Przed wdrożeniem innowacji Miasto Gdynia, organ prowadzący gdyńskie placówki oświaty, dysponował danymi pochodzącymi z arkuszy organizacyjnych, z bezpośrednich kontaktów z dyrektorami, korespondencji mailowej i rozmów telefonicznych.

Dane z 98 placówek zbierano ręcznie, a ich jakość nie była zadowalająca, Brakowało usystematyzowania formatu i treści danych oraz ujednolicenia szybkiej komunikacji z dyrektorami.

Taki stan rzeczy utrudniał sprawne zarządzanie oświatą, analizę bieżącej sytuacji i potrzeb placówek, spowalniał sporządzanie tematycznych raportów, zestawień.

Doszło do sytuacji, gdy w arkuszach organizacyjnych widniało ponad 500 przedmiotów, co wynikało z różnych form zapisu danego przedmiotu (np. j.pol., jęz. polski, j. polski itp.). By pozyskać potrzebne dane, każdorazowo generowano je z arkuszy organizacyjnych, następnie scalano i zestawiano z innymi danymi. Uporządkowania wymagał także e-dziennik.

Rozwiązaniem problemów było stworzenie szybkiego, wszechstronnego narzędzia, ułatwiającego zbieranie danych i ich udostępnianie, co miało ułatwić zarządzanie gdyńską oświatą na podstawie ich analizy.

Zbierane dane oświatowe są udostępnione na portalu www.edukacja.gdynia.pl, który umożliwia zainteresowanym mieszkańcom pozyskanie wielu różnorodnych informacji pomocnych np. przy wyborze szkoły, porównaniu poziomu nauczania, sprawdzeniu bazy sportowej itp.

Wdrożona innowacja potwierdziła tezę o skutecznym zarządzaniu edukacją na podstawie danych generowanych automatycznie. Nowoczesny system zbierania i przetwarzania danych oparto na 280 szczegółowych wskaźnikach zgrupowanych w 9 kategorii: budowlane, uczniowie, jakość nauczania, aktywność pedagogiczna, sportowe, organizacyjne, zatrudnienie, społeczne i budżetowe.

Przykładowe wskaźniki w kategorii uczniowie:

Dynamika odchodzenia

• Intensywność dynamiki odchodzenia
• Intensywność nauczania początkowego
• Liczebność uczniów spoza Gdyni
• Liczebność uczniów z orzeczeniami
• Intensywność liczebności uczniów z orzeczeniami

     Przykładowe wskaźniki w kategorii zatrudnienie:

• Etatyzacja nauczycieli
• Konkurencyjność etatyzacji nauczycieli
• Metrażowe osobowe zatrudnienie obsługi
• Osobowa intensywność zatrudnienia w kuchni
• Struktura wieku nauczycielu

     Tak wysoki poziom uszczegółowienia pozwala na szerokie i kompleksowe analizy, ale również na prowadzenie badań w bardzo wąskich zakresach tematycznych.

     Przykład: wskaźnik liczba uczniów spoza rejonu w szkole

     Analiza tego wskaźnika w zestawieniu z liczbą uczniów spoza rejonu we wszystkich szkołach na terenie gminy może wskazać na dwa problemy. Jego wysoka wartość prowokuje pytania: czy rejon jest dobrze zorganizowany, czy może placówka prezentuje wysoki poziom i cieszy się dobrą renomą, co przyciąga uczniów z innych części miasta.

     Pogłębiona analiza wymaga oceny sytuacji panującej w szkołach, z których uczniowie z rejonu „uciekają". Jeśli omawiany wskaźnik jest tam niski, podobnie jak liczebność klas, pojawia się pytanie o przyczynę. Być może remedium będzie wprowadzenie programu stymulującego rozwój placówki, np. zaktywowanie nauczycieli przez ich dokształcenie.

     Przykład: osobowa intensywność zatrudnienia w kuchni

     Weryfikacja liczby osób zatrudnionych w stołówkach szkolnych i przedszkolnych w zestawieniu z miesięczną liczbą wydawanych posiłków oraz informacja o liczbie wydawanych posiłków na jeden etat i na jednego pracownika pozwala m.in. sprawdzić, czy dane są zgodne z zapisami układu zbiorowego w danej placówce.

     Dyrektorzy placówek regularnie aktualizują informacje z określonych wyżej obszarów. Dane mogą być natychmiast wykorzystane przez samorząd, np. do sprawdzenia liczby uczniów zamieszkałych poza terenem Gdyni, stanu obiektów sportowych, poziomu nauczania itp.

     Z danych korzystają sami pracownicy oświaty, w szczególności dyrektorzy. Podnoszą poziom wiedzy i świadomości o edukacji w skali miasta i w najbliższym sąsiedztwie,

     Wdrożenie narzędzia ułatwiło komunikację pomiędzy gminą a dyrektorami placówek. Przekazują oni odpowiedzi na pytania dotyczące konkretnych informacji używając formularzy zawartych w narzędziu. Dzięki temu wyeliminowano chaos komunikacyjny. Jednoznaczność zapytań i wskaźników wymusza ujednolicone odpowiedzi.

     Narzędzie z danymi jest dostępne poprzez przeglądarkę internetową w postaci platformy o nazwie Gdyńska Informacja Edukacyjna:  www.edukacja.gdynia.pl, Stanowi ona przyjazne wizualnie miejsce w sieci, gdzie zintegrowano wszystkie zebrane dane. Platforma prezentuje je na różnym poziomie dostępności: dla organu prowadzącego, dyrektora, nauczyciela, rodzica, ucznia i mieszkańca.

Obecnie urząd miasta rozważa uzupełnienie danych o szkołach w mieście o wyliczone przez Główny Urząd Statystyczny syntetyczne wskaźniki monitorujące gminną oświatę zamieszczone na platformie SMUP. Baza tych wskaźników dostępna jest pod adresem smup.gov.pl dział usługi edukacyjne.

Skupienie w jednym miejscu danych zarządczych dostępnych na różnych poziomach wymagało zaplanowania i skoordynowania wielu działań na różnych szczeblach samorządu oraz poza nim.

Z założenia system miał być prosty w obsłudze, niewymagający specjalistycznej wiedzy, a jednocześnie obrazujący pokazywane dane.

Prace połączono z budową platformy www.edukacja.gdynia.pl, która połączyła inne strony edukacyjne. Przy okazji powstania systemu wskaźników powstało narzędzie do automatycznego i cyklicznego zbierania danych nazwane Leonardo (za zgodą pomysłodawcy firma rok później skomercjalizowała rozwiązanie https://www.dataresponder.com/).

Wdrożenie trwało niewiele ponad rok, od lutego 2017 do czerwca 2018 i objęło następujące etapy:

     luty - maj 2017

• opracowywanie koncepcji systemu, analiza stanu wyjściowego - wiceprezydent Gdyni ds. jakości życia i zastępca naczelnika Wydziału Edukacji UM w Gdyni

     maj - sierpień 2017

• opracowanie kryteriów doboru wskaźników oraz ich struktury - wiceprezydent Gdyni ds. jakości życia
• stworzenie opisu wskaźników z podziałem na obiektywne, subiektywne, arytmetyczne itp. - wiceprezydent Gdyni ds. jakości życia

     Zaznaczyć trzeba, że opracowanie wskaźników, ich dobór, opisy i struktura powstały jako autorski projekt wiceprezydenta Gdyni ds. jakości życia. Były sumą raportów ze szkół, licznych rozmów i zapytań od dyrektorów.

• stworzenie Opisu Przedmiotu Zamówienia (OPZ), przeprowadzenie analizy rynkowej, ogłoszenie konkursu na wykonawcę systemu, weryfikacja ofert - zastępca naczelnika Wydziału Edukacji UM w Gdyni

     wrzesień 2017 - marzec 2018

• ścisła współpraca z wykonawcą systemu, doprecyzowywanie rozwiązań - zespół
• praca nad wizualizacją projektu - zespół
• spotkania z dyrektorami szkół, na których przedstawiano zakres prowadzonych prac, ideę narzędzia, korzyści z jego wdrożenia - zastępca naczelnika Wydziału Edukacji UM w Gdyni
• zasilanie bazy danych - zbieranie informacji z placówek - zespół

     czerwiec 2018

• uruchomienie narzędzia

      Obecnie dane są na bieżąco aktualizowane, pobierana automatycznie - API - oraz pozyskiwane poprzez Leonardo.

     Rezultaty jakościowe

• organ prowadzący zarządza oświatą na podstawie danych pozyskiwanych z systemu informatycznego, wypełnianego na bieżąco 280 wskaźnikami dotyczącymi 9 obszarów,
• wzrosła świadomość dyrektorów placówek w zakresie zarządzania i edukacją w skali miasta. Dyrektorzy dzięki systemowi mogą dokonywać analiz porównawczych, obserwować zmiany we własnej placówce oraz innych,
• mieszkańcy mogą podejmować bardziej świadome decyzje dot. edukacji dzięki dostępowi do informacji,
• skrócenie czasu podejmowania decyzji, większa świadomość przy składaniu wniosków, szybka analiza wniosków już złożonych.

     Rezultaty ilościowe

• innowację wprowadzono do wszystkich 98 gdyńskich placówek,
• 60 proc. dyrektorów korzysta na bieżąco z systemu i dostarcza organowi prowadzącemu usystematyzowane, jednolite dane;

     Dostępność

• innowacja ma głęboki wymiar społeczny; gdyńska edukacja zyskała na transparentności - stale aktualizowane dane prezentowane są w przejrzysty sposób na portalu www.edukacja.gdynia.pl. Platforma jest dostępna dla wszystkich.

Sama strona internetowa cieszy się dużą popularnością (21.000 odsłon - kwiecień 2021) i na niej są prezentowane główne dane, ale „zarządzalny" system wskaźnikowy cieszy się największą popularnością w listopadzie - kiedy to system jest zasilany nowymi danymi oraz wiosną, z chwilą wyboru placówek edukacyjnych.

Wdrożenie innowacji kosztowało 140 tys. zł. Wynagrodzenie project managera wyniosło ok. 25 tys. zł. Szkolenia z obsługi systemu leżały w gestii project managera i nie były dodatkowo opłacane.

Roczny koszt utrzymania strony internetowej www.edukacja.gdynia.pl, aktualizacji systemu wskaźników oraz narzędzia Leonardo kształtuje się na poziomie 25 tys. zł.

Na etapie wdrażania wyzwaniem o kluczowym znaczeniu było przekonanie dyrektorów placówek do celowości wprowadzenia narzędzia, następnie nauczenie ich prawidłowego zamieszczania danych. Ten wysiłek organizacyjny przyniósł jednak wymierne rezultaty. Raz wprowadzone informacje obecnie wymagają jedynie aktualizacji i uzupełniania. Wielowymiarowość wskaźników pozwala na pogłębione analizy danych.

Narzędzie skróciło znacznie czas potrzebny do pozyskania wiedzy na konkretny temat. Informacje generuje automatycznie w ciągu kilku minut.

Dane stają się kompletne po ok. 2 latach, gdy system osiąga dojrzałość. We wstępnym etapie należy traktować je szacunkowo. Należy zaplanować dużo czasu na wyedukowanie osób wprowadzających dane do systemu. Niezbędny jest także pracownik weryfikujący poprawność przesłanych informacji do systemu Leonardo.

Za ryzyko można uznać sytuację, w której system nie będzie wykorzystywany we wszystkich placówkach, przez co część danych trafi do organu prowadzącego w inny sposób, z opóźnieniem, na niezadowalającym poziomie.

Wskazanie typu podmiotów, które mogą skorzystać na adaptacji narzędzia / systemu

Narzędzie Leonardo: www.dataresponder.com jest dostępne bez ograniczeń, może korzystać z niego każdy podmiot.  System wskaźnikowy dla edukacji należy indywidualnie dopasować do swoich potrzeb.

Praktyczne porady odnośnie sposobu rozwiązania potencjalnych problemów

Przy wprowadzaniu takiego wskaźnikowego rozwiązania należy się liczyć z dużą obawą ze strony dyrektorów. Boją się być poddani rywalizacji. W Gdyni udało się tego uniknąć dzięki intensywnym rozmowom i tłumaczeniu idei innowacji.

W początkowej fazie przeprowadzano rozmowy pilotażowe z kilkoma dyrektorami szkół, podczas których szczegółowo omawiano planowane zmiany.

W dalszych etapach, na spotkaniach z dyrektorami wyjaśniano ideę innowacji, podkreślając, że wskaźniki nie będą dla samorządu podstawą do oceny pracy dyrektorów. By uniknąć grywalizacji i nieporozumień, na platformie prezentującej wskaźniki nie włączono funkcji ich oceniania.

Upublicznienie danych o szkole może budzić poczucie zagrożenia. Najwięcej kontrowersji pojawiło się w związku ze wskaźnikiem liczby ocen wystawionych uczniom. Dyrektorzy wyrażali obawy przed niezadowoleniem ze strony rodziców.

Dyrektorzy otrzymali gwarancje od prezydenta, że z chwilą pojawienie się negatywnych komentarzy ze strony rodziców, wskaźniku budzące niepokoje zostaną przypisane do innych grup zarządczych. Podczas spotkań podkreślano również, że otwartedane.gdynia.pl to system, który odzwierciedla najnowsze, dobre trendy pokazywania możliwie dużej ilości danych. Warto dodać, że te argumenty szybciej znalazły zrozumienie wśród młodszego pokolenia dyrektorów.

W przyszłości urząd miasta rozważa uzupełnienie danych o szkołach w mieście o wyliczone przez Główny Urząd Statystyczny syntetyczne wskaźniki monitorujące gminną oświatę zamieszczone na platformie smup.gov.pl.