Przed wprowadzeniem w Kielcach Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej występował szereg problemów, wynikających z rozproszenia danych, ich niskiej cyfryzacji oraz sektorowego podejścia do zarządzania. Do typowych przykładów należą między innymi: 

• długi czas wydawania decyzji administracyjnych, spowodowany ręcznym wyszukiwaniem i weryfikacją danych rozproszonych w wielu wydziałach merytorycznych,
• konieczność wykonywania analiz statystycznych w sposób ręczny ze względu na analogowe źródła danych (niski stopień cyfryzacji),
• brak możliwości zbiorczej analizy danych dla zadanego obszaru miasta spowodowaną niskim lub całkowitym brakiem interoperacyjności danych (danych nie dało się połączyć lub były ze sobą niezgodne),
• popełnianie błędów wynikających z braku dostępu do aktualnej i kompleksowej informacji,
• obniżony stopień koordynacji i spójności pomiędzy dokumentami strategicznymi i operacyjnymi, takimi jak np. polityki sektorowe.

Miejski System Informacji Przestrzennej składa się z kilku podstawowych modułów. Część z nich, taka jak baza danych, system obsługi dokumentów czy serwis danych przestrzennych posiadają charakter wewnętrzny, nakierowany na wspieranie pracy administracyjnej. Inne narzędzia mają na celu ułatwienie dostępu i publikacji danych dla wszystkich zainteresowanych mieszkańców. Po kilku latach funkcjonowania MSIP’u możliwa była weryfikacja dotychczasowych doświadczeń. W ramach projektu „System monitorowania efektywności miasta inteligentnego w ramach audytu miejskiego” przeprowadzony został szczegółowy audyt danych, metod i standardów obliczania wskaźników rozwoju. Zakupione zostały także nowe narzędzia dedykowane prezentacji danych. W dalszym ciągu duży nacisk położony został na działania edukacyjne i partycypację społeczną (zakup aplikacji Ulepszamy Kielce, Qlika (Power BI), powstanie portalu „Zoom na Kielce” oraz portalu Otwartych danych).

Schemat podstawowych modułów oraz funkcjonowania MSIP. 
Nowe elementy Systemu (2021, 2022) oznaczono kolorem czerwonym (źródło: UM Kielce).
 
Za dobre przykłady obrazujące horyzontalny sposób zarządzania oraz korzyści, które z niego płyną mogą posłużyć procesy administracyjne takie jak:

1. wydawanie decyzji o warunkach zabudowy czy pozwolenia na budowę: postępowanie opiera się na bazie danych przestrzennych zintegrowanej z kilkoma systemami dziedzinowymi (np. geodezyjnym, ewidencji ludności); dzięki temu poszczególne sprawy są geolokalizowane na mapie, a pracownicy, którzy je wydają mogą korzystać z wyników automatycznych analiz, np. wyznaczania stron postępowania, weryfikacji sytuacji planistycznej czy identyfikacji postępowań prowadzonych przez inne wydziały na danej działce; wszystkie informacje są zapisywane, a następnie wykorzystywane do generowania wstępnych projektów decyzji, a także są dostęp-ne do dalszych analiz przestrzennych; w ostatnim etapie zbiorcze zestawienia danych „budowlanych” stanowią podstawę do prezentacji stanu miasta w ramach portalu „Zoom na Kielce” (panel Planowanie przestrzenne).
2. Sprawy związane z gospodarką nieruchomościami oraz systemem podatkowym miasta: korzystanie z MSIP umożliwia bieżący monitoring niezapłaconych podatków lokalnych oraz zautomatyzowaną kontrolę składanych deklaracji podatkowych; MSIP umożliwia prowadzenie przestrzennego rejestru dzierżaw, co pozwala na kontrolę nielegalnego korzystania z nieruchomości komunalnych czy zapewnia pełną informację o nieruchomościach miejskich dla potencjalnych inwestorów czy na potrzeby określenia możliwości realizacji na nich przedsięwzięć z budżetu obywatelskiego; dane z systemu udostępniane są w sposób bieżący w postaci warstw tematycznych na Geoportalu Kielce.
3. gospodarka odpadami: System łączy dane ze źródeł dziedzinowych, ułatwiając pracownikom weryfikację poprawności składanych przez mieszkańców „deklaracji odpadowych”; opublikowana została także mapa z ostrzeżeniami o nieprawidłowej segregacji (tzw. system żółtej kartki), która ma cel edukacyjny oraz mobilizujący użytkowników do dbania o efektywną segregację. 

Dzięki uzyskaniu dotacji ze środków unijnych w konkursie Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej pn. „HUMAN SMART CITIES. Inteligentne miasta współtworzone przez mieszkańców” w latach 2019-2022 zrealizowany został projekt obejmujący stworzenie systemu monitorowania miasta za pomocą szerokiego wachlarza interaktywnych wskaźników. W ramach projektu udało się wykonać szczegółowych audyt danych i ich źródeł oraz rozbudować już istniejący MSIP:

• zinwentaryzowano zbiory danych posiadane przez Miasto oraz określono z jakich źródeł oraz w jakiej dokładności można je pozyskać;
• powstał informatyczny model pozyskiwania danych uwzględniający różne obszary miasta;
• została opracowana metodyka audytu miejskiego;
• powstała koncepcja zespołu analitycznego oraz procedury wykorzystywania danych i wskaźników miejskich pomocnych w opracowaniu strategii, programów i polityk;
• powstał serwis „Zoom na Kielce” wraz z portalem otwartych danych;
• zarządzający uzyskali przejrzyste narzędzie do bieżącego monitorowania miasta;
• powstał serwis i aplikacja mobilna „Ulepszamy Kielce”;
• przeprowadzony został cały cykl warsztatów dotyczących miejskich danych przestrzennych, adresowany do seniorów, uczniów, urzędników, nauczycieli i innych grup mieszkańców;
• zakupiono dodatkowy sprzęt do szkoleń i wspomagania konsultacji społecznych.

Wdrożenie systemu realizowane było wieloetapowo i trwa nieprzerwanie od 2006 r.

 Etap 1:

Pierwsza faza obejmowała kompleksową analizę potrzeb i uwarunkowań wdrożenia MSIP, w ramach której analizowano procesy, zasoby danych oraz ich przepływ (tzw. workflow), a także budowano świadomość przyszłych użytkowników (pracowników i mieszkańców). Zidentyfikowano proces inwestycyjny jako obszar kluczowy, który został objęty Systemem w pierwszej kolejności. Wszelkie procedury administracyjne i zadania (od planowania przestrzennego po decyzje wydawane przez wydziały związane z architekturą, budownictwem czy środowiskiem) zostały zintegrowane przez system (na poziomie bazy danych oraz aplikacji stacjonarnej - komputerowej). Wdrożono zarządzenia wewnętrzne, które regulowały funkcjonowanie systemu i zarządzanie nim. Powołano interdyscyplinarny zespół projektowy, w skład którego weszli przedstawiciele najważniejszych wydziałów. Liderem zespołu została osoba odpowiedzialna za wdrażanie idei zrównoważonego rozwoju w mieście o szerokim spojrzeniu na miasto. W początkowym etapie prac zespół brał udział w definiowaniu wymagań, integracji danych, projektach analitycznych oraz w konfiguracji przeznaczonych do tego aplikacji. Członkowie zespołu wykonywali również ogromną pracę szkoleniową i wdrożeniową.

 Etap 2:

Obejmował wielokrotny audyt wskaźnikowy miasta w podziale na obszary/zagadnienia rozwoju zrównoważonego. Audyty obejmowały również wskaźniki ISO oraz dane ankietowe dotyczące jakości życia. System został rozbudowany o platformę dedykowaną partycypacji społecznej Idea Kielce. Platforma początkowo obejmowała serwis Konsultacje społeczne, Wypowiedz się oraz serwisy mapowe, takie jak kielce.4d. W chwili obecnej Idea Kielce posiada 12 zróżnicowanych serwisów, w tym Zielony Mecenat, Kielecka Mapa Rzemieślników czy Miejsce Przyjazne Zwierzakom. Platforma jest cały czas rozwijana wg potrzeb mieszkańców i pracowników miejskich.

Etap 3:

Obejmował realizację Projektu „System monitorowania efektywności miasta inteligentnego w ramach audytu miejskiego” i trwał łącznie cztery lata. Zakres projektu oraz przeprowadzone działania zaprezentowane zostały powyżej.

Po kilkunastu latach funkcjonowania systemu można stwierdzić, że jest on jednym z podstawowych komponentów infrastruktury informacyjnej i informatycznej miasta oraz umożliwił optymalizację działania szeregu obszarów miasta. Jest to możliwe dzięki zintegrowanej, bogatej w różnorodne zbiory bazie danych oraz dostosowanym do potrzeb użytkowników aplikacjom wspierających zadania miasta. Baza danych zawiera kilkaset na bieżąco aktualizowanych warstw informacyjnych, w tym dane procedur administracyjnych, zdjęcia lotnicze, modele 3D czy inwentaryzacje terenowe. System jest wykorzystywany przez ponad 500 aktywnych użytkowników do bieżącej obsługi ok. 150 procedur administracyjnych, a do tej pory w systemie obsłużono ponad 150 000 spraw. W ramach systemu uruchomiono kilkanaście serwisów przeznaczonych dla mieszkańców. Warto zaznaczyć, że Miejski System Informacji Przestrzennej był wielokrotnie doceniany i nagradzany, m. in.

• w 2011 r. nagroda Lider Geoinformacji, GIS Meeting
• w 2012 r. wyróżniony podczas Smart City Expo World Congress w Barcelonie,
• w 2014 r. wyróżnienie specjalne w konkursie Miasto Szans – Miasto Zrównoważonego Rozwoju” za holistyczne podejście do zarządzania zrównoważonym rozwojem miasta
• w 2022 r. nagroda specjalna Ministra Cyfryzacji za aplikację Ulepszamy Kielce,
• w 2023 r. Wyróżnienie w konkursie Samorządowy Lider Zarządzania 2022 

Kielce to również pierwsze polskie miasto, które uzyskało certyfikat ISO 37120 Zrównoważony rozwój społeczny – Wskaźniki usług miejskich i jakości życia na poziomie platynowym, co nie byłoby możliwe bez doświadczeń w zakresie analizy i integracji danych zdobytych przy wdrażaniu systemu.

Serwisy udostępnione mieszkańcom:

• portal dedykowany współpracy z mieszkańcami Idea Kielce - https://idea.kielce.eu/
• strona poświęcona projektowi „System monitorowania efektywności miasta inteligentnego w ramach audytu miejskiego”-  https://gis.kielce.eu/
• strona poświęcona projektowi „System monitorowania efektywności miasta inteligentnego w ramach audytu miejskiego" -  https://smartcity.kielce.eu/hsc.html
• aplikacja Ulepszamy Kielce -  https://ulepszamy.kielce.eu/mcity/incidents/index

Jak wcześniej to zostało podkreślone wdrożenie Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej realizowane było przez wiele lat i w podziale na kilka etapów, stąd koszty wdrożenia całości Systemu, od początku jego funkcjonowania są bardzo trudne do oszacowania. W uproszczeniu kształtują się one następująco:

• etap 1: koncepcyjno-analityczny, zakup pierwszych wersji Systemu, inwentaryzacje i audyty danych, sprzęt, koszty szkoleniowe i in. – około 4 mln zł.
• etap 2: aktualizacje i rozbudowa Systemu, koszty asysty, analizy walidacyjne – około 1 mln zł.
• etap 3: realizacja projektu „System monitorowania efektywności miasta inteligentnego w ramach audytu miejskiego” z dofinansowaniem unijnym o wartości ponad 2 202 000,00 zł (dofinansowanie ponad 1 630 000,00 zł). 

Koszty pracownicze:

W chwili obecnej (2023 r.) nad całością Systemu czuwa interdyscyplinarny zespół tworzący Biuro ds. Inteligentnego Zarządzania Zrównoważonym Rozwojem – Smart City, któremu przypisano m.in. kompetencje:

• wdrażanie technologii informacyjno-komunikacyjnej w celu poprawy życia mieszkańców;
• zwiększenie efektywności zarządzania i świadczenia usług przy wykorzystaniu danych przestrzennych;
• monitorowanie wskaźników usług miejskich;
• wdrożenie drożnych i powszechnie znanych kanałów komunikacji między mieszkańcami a władzami miasta;
• tworzenie e-usług dla mieszkańców oraz udostępnianie danych;
• tworzenie, aktualizacja i utrzymanie Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej, w tym: Geoportalu i Systemu Obsługi Wniosków Administracyjnych;
• zarządzanie platformą IDEA Kielce. 

W tym przypadku wyraźnie odznaczona jest w działaniach Biura Smart City rola zarządzania danymi i ich wykorzystania w optymalizacji działań miasta. Wynika to m.in. z ogromnego doświadczenia zdobytego przez zespół przy wdrażaniu i rozwoju systemu informacji przestrzennej oraz genezy powstania tej jednostki organizacyjnej. Biuro powstało przez przekształcenie zespołu ds. wdrażania Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej, który wcześniej działał w strukturze zdecentralizowanej.

Zespół BSC liczy aktualnie 8 osób.