W marcu 2020 r. przeprowadzono na zlecenie Gminy Siemianowice Śląskie badania ankietowe będące elementem przeprowadzenia kompleksowego audytu miejskiego w zakresie kształtowania polityki włączenia społecznego i cyfrowego w procesy zarządzania miastem w ramach projektu „Zintegrowany, partnerski system monitoringu informacji o mieście jako narzędzie wsparcia rozwoju społeczno-gospodarczego Siemianowic Śląskich”. 

Wykonano 297 badań metodą CATI (Computer Assisted Telephone Interviewing), tj. przeprowadzonych za pośrednictwem telefonu oraz 298 ankiet metodą CAWI (Computer Assisted Web Interview), tj. wypełnionych drogą elektroniczną. Łącznie zebrano ankiety od 595 mieszkańców miasta Siemianowice Śląskie. Ankiety składały się z 15 pytań jednokrotnego jak i wielokrotnego wyboru, które dotyczyły głównie oceny jakości życia w mieście, atrakcyjności poszczególnych dzielnic, dostępu do informacji na temat miasta, możliwości załatwiania spraw urzędowych drogą elektroniczną oraz finalnie jakości pracy urzędników Urzędu Miasta Siemianowice Śląskie. 

Analizując wszystkie odpowiedzi udzielone w ankietach CATI oraz CAWI wyraźnie widoczna była tendencja do pozytywnego oceniania zarówno jakości życia w mieście, jak i wszystkich czynników, które na tę jakość się składają i ją kształtują. Mieszkańcy Siemianowic Śląskich w głównej mierze kładli nacisk na ochronę środowiska oraz likwidowanie nielegalnych składowisk odpadów. To też większości stanowiło ich źródło zainteresowania zarówno pod katem uzyskania informacji ze strony Urzędu Miasta, jak też pod kątem społecznej i obywatelskiej odpowiedzialności. Ponadto Siemianowice Śląskie zamieszkują osoby, które chciałyby mieć realny wpływ na jego funkcjonowanie oraz pracować nad jego udoskonalaniem poprzez udział w różnego rodzaju inicjatywach. Bardzo pozytywnym faktem, jest to, iż praktycznie wszyscy mieszkańcy miasta mają dostęp do Internetu a wielu z nich posiada podpis elektroniczny. Wskazuje to jednoznacznie na postępująca cyfryzację społeczeństwa, a także dalsze możliwości rozwoju e-administracji. 

W badaniu zbadano też m.in. preferowany zakres informacji w Banku Danych o Mieście w podziale na grupy wiekowe i status zawodowy. 

Osoby w wieku 18-34 lata były głównie zainteresowane informacjami dotyczącymi stanu środowiska w mieście oraz planami inwestycyjnymi miasta. Osoby te zaś mało zainteresowane były informacjami o długości sieci komunalnych miasta. Wśród osób z grupy 35-49 lat najbardziej poszukiwane były informacje dotyczące również planów inwestycyjnych i stanu środowiska, ale do tego dochodzą informacje o zasobach edukacyjnych miasta oraz o działających w mieście organizacjach i podmiotach. Osoby najstarsze tj. w wieku 50 lat i więcej zainteresowane były w głównej mierze podobnie jak poprzednie grupy osób planami inwestycyjnymi miasta oraz stanem środowiska. 

W podziale respondentów na status zawodowy rozkład odpowiedzi przedstawia się odmiennie. Osoby pracujące poszukiwały głównie informacji dotyczących stanu i środowiska i planów inwestycyjnych w mieście, mniej zaś interesowały się siecią komunalną miasta i liczbą ludności. Wśród emerytów główne zainteresowanie również skupiło się na planach inwestycyjnych oraz stanie środowiska. Do informacji mniej poszukiwanych należą oprócz sieci komunalnej i liczby ludności dane dotyczące liczby mieszkań. Wszystkie ankietowane osoby bezrobotne wskazały, że w Banku Danych o Mieście poszukiwałyby informacji o pozyskanych środkach zewnętrznych, stanie środowiska i planach inwestycyjnych miasta. Ze wskazanych odpowiedzi nie ma praktycznie takich, które nie leżałyby w gestii zainteresowania tej grupy osób. Najbardziej dynamiczną grupą okazały się są osoby ze statusem studenta. Wszyscy studenci zainteresowani są liczbą mieszkań i zasobem mieszkaniowym miasta, planami inwestycyjnymi miasta, stanem środowiska oraz podmiotami działającymi na terenie Siemianowic Śląskich. W kręgu ich zainteresowań są również informacje i miejskich imprezach kulturalno- sportowych oraz zasoby edukacyjne miasta wraz z ich potencjałem. Praktycznie zupełnie nie interesowała ich kwestia dotycząca długości sieci komunalnych w mieście. 

Graficzne oraz opisowe przedstawienie wyników badań ankietowych dostępne jest w opracowaniu pn. „Raport z badań przeprowadzonych metodą CATI/CAWI w ramach projektu pod nazwą „Zintegrowany, partnerski system monitoringu i informacji o mieście jako narzędzie wsparcia rozwoju społeczno-gospodarczego Siemianowic Śląskich” dofinansowanego w ramach konkursu dotacji Human Smart Cities, PO PT 2014-2020”. 

Także przeprowadzony audyt ekonomiczno-społeczno-finansowy był elementem kompleksowego audytu miejskiego w zakresie kształtowania polityki włączenia społecznego i cyfrowego w procesy zarządzania. Opracowanie to oparto na analizie danych służących wskazaniu etapu, na jakim znajdują się Siemianowice Śląskie na drodze do stania się Smart City. Ocenę i pomiar dokonali eksperci zewnętrzni, opierając się na ogólnodostępnych danych statystycznych oraz agregowanych przez jednostki związane z lokalnym samorządem. W audycie wskazano związane z tym szanse oraz zagrożenia, które ujęto w formie analizy SWOT. Obserwacje uzupełnione zostały o wnioski i rekomendacje odnoszące się do potrzeb i barier rozwojowych oraz dotyczące sposobu monitorowania i gromadzenia danych. 

Autorzy wskazali, że miasto dysponuje szerokim zakresem danych oraz może polegać na zewnętrznych bazach, w tym w szczególności na Banku Danych Lokalnych, Systemie Analiz Samorządowych czy Otwartych Danych Górnośląsko-Zagłębiowskiej Metropolii. Nie jest to jednak zestaw kompletny. Podczas opracowywania dokumentu niejednokrotnie niezbędne było samodzielne wykonanie wyliczeń (brak gotowych, przeliczonych wskaźników), a dla części informacji dane były: 

- Niedostępne – Urząd Miasta i powiązane jednostki nie zbierały lub nie miały możliwości pozyskać danych proponowanych przez ekspertów lub zalecanych w normie ISO; 

- Niepełne – dane obejmowały tylko wybrane zagadnienia lub nie dawały pełnego obrazu zjawiska; 

- Nieaktualne – dane dotyczyły sytuacji sprzed kilku lat; 

- i/lub nieprzejrzyste – trudno było dokonać zdefiniowania zakresu elementów tworzących wskaźnik. 

Dodatkowo, rozproszenie niektórych informacji między jednostkami i wydziałami (np. dotyczących kultury) sprawia, że niezbędna będzie integracja danych w spójny rejestr. Powyższe braki lub bariery sprawiają zatem, że dostęp do części danych pozostaje ograniczony, zwłaszcza dla zewnętrznych interesariuszy. 

Z jakością zbioru danych wiąże się potrzeba ich digitalizacji i ujednolicenia formy. Podczas przeprowadzania audytu dane od różnych jednostek były przekazywane w różnej formie (w treści maila, w formie skanu, w skoroszycie programu Microsoft Excel itp.). Działa to na niekorzyść opracowania analizy, zwiększając jej czasochłonność, wydłużając proces oceny i diagnozy. 

Kolejnym elementem poprzedzającym wdrożenie Banku Danych o Mieście był audyt partycypacyjno-informacyjny. Zrealizowane prace ukierunkowane były na określenie układu podmiotowego gestorów informacji w strukturze Urzędu Miejskiego. Badanie obejmowało zarówno ewaluację na zasobów informacji i wiedzy jawnej jak również na zasoby ukryte, tj. oparte na doświadczeniu. Uwaga audytu zwrócona była na tzw. podstawowe zasoby informacyjne, w oparciu o które budowana jest pozycja konkurencyjna miasta i potencjał kreowania polityki smart. 

Jednym z elementów realizowanych w ramach projektu było także badanie ankietowe realizowane drogą telefoniczną. W badaniu wzięło udział 20 osób – przedstawicieli instytucji publicznych w Siemianowicach Śląskich. W ocenie ankietowanych, aktualnie posiadane zasoby informacyjne umożliwiają sprawne realizowanie zadań oraz umożliwiają podejmowanie właściwych decyzji. Ankietowani zdecydowanie gorzej ocenili jakość zasobów pod kątem ich użyteczności w zakresie trafności prognozowania zmian wpływających na realizację zadań oraz ich kompleksowość i aktualność. 

Głównymi rozwiązaniami funkcjonującymi w instytucjach publicznych w mieście w zakresie gromadzenia i przetwarzania informacji należy gromadzenie i przetwarzanie części informacji w formie analogowej, a części w formie cyfrowej. Zdecydowana większość instytucji posiadała własny system gromadzenia informacji w formie cyfrowej informacji, który nie jest jednak częścią systemu miejskiego. Tylko 1 na 10 ankietowanych instytucji posiadała własny system gromadzenia informacji w formie cyfrowej informacji, który był częścią systemu miejskiego. 

W toku audytu poproszono również o opinie Radnych Rady Miasta. Radni w większości ocenili, że aktualnie posiadane zasoby informacyjne umożliwiają trafne prognozowanie zmian wpływających na realizację zadań oraz zasoby informacyjne są zdigitalizowane i możliwe jest ich sprawne przetwarzanie. Jednocześnie połowa ankietowanych uznała, że zasoby informacyjne są kompleksowe ze względu na zakres jej działań i są na bieżąco aktualizowane. Należy jednak podkreślić, że radni wskazywali, dość ograniczony zakres w jakim wykorzystują systemy miejskie w swojej pracy. 

Do konsekwencji niewłaściwego zarządzania informacją lub deficytów informacyjnych dla realizowanych zadań radni zaliczyli w głównej mierze trudności w monitorowaniu procesu wdrażania strategii, planów, programów, projektów realizowanych przez UM oraz tworzenie planów działania i prognozowanie potrzeb wymagające późniejszych korekt. Ponadto problemem jest niepełne rozeznanie potrzeb podmiotów (klientów), a co za tym idzie trudności w zapewnieniu tym podmiotom/osobom zadowalającego poziomu usług. 

Badanie relacji z komórkami UM oraz jednostek miejskich wskazały na potrzebę stworzenia jednolitego sytemu wewnątrz administracji Miasta umożliwiającego sprawną i bieżącą wymianę informacji służących podejmowaniu i akceptacji decyzji. Jednocześnie interesariusze wskazali na dywersyfikację źródeł koniecznych informacji zarówno wewnątrz struktury Miasta, jak i w otoczeniu na szczeblu regionalnym, krajowym, a w mniejszym zakresie również międzynarodowym. 

Współczesne miasto jest miejscem integracji systemów fizycznych, cyfrowych i ludzkich, które służą stworzeniu środowiska zrównoważonego, atrakcyjnego dla mieszkańców oraz przyciągające nowych użytkowników, w tym inwestorów. 

BDoM to narzędzie zapewniające skorelowany poziom partycypacji społecznej, informatyzacji i przekazywania danych oraz monitorowania wskaźników finansowo-społeczno-gospodarczych w mieście. Dzięki wykorzystaniu dotychczas stosowanych wewnętrznych systemów gromadzenia danych, informacje po przetworzeniu trafiają do BDoM i są bezpośrednio udostępniane mieszkańcom. 

BDoM zapewnia konsolidację danych z dotychczas funkcjonujących w Urzędzie baz, a wygenerowane informacje pozwalają na ocenę ilościową i jakościową zmian zachodzących w strukturze miasta, stopnia osiągnięcia celów wskazanych w strategii rozwoju oraz skuteczności i efektywności realizowanych zadań w kontekście wyznaczonych celów. BDoM daje też szereg możliwości usprawniających zarządzanie miastem. Dzięki odpowiedniemu filtrowaniu i analizie danych jesteśmy w stanie np. przewidzieć zapotrzebowanie na miejsca w przedszkolach i żłobkach czy zweryfikować tonaże odpadów zbieranych selektywnie czy dostępność łóżek szpitalnych. 

Projekt polegający na wdrożeniu w Siemianowicach Śląskich platformy otwartych danych realizowany był przez zespół projektowy powołany zarządzeniem nr 714/2019 Prezydenta Miasta Siemianowice Śląskie z dnia 9 października 2019 r. w sprawie: powołania Zespołu do spraw realizacji projektu pn.: „HUMAN SMART CITIES. Inteligentne miasta współtworzone przez mieszkańców” w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020. Zespół podzielono na kierownika i asystenta kierownika projektu, osobę odpowiedzialną za budżet projektu oraz koordynatorów zespołów i pracowników merytorycznych. Realizację projektu oparto na 7 działaniach: 

Działanie 1 - Diagnoza i przeprowadzenie kompleksowego audytu miejskiego - w ramach działania przygotowano i opracowano narzędzia badawcze. Przeprowadzono również badania CATI/CAWI oraz wywiady swobodne. Na zlecenie Gminy firma zewnętrzna przeprowadziła audyt ekonomiczno-finansowo-społeczny a Partner – Fundacja Kreatywny Śląsk przeprowadziła audyt partycypacyjno-informacyjny oraz raport z rekomendacjami, który był jednym z produktów projektu. 

Działanie 2 - Wyznaczanie i monitoring wskaźników rozwoju miasta - w ramach działania przeprowadzono spotkania focusowe mające na celu analizę wskaźników ISO w gminie. Zorganizowano 4 szkolenia wyjazdowe dla urzędników oraz jedno szkolenie stacjonarne. Partner Fundacja Kreatywny Śląsk opracował ekspertyzę wskaźnikową oraz przeprowadził spotkania trójsektorowe. W ramach działania odbyły się również 2 wizyty studyjne- w Gdyni i w Kielcach, które poprzez wymianę doświadczeń w znaczny sposób wpłynęły na powodzenie projektu. 

Działanie 3 - Budowa cyfrowej platformy wymiany informacji o mieście - w ramach zadania zrealizowano zamówienie na Bank Danych o Mieście oraz modularną stronę internetową. Platformy te zostały przetestowane oraz udostępnione mieszkańcom oraz urzędnikom. Celem sprawniejszej obsługi platformy zakupiono dodatkowy serwer oraz macierz do przechowywania danych. W ramach wydatków majątkowych na terenie miasta postawiono również 2 infokioski umożliwiające korzystanie z Banku Danych o Mieście. 

Działanie 4 - Benchmark dobrych praktyk smart city - partner projektu WSB w ramach działania zorganizował warsztaty smart city dla mieszkańców miasta na terenie Biblioteki Miejskiej. Zlecono również napisanie artykułów naukowych i wydanie zebranej publikacji naukowej z najlepszymi praktykami dla miast średnich. 

Działanie 5 - Opracowanie strategii smart city w Siemianowicach Śląskich - opracowano dokument strategii smart city dla miasta Siemianowice Śląskie do roku 2030. Przed zakończeniem realizacji projektu dokument przekazano do konsultacji społecznych celem jej późniejszego przyjęcia drogą uchwały Rady Miasta. 

Działanie 6 - Kampania edukacyjno-promocyjna - w ramach działania przeprowadzono szkolenia dla mieszkańców miasta z zakresu ECDL Base oraz kurs e-Senior. Zorganizowano również szkolenia z ECDL Advanced oraz kurs z zakresu baz danych dla uczniów. Dla uczniów szkoły specjalnej zrealizowano szkolenia z podstawowych funkcji komputera. W związku z powstaniem Banku Danych o Mieście zorganizowano z uczniami spotkania „Napad na Bank” mające na celu znalezienie błędów w aplikacji oraz zasugerowanie możliwych usprawnień. Ponadto zorganizowano również cykl spotkań z dziećmi i młodzieżą tzw. SmartCampy, w ramach których młodzież miała m.in. możliwość zaprojektowania własnej przestrzeni w mieście czy przedstawienia modelu biznesowego. W dniach 29-30 listopada 2022 roku zorganizowano konferencję zamykającą projekt, w trakcie której przedstawiono efekty zrealizowanego projektu na terenie miasta Siemianowice Śląskie. Konferencja była również dobrym punktem wymiany wspólnych doświadczeń dotyczących realizacji projektów z zakresu human smart city oraz polem do dyskusji odnośnie przyszłości samorządów oraz miast średnich. Przed zakończeniem projektu opracowano również wersję elektroniczną broszury dobrych praktyk wypracowanych w ramach projektu. Podsumowaniem działań projektowych było powstanie filmu promującego zrealizowany projekt. W ramach promocji Banku Danych przeprowadzono szeroko zakrojoną kampanię reklamową narzędzia w social mediach oraz w radio. Po zrealizowaniu Banku Danych o Mieście przeprowadzano również integrację systemu z wewnętrznymi systemami informatycznymi urzędu oraz szkolenie z zakresu hurtowni danych dla informatyka. Celem wymiany dobrych praktyk reprezentanci zespołu projektowego brali udział w Smart City Forum oraz Smart City EXPO oraz w konferencji zamykającej podobny projekt w Kielcach.  

Działanie 7 – ReviLab - redakcja strategii współpracy sektora kulturalnego z publicznym. Zrealizowano również spotkanie w formule WorldCafe, a w lutym 2022 r. odbyła się międzynarodowa konferencja podsumowująca działania partnera tj. Stowarzyszenia Przyjaciół Pałacu Donnersmarcków.

Dzięki BDoM mieszkańcy i wszyscy interesariusze w dowolnym momencie i z dowolnego urządzenia mogą bez problemu pozyskać szereg danych miejskich. Dane publikowane są w formatach zapewniających możliwie jak największą otwartość i dostępność oraz regularnie aktualizowane, aby zapewnić możliwie ich największą przydatność. To krok w kierunku otwartości miasta na głos społeczności lokalnej – daje im możliwość lepszego monitorowania zadań realizowanych w gminie.  

Uruchomienie BDoM świadczy o przejrzystości i jawności działania samorządu, sprzyja włączeniu społecznemu i budowie zaufania społecznego. BDoM to narzędzie obejmujące całe miasto, wszystkie jednostki, decydentów, przedsiębiorców, NGO, mieszkańców i partnerów społeczno-gospodarczych. Poprawia także poziom dostępu do informacji publicznej jako nowy kanał do współdecydowania i informowania o tym, co dzieje się w mieście. Pracując nad wdrożeniem narzędzia, zespół projektowy dbał o zapewnienie wszystkim interesariuszom równych możliwości do udziału w tworzeniu narzędzia podczas warsztatów i spotkań tematycznych. Szczególnym wsparciem partycypacyjnym objęto młodzież szkolną i seniorów, bowiem te dwie grupy docelowe stanowią sporą część mieszkańców gminy. Zaangażowanie młodzieży w kreowanie i budowanie procesów miejskich podczas SmartCampów oraz przygotowanie autorskiego szkolenia e-seniorów niewątpliwe doprowadziło również do zwiększenia kompetencji tych grup w zakresie technologii informatycznych. 

Realizacja wdrożeń o charakterze innowacyjnym jest obszarem niezwykle trudnym. Z jednej strony wykracza poza ramy standardowej pracy urzędniczej, z drugiej strony umożliwia realizację nowoczesnych projektów miejskich, które torują przyszłość rozwojową samorządom. Tworząc BDoM powołano w Urzędzie zespół i podzespoły ludzi o odpowiednich kompetencjach. Realizacja projektu wdrożeniowego jest związana z inwestowaniem w zdolności przywódcze i wiedzę merytoryczną osób zaangażowanych. Takie podejście umożliwiło specjalizację i profesjonalizację urzędników na określonych polach działania, uwzględniając kwestie rozwoju samorządu lokalnego. Bez wątpienia proces ten podniósł nie tylko kompetencje, ale świadomość kadry zarządzającej i urzędników, szczególnie w zakresie technologii ICT, wartości danych i możliwości ich wykorzystania w celach analitycznych, rozwojowych czy biznesowych. 

Strona internetowa portalu BDoM jest zgodna z ustawą o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych z wyłączeniem prezentowanych map, które są wyłączone w ustawie z obowiązku zapewniania dostępności. 

Z końcem kwietnia 2023 r. w BDoM zamieszonych i udostępnionych publicznie zostało 377 zasobów (plików) zgromadzonych w 86 zbiorach danych przyporządkowanych do 17 kategorii – tematów: administracja, bezpieczeństwo, biznes, dokumenty strategiczne Siemianowic Śląskich, edukacja, ekologia, finanse, kultura i sport, odpady, ogólne dane miejskie, polityka społeczna, rewitalizacja, rozwój, rynek pracy, społeczeństwo obywatelskie, zdrowie. Zamieszczone w portalu BDoM pliki pobrano blisko 500 razy. Portal umożliwia dostęp do udostępnionych danych również poprzez interfejs API, którego dokumentacja techniczna dostępna jest do pobrania na stronie. 

Koszty osobowe: 380 tys. zł (z czego 285 tys. zł stanowiło wkład własny Gminy) 

Koszty organizacji wydarzeń i szkoleń oraz udziału w wydarzeniach i szkoleniach zewnętrznych: 305 tys. zł 

Koszt przeprowadzenia badań i analiz, opracowania i publikacji ekspertyz oraz artykułów specjalistycznych: 240 tys. zł 

Koszt promocji projektu: 34 tys. zł 

Koszt stworzenia aplikacji: 320 tys. zł 

Koszt zakupu infrastruktury i sprzętu komputerowego: 145 tys. zł 

Projekt został dofinansowany w 80% w ramach projektu Human Smart Cities finansowanego przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej – Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2014–2020

Zainteresowane adaptacją może być każde miasto, które planuje działać w zakresie otwierania danych publicznych, promowania działalności samorządowej i włączenia mieszkańców w procesy publiczne. Niezbędne jest spełnienie wymogów technicznych i dostosowanie narzędzia do własnych potrzeb – podobne rozwiązania mogą być wykorzystywane przez każdą jednostkę w zakresie jej kompetencji. Kluczowe jest określenie wskaźników rozwoju miasta, które wynikają ze specyficznych uwarunkowań danej JST. Podczas tworzenia platformy kumulującej otwarte dane należy w pierwszej kolejności określić kategorie danych i wskazać dostawców, od których te dane będą pozyskiwane. Odpowiednie wsparcie kompetencyjne oraz włączenie społeczności lokalnej we współdziałanie w tym zakresie pomaga w osiągnięciu sukcesu. 

Wymiana informacji wymaga współpracy w obrębie jednostek administracji i pozostałych instytucji – sprzyjać temu może udostępnianie danych w sposób systemowy (np. wszyscy z dostępem do jednej bazy, gdzie mogą uzupełniać posiadane przez siebie informacje). Należy zadbać o to, aby miejskie podmioty były zmobilizowane do stałego, bieżącego i kompleksowego uzupełniania danych. Często wymaga to przełamania blokady mentalnej np. wynikającej z preferowania tradycyjnej sprawozdawczości i niechęci lub braku zrozumienia dla potrzeby uczenia się i obsługiwania nowych, ponadprogramowych narzędzi badawczych. Wymiana informacji dotyczy nie tylko jednostek i wydziałów ściśle podległych UM, ale także z gestorami sieci - ciepłowni, wodociągów, energii, gazownictwa itd. 

Stwierdzono niedobór danych w niektórych sferach, m.in. przestrzenno-środowiskowej. W tym przypadku dane są rejestrowane w skali regionalnej, pozwalając na jedynie szacunkowe określenie sytuacji miasta dla danego parametru. Pewne utrudnienia spowodowała także integracja transportu metropolitalnego: sprawia to problemy w analizie ruchu pasażerów w obrębie samego miasta Siemianowice Śląskie (blokadą mogą okazać się też bariery w zakresie pozyskiwania danych od operatorów transportowych). Brak danych jest czasem spowodowany kosztownością ich zebrania – przykładem może być szacowanie wartości nieruchomości na terenie miasta. Tego rodzaju braki należy ograniczać, gdyż wnioski wynikające z powyższych obserwacji mogą mieć przewodnie znaczenie w podejmowaniu miejskich decyzji strategicznych. 

Dbałość o aktualizację danych to nie tylko czynność pozwalająca na wgląd w obecną kondycję miasta, ale także – lub przede wszystkim – podnosząca możliwości reagowania na pojawiające się szanse lub zagrożenia. Dzięki temu następuje stała obserwacja trendów, w oparciu o które podejmuje się działania prewencyjne lub kształtuje prognozy informujące o obranych kierunkach rozwoju. 

Innego rodzaju problemem jest jakość danych. Dla przykładu – niektóre dane zaczerpnięte z BDL GUS mają charakter szacunkowy lub posiadają wiele wyłączeń (wskaźnik obejmuje część zagadnienia). Wobec powyższego konieczne jest opracowanie bardziej wiarygodnych i precyzyjnych opracowań uwzględniających m.in. rzeczywiste dane pomiarowe dotyczące poziomu zużycia zasobów (woda, energia, gaz). 

Pierwszoplanową rolę w monitorowaniu sytuacji miasta odgrywa analiza tego, jak zmienia się jej postrzeganie wśród mieszkańców. Badania takie, jak ankieta przeprowadzona w marcu 2020 r., nie powinny odbywać się sporadycznie, lecz posiadać swoją kontynuację i stać się wyznacznikiem dla wprowadzania nowych rozwiązań i zadań w zarządzaniu miastem. Pozwoli to na podniesienie tempa reakcji władz miasta na wahania nastrojów społecznych czy nagle pojawiające się potrzeby. 

Tylko spójne, przejrzyste, ustandaryzowane, kompletne i stale inwentaryzowane dane będą podstawą dla uruchomienia platformy internetowej – banku danych – w której każdy zainteresowany odnajdzie informacje z zakresu zmian przestrzennych, społecznych, finansowych, gospodarczych, transportowych czy z obszaru zarządzania miastem. Otwarte dane pozwalają na dokonanie samodzielnej oceny sytuacji, a w konsekwencji – na podjęcie decyzji i wyborów związanych z zamieszkaniem czy też założeniem firmy w Siemianowicach Śląskich. Dla samorządu i powiązanych podmiotów - to zbiór usprawniający szybkie reagowanie na zachodzące procesy. To także narzędzie monitorujące – w kontekście stopnia realizacji założeń strategicznych lub narzędzie diagnostyczne – dla nowopowstających planów czy podczas operacjonalizacji zadań. 

Kiedy mówimy o „urzędzie przyjaznym”, zwykle mamy na myśli tempo jego działania. Dlatego konieczne jest poszerzanie rejestru czynności możliwych do realizacji bez przychodzenia do magistratu, a dostępnych za pomocą e-usług. Z poziomu tego systemu, oprócz zapewnienia komunikacji między mieszkańcem (lub przedsiębiorcą) a urzędnikiem, powinno być możliwe pozyskanie informacji z banku danych o mieście – o których więcej wspomniano w poprzednim fragmencie. Ta forma cyfryzacji daje także innego rodzaju korzyści – zmniejsza obciążenie pracą wśród pracowników urzędu, sprzyja środowisku (ograniczenie obiegu drukowanych dokumentów), ogranicza ruch w mieście (brak konieczności osobistego przyjechania/przyjścia do urzędu), a wśród użytkowników buduje poczucie, że jego samorząd działa w sposób nowoczesny, na miarę XXI w. 

W dzisiejszych czaszach otwarcie się na mieszkańców odgrywa olbrzymią rolę w procesie zarządzania miastem. BDoM przede wszystkim ułatwia komunikację pomiędzy Urzędem a interesariuszami. Raz stworzone narzędzie posłuży przez kolejne lata. Aby platforma funkcjonowała zgodnie z założonymi celami należy na bieżąco ją aktualizować. Jej funkcjonowanie zależy od systematycznego i stabilnego umieszczania wiarygodnych danych przez urzędników, a także doskonalenia ich wiedzy na temat otwierania danych i pozyskiwanie coraz to nowych informacji, które mogą być przekazywane mieszkańcom. Ze strony urzędu konieczne jest monitorowanie procesów miejskich w skali mikro poprzez zbierane dane, aby wpływać na jakość życia w mieście.