Dialog społeczny w sektorze samorządowym i przedsiębiorstwach
Strona główna
Usługi społeczne
Usługi techniczne
Rozwój instytucjonalny
Efektywność energetyczna
Współpraca JST-NGO
Współpraca między JST
Dialog społeczny
» Praktyki
SMUP
Mapa Praktyk
Inne bazy danych
Publikacje i dokumenty
Portal jst.org.pl

1.583.719
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.


 Dialog społeczny : Praktyki
Polityka personalna w Urzędzie Miejskim w Zabrzu oparta na łączeniu potrzeb pracodawcy i oczekiwań pracowników

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja   :.


Opis sytuacji przed wdrożeniem

Działania podjęte przez Urząd w zakresie stworzenia spójnej polityki personalnej rozpoczęły się na podstawie decyzji Prezydenta Miasta o reorganizacji Urzędu, w tym utworzeniu Wydziału Zarządzania Zasobami Ludzkimi i Organizacji Pracy Urzędu w ramach którego funkcjonuje Referat Kadr i Szkoleń (w latach 2007-2008 było to Biuro Dyrektora Urzędu) . Celem utworzenia było głównie:

• podwyższanie standardów wykonywania zadań przez samorząd
• usprawnienie komunikacji wewnątrz organizacji
• zwiększenia zaangażowania pracowników
• gospodarne i celowe wydatkowanie środków publicznych

Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań

I. System podnoszenia kompetencji pracowników Urzędu Miejskiego w Zabrzu.
Mając na uwadze cele określone m.in. w strategii miasta, zaleceniach kontroli zewnętrznych, zapisach ustawy o pracownikach samorządowych wprowadzono w urzędzie Zarządzenie nr 107/BDU/2008 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 16.10.2008 r. w sprawie określenia zasad organizacji szkoleń dla pracowników Urzędu (aktualizacja Zarządzeniem nr 19/ZPU/2009 z dnia 05.03.2009 r. w sprawie nadania instrukcji w sprawie określenia zasad organizacji szkoleń w Urzędzie Miejskim w Zabrzu).
Na podstawie w/w zarządzenia stworzono plan szkoleń na dany rok budżetowy.
Plan szkoleń składa się z następujących elementów:
- Szkolenia indywidualne dla pracowników wydziałów, ww ramach których każdy naczelnik wydziału otrzymuje środki finansowe na tematy szkoleń wykazane przez niego w zgłoszeniu potrzeb szkoleniowych.
- Szkolenia grupowe dzielą się na:
1) szkolenia wynikające z wewnętrznej analizy dokonanej przez Referat Kadr i Szkoleń.
2) szkolenia wynikające z wniosków wydziałów.
- Szkolenia wynikające z ocen pracowniczych.
- Szkolenia z posiadanego oprogramowania.
Kolejnym bodźcem do podnoszenia kwalifikacji zawodowych jest wprowadzenie zarządzenia nr 51/ZPU/2013 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 23.05.2013 r. w sprawie nadania Regulaminu refundacji kosztów kształcenia pracownikom Urzędu Miejskiego w Zabrzu . Pracownicy, którzy chcą pogłębiać swoją wiedzę i zdobywać nowe umiejętności na studiach podyplomowych mogą ubiegać się nawet o 50 % zwrotu kosztów. W celu możliwości doboru jak najlepszych szkoleń Referat prowadzi bazę firm szkolących oraz analizuje oceny szkoleń przedstawiane przez pracowników po ich zakończeniu.
System podnoszenia kompetencji pracowników w celu zapewnienia wysoko wyspecjalizowanej kadry jest na bieżąco rozwijany o nowe elementy, m.in. w ramach szkoleń grupowych została wyodrębniona grupa szkoleń wynikających z karty rozwoju pracownika, która jest częścią oceny pracowniczej oraz grupa szkoleń wewnętrznych.
Szkolenia wewnętrzne są prowadzone przez pracowników urzędu wyspecjalizowanych w danej dziedzinie. Dodatkowo mogą otrzymać nagrodę pieniężną za przeprowadzone szkolenie.
W ramach Programu Kapitał Ludzki był realizowany projekt pn. „Kompetentni urzędnicy” w partnerstwie z Politechnika Śląską. W ramach wszystkich szkoleń realizowanych w projekcie przeszkolonych zostało 1.757 osób z następujących tematów: mapa aktywności lokalnej, polityka równych szans, ABC urzędnika, szkolenia tzw. miękkie – dla pracowników z obsługi klienta, techniki komputerowe, kurs języka angielskiego, z zakresu świadczenia usług drogą elektroniczną, zarządzanie zasobami ludzkimi.

II. Oceny pracownicze z uwzględnieniem karty rozwoju pracownika.
System oceniania pracowników Urzędu Miejskiego w Zabrzu został wprowadzony Zarządzeniem nr 58/ZPU/2009 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 30.06.2009 r. Wpływa on znacząco na: planowanie rozwoju pracownika, właściwe planowanie szkoleń dla pracowników, przydzielanie nagród oraz podejmowanie innych decyzji kadrowo-płacowych oraz na funkcjonowanie systemu motywacyjnego.
System był trzykrotnie zmieniany w zakresie zmian poziomu ocen na opisowe, wprowadzenia obowiązku oceniania pracowników  na stanowiskach pomocniczych oraz dodatkowo wprowadzono elementy oceny przez bezpośredniego przełożonego tj. wskazanie czy dany pracownik jest liderem czy potencjalnym liderem w celu stworzenia bazy kadry rezerwowej.
Ocena dokonywana jest raz w roku w okresie od 1 września do 31 października. Arkusze oceny są stworzone dla każdej grupy stanowisk tj.,: Sekretarza Miasta, Kadry kierowniczej, stanowisk niezależnych lub związanych z koordynacją, stanowisk samodzielnych, stanowisk niesamodzielnych, stanowisk pomocniczych i różnią się poszczególnymi kryteriami oceny.
Arkusz oceny składa się z następujących części:
Część A- ogólna- identyfikuje oceniającego i ocenianego z imienia i nazwiska,
Część B – opis poziomów oceny- poziomy oceny zostały określone opisowo nie punktowo, a by nie ulegać pokusie oceniania wg zasad szkolnych, aby podkreślić czy oceniany spełnia stawiane przed nim oczekiwania,
Część C – ocena – gdzie wg 3 grup kryteriów w pierwszej kolejności oceniany dokonuje samooceny, następnie oceniający podczas rozmowy oceniającej dokonuje oceny. Zostały określone następujące grupy kryteriów:
- Kryteria efektywnościowe
- Kryteria kwalifikacyjne
- Kryteria behawioralne
Część D – Karta rozwoju pracownika – oceniany może wpisać swoje oczekiwania w zakresie podnoszenia kwalifikacji, zmiany wydziału, oceniający zaznacza swoją akceptację w tym zakresie. W latach 2009-2012 w tej części oceniający zaznaczali ewentualną propozycję zmiany wynagrodzenia.
Część E – Informacje dodatkowe (wypełnia przełożony)- przełożony wskazuje ewentualną pozycję zmiany wynagrodzenia, a także określa czy oceniany wykazuje cechy lidera lub potencjalnego lidera.
Na podstawie zebranych ocen pracowniczych zostaje przygotowana analiza, na podstawie której kształtuje się polityka personalna  na przyszły okres.

III. Elektroniczne rozwiązania wspomagające procesy w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi.
Urząd Miejski w Zabrzu wdrożył nowoczesny system rekrutacji na stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze, na który składają się elementy:
  system elektronicznej rekrutacji – e-rekrutacja, dzięki któremu Urząd Miejski w Zabrzu, jako jeden z pierwszych w Polsce przeprowadza rekrutacje za pomocą elektronicznych formularzy,
 opracowano nowy Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze usprawniający cały proces rekrutacji z wykorzystaniem systemu e-rekrutacja (Zarządzenie nr 609/ZPU/2011 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 29.07.2011 r.)
Dzięki nowoczesnym narzędziom osoby zainteresowane pracą w urzędzie mogą na bieżąco śledzić aktualne oferty pracy i składać swoje aplikacje bez wychodzenia z domu i kompletowania w wersji papierowej.
Aplikacja ZZL (Zarządzanie Zasobami Ludzkimi)
Budowa aplikacji ZZL dla pracowników urzędu jest kolejnym krokiem w budowaniu polityki personalnej, mającej na celu usprawnienie procedur z zakresu ZZL, a także bardziej efektywne zarządzanie zespołami przez bezpośrednich przełożonych poprzez:
 umożliwienie kadrze kierowniczej zarządzanie czasem pracy w zakresie: konstruowania harmonogramów czasu pracy w ramach równoważnego systemu czasu pracy w 3 m-nym okresie rozliczeniowym z możliwością różnych wariantów przy jednoczesnym zapewnieniu przez aplikację przestrzegania zasad z kodeksu pracy, usprawnienia procesu zapoznania się pracowników z harmonogramem, automatycznego generowania zestawień niezbędnych do rozliczenia czasu pracy, w tym listy obecności z godzinami pracy wskazanymi8 w harmonogramie,
 bezpośredni dostęp każdego pracownika do danych,
 stworzenie elektronicznego obiegu wniosku o urlop- od wypełnienia przez pracownika- zatwierdzenia przez przełożonego- do elektronicznego złożenia w Referacie Kadr i szkoleń (do podsystemu KADRY).
Każdy pracownik ma dostęp do następujących danych:
Dostęp powszechny w zakresie: dane podstawowe – teleadresowe, zdjęcie pracownika, informacja o absencji bez oznaczenia rodzaju, wydane upoważnienia i pełnomocnictwa.
Dostęp osobisty- tylko do swoich danych: terminy badań okresowych, terminy szkolenia BHP, przypisane środki trwałe i wyposażenie, uprawnienia urlopowe.
Dane wyświetlane w aplikacji ZZL, wyświetlane są automatycznie w oparciu o dane z różnych podsystemów dziedzinowych funkcjonujących w urzędzie: Podsystem KADRY, PODSYSTEM PŁACE, podsystem ST – środki trwałe, aplikacja KSOD – elektroniczny obieg dokumentów.

Rezultaty wdrożenia narzędzia

I. System podnoszenia kompetencji pracowników Urzędu Miejskiego w Zabrzu
- opracowano i wdrożono system monitorowania satysfakcji klientów z jakości usług świadczonych przez UMZ (Zarządzenie nr 105/OR/2011 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 31.08.2011 r. w sprawie opracowania i wdrożenia satysfakcji klientów z usług świadczonych przez Urząd Miejski w Zabrzu),
- opracowano i wdrożono procedurę aktualizowania „Mapy Aktywności” Organizacji Pozarządowych na terenie Gminy (załącznik Zarządzenie nr 1266/WKS/2012 Prezydenta Miasta Zabrze z dnia 27.12.2012 r. w sprawie wdrożenia procedury aktualizowania Mapy Aktywności Lokalnej utworzonej ramach realizacji projektu pn.”Kompetentni Urzędnicy” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków EFS,
- wdrożono narzędzie informatyczne – mapa aktywności lokalnej (WWW.mal.zabrze.pl)
Na podstawie przeprowadzonych badań w przeciągu lat 2011-2013 poprawiono jakość obsługi klienta. Wzrósł wskaźnik zadowolenia klientów z jakości usług świadczonych przez UM o 5% w stosunku do roku 2008 oraz o 6,4% w stosunku do roku 2011.

II. Oceny pracownicze z uwzględnieniem karty rozwoju pracownika
- zmiany wynagrodzeń pracowników, np. wśród grupy pracowników, która zgłosiła chęć zmiany wynagrodzenia w 63,75 % oczekiwania pracowników zostały rozpatrzone pozytywnie,
- zmiany stanowisk pracowników,
- określanie planów szkoleniowych w oparciu o oczekiwania pracowników,
- stworzenie potencjalnej kadry kierowniczej,
- przeniesienia służbowe między wydziałami, na podstawie wskazań pracowników w części D – w oparciu o karty rozwoju pracownika zostały przeprowadzone rozmowy przez pracodawcę w celu zapoznania się z motywacją zmiany wydziału, następnie w ramach możliwości, zostały zrealizowane przeniesienia służbowe.

III. Elektroniczne rozwiązania wspomagające procesy w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi
- usprawnienie procedur w zakresie ZZL,
- bardziej efektywne zarządzanie zespołami przez bezpośrednich przełożonych m.in. poprzez dostosowanie harmonogramów czasu pracy do potrzeb pracodawcy – np. układnie grafików do 12 godzin w okresach sprawozdawczych,
- zwiększona kontrola zasad w zakresie czasu pracy w związku z tym, iż system sam ich pilnuje na podstawie ustawionych parametrów,
- integracja z innymi podsystemami dziedzinowymi, dzięki której pracownik może na bieżąco weryfikować informacje,
- system pełni role kanału komunikacyjnego w zakresie wniosków urlopowych, harmonogramów, planów dokumentów czy dokumentów związanych z rozliczeniem czasu pracy pomiędzy pracownikami a działem kadrowym w Urzędzie Miejskim w Zabrzu, co wpływa na oszczędność czasu pracy.

Oszacowanie nakładów poniesionych na realizacje projektu

Powstanie nowego Wydziału Zarządzania Zasobami Ludzkimi i Organizacji Pracy Urzędu w ramach którego funkcjonuje Referat Kadr i Szkoleń może wiązać się z kosztami osobowymi, nie mniej jednak wskazuje się, że przedmiotowa zmiana miała na celu usprawnić zarządzanie urzędem i była wynikiem reorganizacji. Nie podnosi się, że wymagała zatrudnienia dodatkowych pracowników. Niewątpliwie z kosztami wiąże się stworzenie aplikacji informatycznej związanej z elektronicznymi rozwiązaniami wspomagającymi procesy zzl. Pozostałe części rozwiązań nie wymagają dodatkowych kosztów i funkcjonują w ramach samej organizacji.

Zasady równości płci

Projekt nie narusza zasad równego traktowania kobiet i mężczyzn w przedstawionym projekcie. Pracownicy Urzędu Miasta objęci projektem, to zarówno kobiety jak i mężczyźni. Wśród stanowisk kierowniczych oraz pracowników niższego szczebla szanse płci są wyrównane.

Współpraca ze społeczeństwem obywatelskim

Zmiana w sposobie zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie, gdzie urzędnik jest zobowiązany do odpowiedzi na zapotrzebowanie społeczne i działania na rzecz wspólnoty samorządowej powoduje jego lepszą postawę i większą identyfikację z celami przyjętymi przez organa miasta, a mianowicie Prezydenta i Radę Miasta.

Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją

I. System podnoszenia kompetencji pracowników Urzędu Miejskiego w Zabrzu
Wdrożony system podnoszenia kompetencji jest elementem stałym polityki personalnej prowadzonej przez Urząd Miejski. Ustawa o pracownikach samorządowych gwarantuje nam przeznaczanie środków na podnoszenie kwalifikacji w związku z tym, nawet jeśli byłyby one stosunkowo niskie, to dzięki trenerom wewnętrznym jak również realizowaniem szkoleń grupowych zewnętrznych Urząd jest w stanie realizować to zadanie na wysokim poziomie.

II. Oceny pracownicze z uwzględnieniem karty rozwoju pracownika
- Ustawa o pracownikach samorządowych wymaga stworzenia regulaminu oceniania pracowników, ale to od tej jednostki zależy czy system ocen potraktuje jako czynnik motywacyjny dla pracowników w celu osiągania postawionych celów.
Aby system był efektywny każdy bezpośredni przełożony dokonujący ocen powinien rozumieć jego cele i zadania.
- W związku z tym w UM w Zabrzu każdorazowo przed rozpoczęciem ocen pracowniczych prowadzone są szkolenia dla kadry kierowniczej z metodologii ocen pracowniczych,
w tym w zakresie prowadzenia rozmów oceniających (warsztaty).  Dodatkowo pracownikom są również przedstawiane wyniki poprzednich ocen w skali Urzędu,
a także osiągnięte rezultaty.

III. Elektroniczne rozwiązania wspomagające procesy w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi
Elektroniczne rozwiązania wspomagające procesy zzl są najbardziej korzystne w średnich i dużych organizacjach, gdzie duża ilość pracowników, budynków utrudnia komunikację. Minimalnymi warunkami trwałości systemu są przede wszystkim środki finansowe na narzędzie informatyczne, wyspecjalizowana kadra działu personalnego, która trafnie opisze procesy ZZL tak, aby można je było zaimplementować do narzędzi informatycznych. Kolejnym elementem jest kampania informacyjno-szkoleniowa wśród pracowników, aby takie narzędzia były wykorzystywane w bieżącej pracy.

Minimalne wymagania to przede wszystkim:
- wyodrębnienie jednej komórki zajmującej się kształtowaniem polityki personalnej,
- analiza potrzeb pracodawcy i pracowników,
- stworzenie procedur w zakresie polityki personalnej, w szczególności dotyczącej podnoszenia kompetencji pracowników, systemu oceniania, systemu wynagradzania,
- wyselekcjonowanie trenerów wewnętrznych w organizacji, którzy będą w sposób ciągły podnosić wiedzę i przekazywać kierunki rozwoju organizacji pracownikom,
- elektroniczne rozwiązania wspomagające procesy zarządzania zasobami ludzkimi.

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja   :.

 Dialog społeczny w sektorze samorządowym i przedsiębiorstwach


 
   Norweski Związek
Władz Lokalnych
i Regionalnych