanych z technologiami cyfrowymi, obecnie wykazują coraz większe chęci i korzystają z opracowanego narzędzia.  

Największe opory występują podczas projektowania rozwiązania, tworzenia koncepcji i nadawania zakresu obowiązków oraz uprawnień. Często ten etap kojarzy się pracownikowi z dodatkową pracą, której do tej pory nie musiał wykonywać. Tego typu problemy najlepiej przedyskutować z bezpośrednim przełożonym i nie zrażać się niechęcią pracowników. Jeśli projekt ma poprawne założenia to tuż po wdrożeniu pracownik sam go doceni i z czasem nie będzie wyobrażał sobie pracy bez tych rozwiązań.

W trakcie wdrożenia pojawiają się także problemy z obsługą podstawowych narzędzi, często pojawia się spory opór i postawa typu: „ja tego nie potrafię”, „ja nie umiem i nie będę tego robić”. Najczęściej tego typu problemy znikają w pierwszych dniach wdrożenia, wynikają zwykle z błędnego wyobrażenia dotyczącego stopnia skomplikowania roli pracownika w całym procesie. Widząc obszar niezbędnych danych, pracownik często nie potrafi wyobrazić sobie jak i skąd te dane mają spływać, w momencie szkolenia tego typu obawy dość szybko znikają i rozpoczyna się bieżąca praca. Ten problem najłatwiej zdusić w zarodku listując zakres obsługi pracownika oraz podając przybliżony czas wprowadzenia jednego rekordu, następnie pokazując ile czasu zaoszczędzi podczas konieczności zrobienia zestawienia, raportu czy statystyk.

W trakcie realizacji projektu zdarza się, że przełożony życzy sobie dodatkowych danych, wówczas poszerzenie niezbędnych do umieszczenia rekordów powoduje frustrację pracownika, związaną ze zwiększeniem czasu poświęcanego na uzupełnianie danych. Ten problem najlepiej przedyskutować z osobą decydującą o poszerzeniu bazy, czasami prostym sposobem, można dodatkowe dane wygenerować z już posiadanych, bądź zaproponować takie rozwiązanie, które pracownikowi zajmie jak najmniej czasu. Najlepiej w takim momencie, gdy to osoba decyzyjna komunikuje o potrzebie dodatkowych danych, nie technik wdrożeniowiec.