Wynagrodzenia pracowników pedagogicznych i niepedagogicznych w jednostkach oświatowych zajmują bardzo wysoką pozycję wśród wydatków bieżących miasta Lublin. O ile w przypadku nauczycieli Ministerstwo Edukacji i Nauki przedstawia tabelę z minimalnymi wynagrodzeniami zasadniczymi na poszczególnych stopniach awansu zawodowego (i w zasadzie samorządy stosują te stawki wynagrodzenia) to w przypadku pracowników niepedagogicznych to dyrektorzy określają poziom wynagrodzenia w swoich jednostkach i w pewnym momencie może dochodzić do istotnych różnic w poziomie wynagradzania na danych stanowisku w różnych jednostkach. W związku z powyższym oraz w celu sprawnego szacowania kosztów wzrostu płacy minimalnego oraz innych podwyżek płac podjęto działania w celu stworzenia bazy danych płac pracowników niepedagogicznych w mieście Lublin.
Celem wdrożenia były następujące przesłanki:
•    Sprawowanie czynnego nadzory nad poziomem kosztów wynagrodzeń w obszarze wynagrodzeń pracowników niepedagogicznych.
•    Wykluczanie możliwości tworzenia tzw. „kominów” w zakresie danego stanowiska we wszystkich jednostkach.
•    Monitorowanie wpływu zmiany płacy minimalnej na poziom wynagradzania pracowników zarabiających powyżej płacy minimalnej.
•    Szybkie szacowanie skutków finansowych wprowadzenia podwyżek płac.

Na bieżąco analizowane są koszty funkcjonowania jednostek realizujących wychowanie przedszkolne prowadzonych przez miasto Lublin, w tym szczególnie koszty płacowe zatrudnionych w nich pracowników. W Wydziale Oświaty i Wychowania Urzędu zostało utworzone narzędzie wspomagające proces bieżącej analizy płac pracowników niepedagogicznych w postaci bazy w arkuszu Excel zawierający następujące dane: nazwa jednostki, symbol pracownika, wymiar etatu, klasyfikacja budżetowa, rodzaj stanowiska pracy (tj. urzędnicze lub obsługowe) stanowisko pracy, kategoria zaszeregowania, lata pracy, wysokość pobieranego wynagrodzenie zasadnicze, wysokość pobieranych dodatków takich jak: funkcyjny, specjalny, nocny. Dyrektor jednostki uzgadnia z Dyrektorem Wydziału Oświaty i Wychowania stawkę wynagrodzenia zasadniczego i poziom ewentualnych dodatków zatrudnianego pracownika. 
Powyższe rozwiązanie sprawiło, że miasto Lublin realnie panuje nad poziomem wynagradzania ok. 2800 etatów pracowników niepedagogicznych, trzyma w „ryzach” ambicje dyrektorów do wprowadzenia wyższego wzrostu wynagrodzenia niż zostało to ustalone. Powyższe jest bardzo istotne w obecnym czasie bardzo częstych wysokich wzrostów płacy minimalnej co w konsekwencji doprowadza do spłaszczenia wynagrodzeń pracowników o wyższych kwalifikacjach i niezadowolenia społecznego. W latach poprzednich przeprowadzana analiza wynagrodzeń nie była tak szczegółowa i nie było „odgórnego” ustalania kwot podwyżek. Wdrożone podejście będzie wykorzystywane również w latach następnych. Zgromadzenie i analiza tak dużej ilości danych jest zadaniem wymagającym ale przynosi realne korzyści w postaci bardzo szybkiej analizy, szacowania kosztów i przedstawiane danych w różnych konfiguracjach. 

Wydział Oświaty i Wychowania Urzędu Miasta Lublin na bieżąco analizuje posiadane dane w celu prawidłowej realizacji zadań określonych w przepisach prawa i zabezpieczenia oczekiwań społeczności lokalnej. 
Przyjęta została zasada bieżącego weryfikowania wynagrodzeń pobieranych przez pracowników niepedagogicznych w szczególności w związku z następującym rokrocznie spłaszczeniem płac z wskutek wzrostu płacy minimalnej. W Wydziale Oświaty i Wychowania została stworzona baza, w której założone są funkcje finansowe w celu możliwości wyliczeń skutków finansowych wzrostu płacy minimalnej lub wprowadzenia podwyżek płac dla pracowników zarabiających powyżej płacy minimalnej. W przypadku wdrożenia podwyżek płac każda jednostka zapraszana jest na spotkanie gdzie uzgadniane są stawki podwyżek płac w jednostce.  
Szczegółowy opis kluczowych zadań:
Krok 1: ustalenie w Wydziale Oświaty i Wychowania  jakie dane są potrzebne i stworzenie przez pracownika Wydziału Oświaty i Wychowania wzoru tabeli aby wszystkie jednostki przesyłały dane w tej samej konfiguracji – niezbędne jest pismo przewodnie szczegółowo opisujące zadanie;
Krok 2: wysłanie tabeli do jednostek;
Krok 3: scalanie przez pracownika Wydziału Oświaty i Wychowania do jednej bazy dane z poszczególnych jednostek, weryfikacja błędów, pomyłek, wyjaśnianie nietypowych sytuacji;
Krok 4: przygotowanie przez pracownika Wydziału Oświaty i Wychowania za pomocą funkcji matematycznych w programie Excel wyliczeń jakie są potrzebne;
Krok 5: przygotowanie przez pracownika Wydziału Oświaty i Wychowania za pomocą funkcji matematycznych programu Excel symulacji, np. różnych wariantów wzrostu płacy wraz z obliczeniem kosztów  i wykresami i przedstawienie decydentom.

Narzędzie to ułatwia sprawowanie czynnego nadzoru nad poziomem kosztów wynagrodzeń 
w obszarze wynagrodzeń pracowników niepedagogicznych, a w szczególności:

1. dba o wykluczenie możliwości tworzenia tzw. „kominów” w zakresie danego stanowiska we wszystkich jednostkach,
2. monitoruje wpływ zmiany płacy minimalnej na poziom wynagradzania pracowników zarabiających powyżej płacy minimalnej,
3. w szybki sposób oszacowuje skutki finansowe wprowadzenia podwyżek płac,
4. współpracuje z dyrektorami jednostek w zakresie sposobu wprowadzenia podwyżek lub ustalenia poziomu wynagrodzenia nowo zatrudnionej osoby.

W roku 2023 przeprowadzono ewaluacja wprowadzonego działania w obszarze wynagrodzeń pracowników niepedagogicznych poprzez ponowne zebranie materiału analitycznego z jednostek dotyczącego 2800 etatów ze 150 jednostek, według kroków opisanych powyżej, oraz analizowanie arkuszy organizacyjnych pod kątem zgodności wprowadzonych wynagrodzeń pracowników z bazą danych w Wydziale Oświaty i Wychowania. Analiza wskazuje na uporządkowanie nazewnictwa stanowisk pracy oraz na odpowiednie zmiany w płacach zgodne z ustaleniami i brak pism ze związków zawodowych i niezadowolonych pracowników w obszarze różnic w wynagrodzeniach w różnych jednostkach z prośbami o wypracowanie jednakowej i czytelnej metodologii działania. 

Wdrożony system analizy płac nie jest jedynym działaniem podjętym w Lublinie mającym na celu optymalizację wydatków oświatowych. Należy jednak podkreślić, że działania te nie wpływają na jakość oświaty w Lublinie czego dowodem są najwyższe średnie z egzaminów ośmioklasistów z języka polskiego i matematyki oraz bardzo wysokie z języka angielskiego (w odniesieniu do grupy porównawczej samorządów opracowanej według metodologii ZMP).

Źródło danych i wykresy z Systemu Monitorowania Usług Publicznych.

Wdrożenie powyższych rozwiązań nie wiązało się z dodatkowymi nakładami finansowymi. Natomiast stworzenie bazy danych liczącej 3 220 wierszy wymagało 1,5 miesięcznego zaangażowania dwóch pracowników urzędu.

Wdrożenie powyższych rozwiązań nie wiąże się z ryzykiem, należy mieć jedynie na uwadze to że każde działanie zawsze ma przeciwników i zwolenników a ich powodzenie zależy też od warunków współpracy z oświatowymi związkami zawodowymi. Nieodzownym elementem jest konsekwencja w działaniu organu prowadzącego.
Podsumowując można stwierdzić, że warto było zająć się tą kwestią. Obecne mamy możliwość w każdej chwili w krótkim czasie przekazać informacje zarówno do Pana Prezydenta, Pani Skarbnik czy związków zawodowych w zakresie dowolnej informacji na temat wynagradzania pracowników niepedagogicznych wraz ze sporządzaniem ewentualnych symulacji do planowania budżetu miasta Lublin w zakresie oświaty na rok przyszły.