W wyniku rosnącej liczby dzieci posiadających opinię Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej (PPP) powstały problemy organizacyjne (dostęp do specjalistów) jak i finansowe (nieprzewidziane w planie finansowym wydatki pojawiające się czasie roku szkolnego). Konsekwencją było zwiększenie kosztów za zrealizowane godziny PPP (liczba godzin w tygodniu w niektórych szkołach znacząco się zwiększyła). Był również problem z zaplanowaniem wydatków związanych z obowiązkiem dyrektora, tzn. zaplanowaniem i organizacją pomocy psychologiczno-pedagogicznej dla uczniów w szkole i dzieci w edukacji przedszkolnej.

Przeprowadzona została analiza dotychczas realizowanego zadania, w tym liczba realizowanych godzin PPP we wcześniejszych latach szkolnych. Planowane rozwiązanie miało ma celu zwiększenie optymalizacji wydatków w kontekście efektywności udzielania wsparcia oraz oszczędność czasu osób zarządzających oświatą. Pamiętano przy tym, że gmina nie może wpływać na organizację pomocy psychologiczno-pedagogicznej w szkołach i edukacji przedszkolnej (należy to do kompetencji dyrektora), jednak ma wpływ na wydatki związane z organizacją PPP.

W związku z powyższym Gmina i Miasto Koziegłowy w porozumieniu z dyrektorami opracowała procedury mające usprawnić realizację tego zadania i ograniczyć niepotrzebne stresujące sytuacje a konkretnie składanie nowych aneksów, proszenie o środki finansowe  z każdą pojawiającą się nową opinią.

Dyrektor w arkuszu organizacji otrzymuje limit godzin, które organ prowadzący zabezpieczył do wypłaty w planie finansowym szkoły na organizację PPP. Limit jest roczny i może być dowolnie planowany i rozdysponowany przez dyrektora. Godziny PPP nie muszą być planowane na cały rok szkolny i to jeszcze w układzie tygodniowym. Pomoc ma być elastyczna. Jeśli uda się rozwiązać problem dziecka czy ucznia w grudniu, nie ma sensu płacić za zajęcia do czerwca. Dyrektor elastycznie zarządza swoim limitem - np. Dyrektor szkoły otrzymuje limit roczny 512 godzin ( 32 tygodnie nauki średnio po 16 godzin w tygodniu). Wdrożenie rozwiązania wymusiło stosowanie się do nowych zasad:

• jeśli rozdysponuje wszystkie godziny (16) już od pierwszego tygodnia roku szkolnego to istnieje duże prawdopodobieństwo, że w przypadku konieczności zorganizowania dodatkowych zajęć dla nowego ucznia, godzin zabraknie;
• musi planować strategicznie bo liczba godzin się nie zwiększy;
• nie musi przynosić aneksów do podpisu dopóki nie wykorzystał limitu, środki na  godziny są zabezpieczone;
• może się zdarzyć, że w miesiącu maju czy czerwcu w szkole brakuje godzin z limitu – wtedy dyrektor albo ją organizuje np. poprzez wolontariat albo jej nie organizuje (w prawie nie ma żadnej informacji co do ilości godzin PPP dla dziecka- może być 1 godzina na cały rok szkolny i nie jest to łamanie prawa);
• dwa razy w roku szkolnym dokonywana jest ocena efektywności prowadzonych zajęć. Jej wyniki mogą wpłynąć na zmianę planowanych zajęć przypisanych dla konkretnego dziecka/ucznia. We wdrożonym systemie nie stwarza to żadnych problemów.

Zwiększenie godzin PPP powyżej limitu, może nastąpić jedynie w przypadku nowej opinii o konieczności zorganizowania zindywidualizowanej ścieżki edukacyjnej.

Księgowość monitoruje limit. Przy wykazie godzin do wypłaty w każdym miesiącu (są to zazwyczaj ponadwymiarowe, rzadko kiedy w etacie nauczyciela) odejmuje wypłacone godziny od limitu szkoły. Gdy pozostaje 25% przyznanego limitu dyrektor jest o tym informowany.

Wdrożone rozwiązanie uelastycznia realizowanie PPP. Nawet w specyficznym czasie (okresie pandemii), w związku z zawieszeniem zajęć, nie było sytuacji, aby któryś dyrektorów miał problem z brakiem godzin pod koniec roku szkolnego. 

Rozwiązanie funkcjonuje od września 2019. Przed wdrożeniem rozwiązania działania przeprowadzone zostały w następującej kolejności:

1. Analiza danych - dyrektorzy je dostarczyli, gmina przeanalizowała;
2. Wyliczenie limitów przez organ prowadzący;
3. Spotkanie przedstawicieli organu prowadzącego z dyrektorami w celu uzgodnienia nowych ustaleń;
4. Zatwierdzenie przez organ prowadzący arkusza organizacji z limitami;
5. Realizacja przez dyrektorów rozwiązań;
6. Monitorowania wykorzystanego limitu (dyrektorzy/organ prowadzący)

Widoczne efekty:

• zmniejszyła się liczba aneksów do arkusza organizacji;
• dyrektorzy (niektórzy uczciwie przyznam) zmieniają rodzaje zajęć w trakcie roku szkolnego i jest rotacja uczniów np. na zajęciach dydaktyczno-wyrównawczych;
• mniej stresujących rozmów o brakujących środkach na PPP, łatwe planowanie  budżetu.

Rozwiązanie nie wymaga dodatkowych nakładów finansowych. Realizacja godzin PPP wynika z przepisów prawa.

Bardzo istotna jest dobra komunikacja i zapewnienie przychylności dyrektorów do proponowanego rozwiązania. Limit powinien być ustawiony na akceptowalnym dla obu stron poziomie (to wymaga negocjacji). Ważne jest ustalenie przypadków, w których limit ulega zwiększeniu - np. opinia o zindywidualizowanej ścieżce edukacyjnej, dodatkowe 5 opinii w szkole. 

Ważne:

• ustalenie limitu jest uzgodnione w porozumieniu z dyrektorem (na podstawie wieloletniej praktyki, pierwsze propozycje dyrektorów są zazwyczaj zawyżone i z reguły organ prowadzący ustala mniejsze limity o ok. 5 do 10%);
• po wdrożeniu rozwiązania pedagog szkolny w ramach etatu prowadzi więcej zajęć z PPP niż przed wprowadzeniem limitów;
• dyrektorzy mają poczucie sprawczości i angażują się w zadania tak aby uzyskać jak najlepsze efekty.