Budowanie kompetencji do współpracy międzysamorządowej i międzysektorowej jako narzędzi rozwoju lokalnego i regionalnego
Strona główna
Usługi społeczne
Usługi techniczne
Rozwój instytucjonalny
Efektywność energetyczna
Współpraca JST-NGO
Współpraca między JST
» Praktyki
Dialog społeczny
SMUP
Mapa Praktyk
Inne bazy danych
Publikacje i dokumenty
Portal jst.org.pl

1.549.941
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.

Wsparcie udzielone przez Norwegię, Islandię
i Lichtenstein

 Współpraca między JST : Praktyki
Współpraca w zespołach rozproszonych narzędziem zarządzania partnerstwem małych gmin na obszarach wiejskich

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.


Opis sytuacji przed wdrożeniem

     Mimo świadomości potrzeb, a nawet konieczności wyznaczenia potencjalnego kierunku rozwoju Ziemi Włodawskiej, opracowania zintegrowanej strategii rozwoju, a także upowszechnienia podejścia funkcjonalnego w planowaniu przestrzennym oraz promocji partnerskiego podejścia do problemów miejskiego obszaru funkcjonalnego Włodawy, brakowało środków finansowych, determinacji i impulsu organizacyjnego do faktycznego rozpoczęcia prac integracyjnych. Okazało się, że sposobem na zmianę tej sytuacji stał się Projekt Predefiniowany i konkurs ówczesnego Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.

     Zasięg planowanego obszaru funkcjonalnego wynikał z podobieństwa cech geograficznych obszaru, wysokiego potencjału gmin partnerskich w zakresie rozwoju turystyki oraz przygranicznego położenia. Potencjałem terenu jest stan środowiska naturalnego i dogodne warunki do rozwoju turystyki. Planowany obszar funkcjonalny zaprojektowano dla grupy 11 JST, którą tworzą: Gmina Miejska Włodawa - lider zawartego porozumienia wspólnie z Powiatem Włodawskim i 9 gminami wiejskimi: Hanna, Hańsk, Ruda-Huta, Sosnowica, Stary Brus, Urszulin, Włodawa, Wola Uhruska, Wyryki. Grupę docelową stanowią gminy powiatu włodawskiego oraz granicząca z nimi Ruda-Huta i Sosnowica. Partnerzy wspólnie tworzą obszar ciągły przestrzennie wyodrębniony ze względu na zbliżone cechy geograficzne, społeczno-gospodarcze oraz potencjał w rozwoju turystyki. Włączenie do obszaru funkcjonalnego gminy Ruda-Huta wynika z istniejących relacji pomiędzy 7 JST powiatu oraz gminy Ruda-Huta wspólnie wchodzących w skład struktury Lokalna Grupa Działania Stowarzyszenie „Poleska Dolina Bugu” działającej od 2008 r. Gmina Sosnowica ma natomiast bardzo zbliżony do gmin powiatu włodawskiego potencjał w zakresie rozwoju turystyki. Dla gmin powiatu włodawskiego naturalnym centrum usług (szkolnictwo, usługi medyczne) jest centralne miasto Włodawa. Potencjałem terenu zdiagnozowanym w wielu analizach i badaniach służących opracowaniu dokumentów strategicznych województwa jest stan środowiska naturalnego i dogodne warunki do rozwoju turystyki.

Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań

     Partnerstwo włodawskie powstało w 2013 roku, jako skutek przystąpienia do realizacji projektu „Włodawski Obszar Funkcjonalny – nowy wymiar partnerstwa w polityce regionalnej”. Współpracę rozpoczęło dziesięć gmin położonych w północno-wschodniej części województwa lubelskiego oraz powiat włodawski. Partnerstwo Włodawskiego Obszaru Funkcjonalnego tworzą gminy: Gmina Miejska Włodawa, Gmina Włodawa, Gmina Ruda-Huta, Gmina Hanna, Gmina Hańsk, Gmina Urszuli, Gmina Sosnowica, Gmina Stary Brus, Gmina Wola Uhrusk, Gmina Wyryki) oraz, jak wspomniano, łączący je powiat.

     Jak faktycznie rozpoczeło się partnerstwo małych gmin Włodawskiego Obszaru Funkcjonalnego? 12 kwietnia 2013 r. rozstrzygnięto "Konkurs dotacji na działania wspierające jednostki samorządu terytorialnego w zakresie planowania miejskich obszarów funkcjonalnych". Minister Rozwoju Regionalnego podjął decyzję o zwiększeniu budżetu konkursu do kwoty 50 mln złotych, co pozwoliło dofinansować 32 projekty spośród 78 złożonych w konkursie. Wniosek Gminy Miejskiej Włodawa dotyczący utworzenia miejskiego obszaru funkcjonalnego zajął 2 miejsce w rankingu. 29 maja 2013 r. podpisano umowę na realizację projektu „Włodawski Obszar Funkcjonalny – nowy wymiar partnerstwa w polityce regionalnej”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013. Uzyskane dofinansowanie wynosi 820.980,00 zł. i stanowi 90% kosztów kwalifikowalnych zgłoszonego projektu wynoszących 912.200,00 zł. Okres realizacji projektu zaplanowano od 1 czerwca 2013 do 31 marca 2015 roku.

     Celem głównym projektu stało się określenie granic i potencjalnego kierunku rozwoju miejskiego obszaru funkcjonalnego Włodawy, opracowanie strategii rozwoju obszaru a także upowszechnienie podejścia funkcjonalnego w planowaniu przestrzennym, promocja zintegrowanego, partnerskiego podejścia do problemów obszaru. Zaplanowano do realizacji następujące cele szczegółowe:

1) Rozwój i wzmocnienie powiązań funkcjonalnych między miastem a jego otoczeniem,
2) Prawidłowe wyznaczenie granicy miejskiego obszaru funkcjonalnego (delimitacja),
3) Identyfikacja wspólnych celów rozwojowych,
4) Wsparcie gmin partnerskich w zakresie przygotowania dokumentacji dla projektów w ramach perspektywy finansowej 2014-2020 oraz partnerskie podejście do kluczowych zagadnień dotyczących obszaru w kontekście celów tematycznych funduszy na lata 2014-2020,
5) Wspieranie terenu obszaru w zakresie jego atrakcyjności jako miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, miejsca zamieszkania i dostarczania usług,
6) Przeciwdziałanie problemom rozwojowym ośrodka lokalnego - Włodawy, a co za tym idzie depopulacji tego obszaru oraz utraty jego funkcji gospodarczych,
7) Wsparcie we wdrażaniu założeń wynikających z KPZK dotyczących planowania na obszarach funkcjonalnych,
8) Wzmocnienie współpracy między partnerskimi JST koniecznej do realizacji wspólnych działań.

     Zaplanowane działania miały na celu m.in. wzmocnienie współpracy między partnerskimi JST oraz powiązań funkcjonalnych między miastem Włodawa a jego otoczeniem. Działania dobrano tak, aby osiągnąć cele projektu, spełniając warunek racjonalności. Zostały poprzedzone przeprowadzeniem wstępnej analizy. Opracowanie wspólnego dokumentu o charakterze planistycznym wymagało zdiagnozowania obszaru funkcjonalnego i wyznaczenia dla niego kierunków rozwoju. Opracowany dokument ten nie dotyczy każdej gminy z osobna, lecz obejmuje cały obszar funkcjonalny z uwzględnieniem efektu synergii, wynikającego ze wspólnych działań, wymiany doświadczeń i rozwoju pratnerstwa. Wykonano analizę mającą na celu zweryfikowanie poprawności określenia granic obszaru funkcjonalnego oraz określenie różnych wariantów jego zasięgu.

Efektem działań diagnostycznych było wskazanie inwestycji wynikających z diagnozy kierunków rozwoju, ważnych ze względu na ich szersze oddziaływanie (z punktu widzenia funkcjonowania całego obszaru, a nie tylko przez pryzmat korzyści jednej tylko gminy). Dla inwestycji wynikających z diagnozy przygotowano komplety dokumentów, w tym dokumenty techniczne, dokumenty przetargowe, dokumenty dotyczące oceny oddziaływania na środowisko.

     Wyboru inwestycji, dla których przygotowana zostanie dokumentacja techniczna w ramach projektu, dokonają wspólnie partnerzy projektu w oparciu o wskazania strategii oraz możliwość uzyskania dofinansowania inwestycji ze środków funduszy strukturalnych w ramach perspektywy finansowej 2014-2020. Szacunkowa ilość sporządzonych dokumentacji - 18 sztuk.

Zorganizowano również 3 konferencje o charakterze szkoleniowym. Ponadto powstała  strona internetowa projektu oraz wydano praktyczne materiały informacyjno-promocyjne: mapy, foldery oraz ścienne kalendarze opisujące obszar funkcjonalny w kontekście realizacji projektu. Publikacje te przybliżają odbiorcom ideę zintegrowanego podejścia do planowania na obszarach funkcjonalnych, a jednocześnie wypełniają rolę informacyjno-promocyjną, dotyczącą współfinansowania przedsięwzięć w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013.

Rezultaty wdrożenia narzędzia

     Produkty projektu zwiększają szanse partnerskich JST na uzyskanie dofinansowania zewnętrznego. Gminy dysponują dysponować dokumentacją techniczną (oszczędność środków finansowych), inwestycje zostaną starannie zaplanowane i realizowane w partnerstwie (aspekt jakościowy, synergia działań). Pozyskanie funduszy na rozwój obszaru funkcjonalnego staje się więc bezpośrednim rezultatem projektu. Udział w projekcie zwiększa świadomość uczestników w tym kierujących JST w zakresie KPZK i podejścia funkcjonalnego. Aspektem jakościowym jest też wypracowanie trwałych zasad współpracy i wymiany doświadczeń szczególnie w obszarze powiązań funkcjonalnych między miastem a jego otoczeniem. Projekt ma fundament w postaci porozumienia poprzedzonego przyjęciem uchwał intencyjnych przez JST. Efekty projektu - jak strategia regionu - będą trwałe, zostaną udostępnione szerokiemu ogółowi. Działania projektu spowodują kompleksowe zdefiniowanie i rozwiązanie głównych problemów na obszarze funkcjonalnym - wykraczającym poza granice pojedynczej gminy. Wdrożenie rezultatów nastąpi poprzez wspólne działania gmin partnerskich np. podczas aplikowania i realizacji projektów w latach 2014-2020. Realizacja szczegółowo zaplanowanych i wyselekcjonowanych inwestycji przełoży się na wzrost konkurencyjności regionu, co gwarantuje trwałość rezultatów. Wzrośnie wartość obszaru w zakresie jego atrakcyjności jako miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, miejsca zamieszkania i dostarczania usług.

     Skuteczną realizację przedsięwzięcia, współfinansowanego ze środków Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna (2007-2013), zapewniło elastyczne podejście do zarządzania partnerstwem. W dialogu i komunikacji wykorzystano model współpracy w zespołach rozproszonych, zwanych także zespołami wirtualnymi. Kwestią kluczową okazało się zbudowanie zespołu pracowników średniego szczebla – koordynatorów, nadzorującego działania na terenie każdej z gmin i zapewniającego szybki przepływ informacji, w tym sprawną komunikację zwrotną. Fundamentem modelu stał się silny zespół zarządzający partnerstwem na poziomie operacyjnym. Mimo, że gminy delegowały do współpracy osoby o różnym doświadczeniu i motywacji, pracujące zarazem na zróżnicowanych stanowiskach, organizacja „centrum zarządzania wirtualnego” zakończyła się sukcesem.

     Koordynatorom wyznaczono zadania: zapewnienie sprawnej komunikacji w partnerstwie, nadzór nad terminowym przygotowaniem dokumentów, zmierzający do efektywnego podejmowania decyzji, składających się na proces realizacji zadań i ich monitorowania. Okazało się, że wdrożone rozwiązanie wzmacnia zaangażowanie partnerów, wyzwalając dodatkową inicjatywę. Zespół koordynatorów cieszył się stałym wsparciem liderów samorządowych, którzy świadomie delegowali kompetencje, decentralizując proces bieżącego zarządzania. Model wdrożono w jednostkach samorządowych, które w większości tworzą małe gminy (poniżej 15 tys. mieszkańców) na obszarach wiejskich.

     Strukturę współpracy ambitnie oparto na atrybutach zespołu idealnego. Zalicza się do nich: zaufanie, zaangażowanie, kreatywność, współpracę, różnorodność, a także silne przywództwo lidera, wspomagającego pracę członków zespołu40. Metoda ta w praktyce okazała się skuteczna także w zespołach wirtualnych, na terenach wiejskich Włodawskiego Obszaru Funkcjonalnego, skazywanych raczej na peryferyjność. Na efektywność tych działań znaczący wpływ wywarły również szkolenia w ramach Projektu Predefiniowanego. We włodawskim modelu zarządzania zespołami rozproszonymi podmiotami partnerstwa stali się konkretni, zaangażowani ludzie, którzy w konsekwencji decydują o powodzeniu międzysamorządowej współpracy.

Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją
Replikacja doświadczeń partnerstwa włodawskiego jest realna i możliwa. Nie potrzeba do tego warunków laboratoryjnych, ale przede wszystkim wzajemnego zaufania, sprawności organizacyjnej oraz samozdyscyplinowania partnerów. Zarządzanie rozproszone pozwala na oszczędność kosztów, czasu i energii, którą partnerzy i koordynatorzy mogą przeznaczyć na realizacje swoich pasji - działajac dla dobra wspólnego i swojej lokalnej ojczyzny.

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.

  Wsparcie udzielone przez Norwegię, Islandię i Lichtenstein  Norweski Związek
Władz Lokalnych
i Regionalnych