Organ prowadzący, gmina Legnica, dokonał diagnozy wyjściowej sytuacji bazując na własnych danych oraz wynikach analizy zleconej podmiotowi zewnętrznemu.

Samorząd sporządził raporty porównawcze z arkuszy organizacyjnych i komercyjnego systemu badającego dynamikę zmian na dzień 30 września i 31 marca w ciągu ostatnich 9 lat, począwszy od roku 2008. Raporty dotyczyły liczby uczniów, liczby oddziałów, liczby etatów nauczycielskich łącznie, wynikających z zawartych umów i wynikających z realizacji godzin ponadwymiarowych, liczby etatów pracowników administracji i obsługi z wyodrębnieniem liczby etatów pracowników kuchni i pomocy nauczycieli.
Etapy analizy dokonanej przez firmę zewnętrzną: 1) prezentacja na kolegium Prezydenta Miasta pt. Legnica na tle grupy porównawczej. Zawierała podstawowe informacje o szkołach wg typów na podstawie arkuszy organizacyjnych - liczbę i wielkość szkół, liczbę i średnie wielkości oddziałów szkolnych, liczbę uczniów w klasie I i średnią wielkość oddziałów klas I. Omówiono wskaźniki organizacji np. liczba uczniów przypadająca na jeden przeliczeniowy etat nauczycielski w poszczególnych typach szkół. Przedstawiono prognozy demograficzne. Prezentacja zawierała ponadto dane z zakresu finansów, m.in. łączne wydatki budżetu, wydatki oświatowe w budżecie, kwota i wskaźnik nadwyżki wydatków nad subwencję, udział wydatków osobowych w bieżących wydatkach oświatowych. Wszystkie wymienione wyżej informacje porównano z danymi pochodzącym z innych miast na prawach powiatu z populacją na poziomie 100 tysięcy mieszkańców;

2) raport pt. Analiza organizacji szkół prowadzonych przez Miasto Legnicę oraz standaryzacja zatrudnienia pracowników oświaty na podstawie arkuszy organizacyjnych. Była to analiza porównawcza organizacji legnickich szkół. Oprócz uszczegółowionych danych wymienionych w pkt 1 zawarto również propozycję standaryzacji zatrudnienia (bon organizacyjny). Bon organizacyjny był aktualizowany w kolejnych raportach, w związku z tym, że standaryzacja zbiegła się z wdrożeniem reformy oświaty i zmianą ramowych planów nauczania. Firma przygotowywała trzykrotnie aktualizację parametrów bonu organizacyjnego - w marcu 2017 r., w lutym 2018 r. i w lutym 2019 r. na kolejne lata szkolne.

Podsumowując, w szkołach zdefiniowano przerost zatrudnienia, w szczególności wśród pracowników administracji i obsługi szkolnej. Biorąc pod uwagę potrzebę dużego ograniczenia w zatrudnieniu, wdrożenie innowacji podzielono na 2 lata szkolne: 2016/17 - I etap, 2017/18 - II etap. Objęło ono wszystkie szkoły, w tym z oddziałami integracyjnymi (bez Zespołu Szkól Muzycznych i Zespołu Placówek Specjalnych), szkoły zawodowe, szkołę muzyczną, specjalną oraz placówki takie, jak Centrum Kształcenia Praktycznego, Młodzieżowe Centrum Kultury, dwie poradnie psychologiczno-pedagogiczne i Szkolne Schronisko Młodzieżowe.

Działaniami tymi nie objęto miejskich przedszkoli.

Podstawą decyzji o wdrożeniu standaryzacji były wyniki analizy danych statystycznych zawartych w arkuszach organizacyjnych. W Legnicy w roku 2004 wdrożono elektroniczny arkusz organizacyjny, a następnie hurtownię danych oświatowych. Do prowadzenia wszelkich analiz wykorzystuje się raporty zamieszczone w Sigmie. Raporty tworzone są na podstawie danych wprowadzanych do arkuszy organizacyjnych i aneksów.

Rezultatem analizy powyższych zbiorów danych są limity zatrudnienia dla placówek, dostępne dla dyrektorów, podczas corocznego opracowywania arkuszy organizacyjnych (dotyczy to również aneksów).

Arkusze organizacyjne z poziomu programu Sigma są dla samorządu także źródłem innych, różnorodnych danych tematycznych. Nowym narzędziem do pozyskiwania informacji jest ankieta na platformie Google, godna polecenia z uwagi na łatwość obsługi i brak kosztów.

Wdrożenie standaryzacji trwało dwa lata. Objęło następujące etapy:

1. wrzesień - grudzień 2015 - własne szczegółowe analizy dotyczące liczby uczniów, liczby oddziałów, stanu zatrudnienia w szkołach i finansów legnickiej oświaty.  Wnioskiem z analiz była konieczność znalezienia sposobów na obniżenie wydatków na oświatę. Ustalono, że należy wdrożyć racjonalizację zatrudnienia;
2. kwiecień 2016 - prezentacja przygotowana przez firmę zewnętrzną na kolegium Prezydenta Miasta zawierająca analizę porównawczą sytuacji w legnickiej oświacie na tle innych, podobnych miast. Podjęto decyzję o wdrożeniu procesu standaryzacji;
3. kwiecień 2016 - prezentacja standaryzacji zatrudnienia podczas narady dyrektorów, firma zewnętrzna przygotowała prezentację analityczną dotyczącą funkcjonowania legnickich szkół. Wyjaśniono ideę bonu organizacyjnego, wskazano na jego zalety i korzyści dla dyrektorów oraz organu prowadzącego. Omówiono sposób i kryteria określania limitu zatrudnienia nauczycieli i pracowników administracji i obsługi szkolnej;
4. kwiecień 2016 - spotkanie przedstawicieli Urzędu Miasta i oświatowych związków zawodowych;
5. maj 2016 - przygotowanie przez firmę zewnętrzną analizy organizacji pracy szkół oraz określenie parametrów zatrudnienia na podstawie arkuszy organizacyjnych z roku szkolnego 2015/16 wg stanu na marzec 2016 r.;
6. kwiecień - maj 2016 - spotkania przedstawicieli Urzędu Miasta z mediami;
7. wrzesień 2016 - przygotowanie aneksów nr 1 do arkuszy organizacyjnych na rok szkolny 2016/17 zgodnie z określoną parametryzacją - I etap;
8. kwiecień 2017 - przygotowanie arkuszy organizacyjnych na rok szkolny 2017/18 zgodnie z określoną parametryzacją - II etap standaryzacji. Należy podkreślić, że wdrożenie II etapu zbiegło się z wdrożeniem reformy oświaty;
9. parametryzację zatrudnienia stosuje się w legnickich szkołach do chwili obecnej.

Założono, że efektem standaryzacji będzie zmniejszenie zatrudnienia oraz jego monitorowanie w kolejnych latach. Na podstawie analizy arkuszy organizacyjnych na rok szkolny 2016/17 pod kątem zatrudnienia nauczycieli i pozostałych pracowników szkół dokonano oceny wdrożenia I etapu standaryzacji, a w kolejnym roku - II etapu. Osiągnięto zamierzone cele ilościowe.

W dwóch kolejnych etapach nastąpił spadek zatrudnienia. W roku szkolnym 2016/17 było to 88 nauczycielskich etatów przeliczeniowych i 87 etatów obsługi i administracji. Następny rok przyniósł wzrost liczby etatów nauczycielskich o 23. Powodem była reforma oświaty i wynikające z niej zmiany m.in. ramowych planów nauczania i funkcjonowania pomocy psychologiczno-pedagogicznej. Jednak znów odnotowano spadek liczby etatów administracyjno-obsługowych - aż o 66.

W stosunku do wyjściowego roku szkolnego 2015/16 do roku 2020/21 zatrudnienie zmniejszyło się o 190,34 etatu. Łączna liczba zatrudnionych spadła o 238 osób.  

Wymiar jakościowy innowacji wiąże się ze standaryzacją zatrudnienia w legnickiej oświacie.

Warto podkreślić, że zmniejszenie zatrudnienia nie było celem samym w sobie. Dzięki wdrożonej innowacji każdy uczeń w mieście, np. na poziomie szkoły podstawowej, jest traktowany tak samo bezstronnie i obiektywnie. Stan zatrudnienia jest dostosowany do rzeczywistych potrzeb i wielkości placówki. We wszystkich szkołach zatrudnienie jest wyliczane w sposób jednakowy. Nie ma żadnych odstępstw od stosowanych zasad.

To z kolei prowadzi do ważnej konkluzji dotyczącej efektywności kosztowej. Uniknięcie nadmiernych i nieuzasadnionych wydatków w sektorze usług edukacyjnych pozwoliło wzmocnić budżet innych zadań samorządu.

Trudno wyliczyć oszczędności płynące z innowacji w kolejnych latach m.in. z powodu zbieżnego w czasie wdrożenia reformy edukacji, podwyżek minimalnego wynagrodzenia, rosnących kosztów utrzymania obiektów szkolnych, mediów, wyposażenia, remontów i inwestycji.

Wydatki na zatrudnienie w Legnicy na przestrzeni ostatnich pięciu lat kształtowały się następująco:

1. nauczyciele: 2017 r. - 3,831 mln zł, 2021 r. - 4,923 mln zł,
2. pracownicy niepedagogiczni: 2017 r. - 6,014 mln zł, 2021r. - 8,306 mln zł,
3. łącznie: 2017 r. - 9,846 mln  zł, 2021 r. - 13,229 mln zł.

Warto zwrócić uwagę na społeczny aspekt innowacji. Kompleksowa, dobrze przygotowana racjonalizacja zatrudnienia w legnickiej oświacie pozwoliła zminimalizować negatywne skutki w postaci utraty pracy. W Urzędzie Miasta wykonywano analizy zatrudnienia z większą częstotliwością, wielokrotnie organizowano spotkania z dyrektorami. Udało się uniknąć masowych zwolnień. Wiele osób skorzystało z uprawnień emerytalnych, części wygasła umowa o pracę na czas określony. Wiele osób skorzystało z propozycji przejścia do innej placówki.

Wewnętrzną analizę danych we wstępnej fazie wykonał pracownik Urzędu Miasta w ramach stosunku pracy. Usługa zlecona zewnętrznemu podmiotowi, który zaproponował szczegóły standaryzacji kosztowała nieco ponad 100 tys. zł. Z powodu zmian wynikłych z reformy oświaty firma trzykrotnie aktualizowała parametry innowacji za łączną kwotę 18 tys. zł.

Obecnie gmina Legnica nie ponosi dodatkowych wydatków związanych z funkcjonowaniem systemu.

Przyznawanie limitów zatrudnienia nauczycieli i pozostałych pracowników oświaty odbywa się automatycznie i jest skorelowane z elektronicznym arkuszem organizacyjnym. Parametry są aktualizowane przez samorząd co roku.

To rozwiązanie wymusza na dyrektorach placówek konieczność uwzględniania limitów w planowaniu kolejnych lat szkolnych. System nie pozwala ich przekroczyć

Zalecenia dla zainteresowanych wdrożeniem innowacji:

1. podstawą wdrożenia musi być dokonanie analizy zatrudnienia w szkołach/placówkach w kontekście wydatków oświatowych, a następnie sformułowanie celów (oczekiwań organizacyjnych i finansowych) wdrażanej innowacji,
2. wdrożenie powinno być poprzedzone przekazaniem informacji dyrektorom jednostek, spotkaniami ze związkami zawodowymi i mediami lokalnymi,
3. stały monitoring funkcjonowania bonu organizacyjnego i ewentualna aktualizacja.
4. z chwilą uruchomienia portalu SMUP dokonywanie porównań kluczowych parametrów agregowanych na poziomie gminy z podobnymi jednostkami samorządu z grupy porównawczej na terenie kraju.