W marcu 2021 roku uchwałą Rady Gminy gmina Czerwonak wystąpiła ze Związku Międzygminnego "Gospodarka Odpadami Aglomeracji Poznańskiej" (GOAP), realizującego w imieniu gminy zadanie gospodarki odpadami komunalnymi. Tym samym konieczne stało się przygotowanie systemu, który umożliwi samodzielne zarządzanie wszystkimi aspektami związanymi z kompleksową obsługą gospodarki odpadami komunalnymi przez Urząd Gminy od 1 stycznia 2022 roku.
Cele, które miały zapewnić prawidłowy i funkcjonalny przebieg procesów decyzyjnych i wykonawczych, zostały określone na:
•    uszczelnienie systemu deklaracji
•    analizę struktury wpływów finansowych w czasie rzeczywistym
•    ograniczenie kosztów związanych z pismami przesyłanymi do mieszkańców
•    rzetelne informowanie mieszkańców o stanie wpłat i wysokości opłat
Określone cele wymagały stworzenie nowego wydziału urzędu nakierowanego wyłącznie na politykę zagospodarowania odpadami komunalnymi. Od czerwca 2021 roku zostały zatrudnione osoby pozyskane w wyniku umowy z GOAP, we współpracy z którymi został opracowany plan oraz szkielet wymagań w stosunku do systemu informatycznego. Na podstawie ich wcześniejszych doświadczeń, dotyczących obiegu dokumentów w GOAP ustalono, że najbardziej krytyczną właściwością nowego systemu informatycznego powinna być łatwość obsługi oraz czas potrzebny na realizację całego procesu przekazywania dokumentów zarówno deklaracyjnych jak i finansowych.
Aby sprostać takiemu wyzwaniu postanowiono aby główną osią całego systemu informatycznego „e-Odpady” było oprogramowanie firmy REKORD SI z Bielska-Białej posiadającego w swej ofercie systemy „Odpady” oraz „Odpady Księgowość”. Oprogramowania te zapewniają prawidłowe wprowadzanie deklaracji składanych przez mieszkańców/przedsiębiorców oraz ich rozliczanie wraz z generowaniem prawidłowych sprawozdań RB.

By zapewnić realizację kluczowych celów należało wdrożyć oprogramowanie systemu deklaracyjnego wspierające proces wypełniania deklaracji przez mieszkańców i przedsiębiorców oraz ich wprowadzanie do systemów firmy REKORD SI w sposób zautomatyzowany. Na terenie kraju żaden system nie spełnia takich wymagań, dlatego przystąpiono do samodzielnego zaprojektowania takiego oprogramowania. 

Urząd Gminy Czerwonak na podstawie możliwości oraz funkcjonalności systemu określił, że korzystanie z systemu „C.Deklaracje” jest podstawową formą wypełniania druku deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Taka decyzja wynikała z faktu, że system deklaracyjny „C.Deklaracje” aktywnie wspiera osoby wypełniające formularz w zakresie:

• danych osobowych i zameldowania pobierając dane z gminnego systemu ewidencji ludności
• danych przedsiębiorców i ich siedzib korzystając z API CEiDG
• przeliczania w czasie rzeczywistym kwoty deklaracji
• generowania deklaracji oraz załączników w formacie PDF z indywidualnym numerem deklaracji i kodem kreskowym

wysyłania za pomocą SMS i e-mail informacji o wypełnionej deklaracji i dalszym trybie postępowania.

Dodatkowym atutem systemu „C.Deklaracje” jest fakt, że na etapie sporządzania deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, generowany jest indywidualny numer rachunku bankowego do wpłat opłaty, co pozwala na oszczędności w opłatach pocztowych związanych z wysyłką dokumentów papierowych.
Niebagatelną oszczędnością jest też sprawność przenoszenia danych pomiędzy systemami.
Korzystając z mechanizmu powiązania interfejsów programistycznych oddzielnych baz danych systemów, pracownicy Zespołu ds. Gospodarki Komunalnej „jednym przyciskiem” przenoszą dane z systemu deklaracyjnego „C.Deklaracje” do systemu „Odpady”. Nominalnie ręczne wprowadzenie deklaracji do systemu „Odpady” zajmuje około 25 minut, z czego przeważająca część tego procesu to wprowadzenie danych adresowych i osobowych. Natomiast wykorzystanie systemu deklaracyjnego „C.Deklaracje” skróciło ten czas do 3 minut.
Zastosowanie takiego mechanizmu spowodowało, że informacje o danych deklaracyjnych z deklaracji oraz tworzenie danych finansowych (przypisów) w systemie „Odpady” realizowane jest „prawie że” w czasie rzeczywistym w godzinach pracy urzędu.
Należy podkreślić fakt, że wykorzystanie oprogramowania „Odpady Księgowość” umożliwiającego bezpośredni import danych z wyciągów bankowych spowodowało, że proces księgowania wpłat odbywa się w sposób zautomatyzowany co jeszcze bardziej skraca czas potrzebny na czynności związane z księgowaniem poszczególnych wpłat.
W przypadku osób, które zalegają z wpłatami, system deklaracyjny „C.Deklaracje” wysyła informację o braku wpłaty za pomocą SMS. Aby informacja była rzetelna, wprowadzane dane z wyciągów i ich księgowanie jest kluczowe dla tego procesu. Ponieważ czas księgowania wpłat nie przekracza dnia roboczego możliwe jest wysyłanie informacji SMS o braku wpłaty z maksymalnym opóźnieniem jednego dnia. Taka metodologia spowodowała, że Gmina Czerwonak rzetelnie informuje składających deklarację o danych finansowych.
Uszczelnienie systemu deklaracji zrealizowane zostało poprzez własny moduł analityczny umożliwiający analizę deklaracji w odniesieniu do danych o punktach adresowych. Funkcjonalność systemu polega na tym, że pracownicy urzędu na bieżąco mogą analizować liczbę oraz rodzaj wprowadzanych deklaracji na danym punkcie adresowym. Takie powiązanie danych powoduje, że pracownicy Zespołu ds. Gospodarki Odpadami posiadają informacje o adresach (miejscowość, ulica, numer domu), których właściciele nie złożyli stosownych deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Dodatkowo pracownicy mają możliwość weryfikacji danych o złożonych deklaracjach w ujęciu rodzajowym (zamieszkane, niezamieszkane, mieszane i rekreacyjne) jak i finansowym (brak wpłat) na tle miejscowości i ulic.
Wdrożenie systemu pozwoliło też na uzyskanie efektu zwiększonego zainteresowania mieszkańców instytucją podpisu elektronicznego i profilu zaufanego co miało bezpośredni wpływ na liczbę wniosków składanych elektronicznie i uniknięcie wizyty w urzędzie.

Od czerwca 2021 roku zostały zatrudnione osoby pozyskane w wyniku umowy z GOAP, we współpracy z którymi został opracowany plan oraz szkielet wymagań w stosunku do systemu informatycznego. Na podstawie ich wcześniejszych doświadczeń, dotyczących obiegu dokumentów w GOAP ustalono, że najbardziej krytyczną właściwością nowego systemu informatycznego powinna być łatwość obsługi oraz czas potrzebny na realizację całego procesu przekazywania dokumentów zarówno deklaracyjnych jak i finansowych.

 Aby sprostać takiemu wyzwaniu postanowiono, aby główną osią całego systemu informatycznego było oprogramowanie firmy REKORD SI z Bielska-Białej posiadającego w swej ofercie moduły „Odpady” oraz „Odpady Księgowość”. Oprogramowanie te zapewnia prawidłowe wprowadzanie deklaracji oraz ich rozliczanie wraz z generowaniem prawidłowych sprawozdań RB.

Jednak aby zapewnić realizację kluczowych celów należało wdrożyć oprogramowanie systemu deklaracyjnego wspierające proces wypełniania deklaracji przez mieszkańców i przedsiębiorców oraz ich wprowadzanie do systemu firmy REKORD SI w sposób zautomatyzowany. Na terenie kraju żaden system nie spełnia takich wymagań, dlatego przystąpiono do samodzielnego zaprojektowania takiego oprogramowania. System deklaracyjny „C.Deklaracje” został uruchomiony na początku listopada 2021. 

System „C.Deklaracje” jest innowacyjnym podejściem do komunikacji na linii urząd – mieszkaniec/przedsiębiorca ponieważ umożliwia:

• realizację obowiązku składania deklaracji na zagospodarowanie odpadów przez mieszkańca/przedsiębiorcę bez konieczności wizyty w urzędzie
• informowanie mieszkańca/przedsiębiorcę o złożonych deklaracjach, wpłatach i saldzie w Panelu Klienta
• zautomatyzowane przekazywanie danych do systemu „Odpady”
• analizę danych finansowych w czasie rzeczywistym
• uszczelnienie systemu w ujęciu geograficznym

System deklaracyjny „C.Deklaracje” zapewnia mieszkańcom możliwość:

• wprowadzania danych deklaracyjnych
• generowania deklaracji oraz załączników w formacie PDF
• wprowadzanie zmian w deklaracjach
• bieżący podgląd danych finansowych (wpłaty)

Nominalnie ręczne wprowadzenie deklaracji do systemu „Odpady” zajmuje około 25 minut, z czego przeważająca część tego procesu to wprowadzenie danych adresowych i osobowych. Natomiast wykorzystanie systemu deklaracyjnego „C.Deklaracje” skróciło ten czas do 3 minut.

Zastosowanie takiego mechanizmu spowodowało, że informacje o danych z deklaracji oraz tworzenie danych finansowych (przypisów) w systemie „Odpady” realizowane jest „prawie że” w czasie rzeczywistym w godzinach pracy urzędu.

Uszczelnienie systemu deklaracji zrealizowane zostało poprzez własny moduł analityczny umożliwiający analizę deklaracji w odniesieniu do danych o punktach adresowych. Funkcjonalność systemu polega na tym, że pracownicy na bieżąco mogą analizować liczbę oraz rodzaj wprowadzanych deklaracji na danym punkcie adresowym. Takie powiązanie danych powoduje, że pracownicy Zespołu ds. Gospodarki Odpadami posiadają informacje o adresach (miejscowość, ulica, numer domu), których właściciele nie złożyli odpowiednich deklaracji. Dodatkowo mają możliwość weryfikacji danych o złożonych deklaracjach w ujęciu rodzajowym (zamieszkane, niezamieszkane, mieszane i rekreacyjne) jak i finansowym (brak wpłat).

Należy podkreślić fakt, że wykorzystanie oprogramowania „Odpady Księgowość” umożliwiającego bezpośredni import danych z wyciągów bankowych spowodowało, że proces księgowania wpłat odbywa się w sposób zautomatyzowany co jeszcze bardziej skraca czas potrzebny na czynności rozliczeniowe.

Korzystając z mechanizmu powiązania interfejsu programistycznego oddzielnych baz danych, pracownicy Zespołu ds. Gospodarki Komunalnej „jednym przyciskiem” przenoszą dane z systemu deklaracyjnego „C.Deklaracje” do systemu „Odpady”. Nominalnie wprowadzenie deklaracji do systemu „Odpady” zajmuje około 25 minut, z czego przeważająca część tego procesu to wprowadzenie danych adresowych i osobowych. Natomiast wykorzystanie systemu deklaracyjnego „C.Deklaracje” skróciło ten czas do 2-3 minut.

Dodatkowym atutem systemu „C.Deklaracje” był fakt, że na etapie wprowadzania deklaracji generowany był indywidualny numer rachunku bankowego do wpłat. Biorąc pod uwagę, że:

• liczba deklaracji wprowadzonych do systemu deklaracyjnego wynosi 4.300
• koszt wysyłki informacji o indywidualnym rachunku bankowym to 9,20 zł
• koszt systemu deklaracyjnego opracowanego dla Gminy Czerwonak to 22.500 zł

Całkowita realna oszczędność z tytułu wdrożenia systemu deklaracyjnego w jego początkowej fazie wyniosła 17.060 zł  ((4.300 x 9,20) - 22.500).

Oprócz zintegrowania i dopasowania systemu do istniejących już elementów zarządzania i rozliczania odpadów komunalnych, bardzo istotnym elementem w powodzeniu opisanego działania jest szybkie i życzliwe przyjęcie przez mieszkańców propozycji cyfrowego załatwiania spraw związanych z usługą odbioru odpadów komunalnych. Poprzez skuteczne działania Czerwonaka w okresie od listopada do grudnia 2021 r, zarejestrowano w systemie blisko 4.000 deklaracji na odbiór odpadów komunalnych co stanowiło 91% wszystkich złożonych do tej pory deklaracji.