Budowanie kompetencji do współpracy międzysamorządowej i międzysektorowej jako narzędzi rozwoju lokalnego i regionalnego
Strona główna
Usługi społeczne
Usługi techniczne
Rozwój instytucjonalny
Efektywność energetyczna
Współpraca JST-NGO
Współpraca między JST
» Praktyki
Dialog społeczny
Mapa Praktyk
Inne bazy danych
Publikacje i dokumenty
Portal jst.org.pl

1.405.534
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.

Wsparcie udzielone przez Norwegię, Islandię
i Lichtenstein

 Współpraca między JST : Praktyki
Nowosądecka Akademia Samorządowa

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.


Opis sytuacji przed wdrożeniem

W 2008 r w Starostwie Powiatowym w Nowym Sączu zatrudniony został pełnomocnik zarządu, którego zadaniem było pozyskanie dla powiatu środków Unijnych.

W 2009 r. pełnomocnik zarządu pozyskał środki z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na dwa projekty edukacyjne o łącznej wysokości ok. 10 mln pln. Okazało się że ze względu na dużą złożoność i formalizm procedury realizacyjnej projektu a także ze względu na ograniczone zasoby ludzkie oraz równolegle prowadzoną działalność przy realizacji innych działań powiatu, Wydział Finansów Starostwa Powiatowego nie był w stanie podołać w pełni wymogom zarządzania i rozliczania projektu.

Decyzją Rady Powiatu postanowiono powołać odrębną jednostkę realizującą dotychczasowy zakres obowiązków pełnomocnika starosty do spraw funduszy europejskich. W ten sposób 1 stycznia 2010 roku zostało utworzone Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich na mocy Uchwały Nr 328/XXXII/2009 Rady Powiatu Nowosądeckiego z dnia 6 listopada 2009 roku. Dotychczasowy pełnomocnik starosty został dyrektorem jednostki i pozostaje nim do dziś.

Ustalono że głównym zadaniem PCFE będzie pozyskiwanie środków unijnych i realizowanie projektów dla Starostwa. Warunkiem powstania Centrum było jego samowystarczalność finansowa, nie obciążająca finansów powiatu.

Równocześnie wynikła potrzeba współpracy z gminami wchodzącymi w skład powiatu.

Przed powstaniem PCFE, do ewentualnej współpracy między gminami lub między powiatem a gminami dochodziło przy okazji realizacji niektórych projektów, głównie infrastrukturalnych. Nie było jednak rzeczywistych stałych 'partnerstw' na poziomie gmin.

Ponadto przeprowadzona inwentaryzacja i diagnoza w Urzędach Gmin pokazała, iż na tamten czas było spore zapóźnienie pod względem cyfryzacji urzędów. Innym problemem była słabość zarządzania finansami publicznymi, co stanowiło dodatkową barierę przy ewentualnym pozyskiwaniu środków zewnętrznych.

Współpraca z większością gmin powiatu rozpoczęła się w 2009 roku (w trakcie tworzenia PCFE) a jej celem było zmobilizowanie gmin dla wspólnej realizacji usług publicznych oraz wspólnych działań, innych niż tylko z zakresu infrastruktury kanalizacyjnej i drogowej. Powodem była świadomość, że gminy nie dysponują odpowiednim zapleczem kadrowym do pisania wniosków, do obsługi projektów, a zwłaszcza do ich rozliczania.

Partnerska współpraca pomiędzy PCFE a gminami powiatu została podjęta również ze świadomością że współdziałanie większości jednostek samorządu terytorialnego pozwoli uzyskać silny efekt synergii podjętych działań oraz zapewni ich kompleksową i efektywną obsługę.

Obecnie współpraca pomiędzy PCFE a gminami jest ciągła i pod względem zarządzania projektami ze środków unijnych ma znamiona partnerstwa międzygminnego.  

Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań

Centrum jest jednostką powiatową, ma za zadanie przystępowanie do projektów unijnych i podejmowanie działań dla powiatu, z budżetu zadań powiatu.

PCFE, reprezentując Powiat Nowosądecki, utworzyło i koordynuje pracą zespołu przygotowującego propozycje projektów i przedsięwzięć, których celem jest przeciwdziałanie występujących na terenie powiatu problemów.

Na początku działalności, PCFE zdiagnozowało zarówno sytuację Urzędów Gminnych (zapóźnienie w cyfryzacji urzędów oraz słabość zarządzania finansami publicznymi) oraz potrzeby mieszkańców gmin.

Zdiagnozowane problemy JST i mieszkańców subregionu sądeckiego to:

  • bardzo wysokie bezrobocie skorelowane z niewystarczającą ilością miejsc pracy w subregionie;
  • niski poziom informatyzacji JST szczebla powiatowego i gminnego (brak świadczenia e-usług przez JST) i skorelowane z tym wykluczenie cyfrowe społeczności lokalnej, zwłaszcza na obszarach wiejskich;
  • niewydolność sieci komunikacyjno -transportowej - zwłaszcza połączenia na trasie Nowy Sącz- Kraków;
  • brak stref aktywności gospodarczej na obszarze powiatu nowosądeckiego;
  • bariery edukacyjne dzieci /młodzieży z obszarów wiejskich- brak jakichkolwiek dodatkowych zajęć edukacyjno- rozwijających.

Również na początku działalności PCFE zrealizowano projekt Zintegrowanych Usług dla Starostwa Powiatowego. Sprawdzono w ten sposób efektywność takiego rozwiązania na sobie. Jednak w 2010 r okazało się że potrzebna jest podobna inicjatywa dla gmin. Centrum skierowało do nich zapytanie o ich ewentualne zainteresowanie wdrożeniem podobnego rozwiązania. Propozycja dotyczyła obsługi projektów dla gmin i spotkała się z pozytywnym odzewem 14 gmin z 16-u stanowiących powiat. W ten sposób centrum zachęciło je do udziału we wspólnym projekcie i ukonstytuowano nieformalne partnerstwo do którego przystąpiło owych 14 gmin.

Podjęta od początku działalności PCFE współpraca z gminami miała na celu poprawę jakości usług publicznych przez nie realizowanych, poprzez wdrażanie rozwiązań instytucjonalnych oraz objęcie wsparciem pracowników urzędów miast i gmin z terenu Powiatu Nowosądeckiego.

Ustalono szereg celów szczegółowych które można streścić następująco:

  • wdrożenie szeregu systemów rozwoju kompetencji oraz procedur monitoringu rozwoju kompetencji pracowniczych kadr JST; podniesienie kwalifikacji łącznie ponad 400 pracowników urzędów z obszaru powiatu;
  • w wyniku powyższego, podniesienie poziomu satysfakcji klientów urzędów gmin objętych wsparciem; podniesienie poziomu zaufania społecznego, poprzez wprowadzenie procedur partycypacji i transparentności; wzmocnienie wykorzystania konsultacji społecznych oraz zwiększenie udziału przedstawicieli organizacji pozarządowych w wykonywaniu zadań gmin;
  • poprawa jakości stanowienia aktów administracyjnych;
  • poprawa systemu zarządzania finansami publicznymi poprzez wdrożenie budżetu zadaniowego;
  • poprawa efektywności działania administracji lokalnej poprzez wdrożenie elektronicznego obiegów dokumentów oraz elektronicznej skrzynki podawczej i wprowadzenie profili zaufanych na platformie e-PUAP.

Od początku współpracy pomiędzy PCFE a gminami zrealizowano kilka projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego:

  • projekt edukacyjny dla szkół gimnazjalnych, polegający na wsparciu 21 szkół z całego powiatu. Łącznie 4800 uczniów objętych zostało wsparciem. Doposażono szkoły za kwotę ok. 11 mln.
  • projekt pod nazwą „Nowosądecka Akademia Samorządowa" mająca na celu reorganizację sposobu pracy gmin poprzez wdrożenie e-usług oraz wprowadzenie zarządzania finansami publicznymi na zasadzie budżetu zadaniowego. Zamiarem było skoncentrowanie wszystkich usług administracyjnych w jednym miejscu, w jednej wielkiej bazie. Projekt jest ciągle realizowany.

W wypadku tego ostatniego, współpraca nad wdrażaniem Elektronicznego Obiegu Dokumentów skoordynowana została poprzez ujednolicenia procedury wprowadzenia tych usług przez 13 gmin (jedna z gmin już wcześniej wdrożyła Elektroniczny Obieg Dokumentów). W ramach współpracy partnerskiej wszystkie gminy zdefiniowały wspólny, jednakowy opis przedmiotu zamówienia. Dokonano zakupu jednakowego dla wszystkich gmin oprogramowania, stanowiącego podstawę funkcjonowania systemu, jednakowego sprzętu komputerowego, wdrożono w jednym czasie w każdej z jednostek samorządu terytorialnego elektroniczne usługi publiczne, zastosowano również dla każdej z jednostek jednakową ścieżkę szkoleń, doradztwa i opieki w trakcie wdrażania e-usług publicznych.

Realizacja usługi powierzona została zewnętrznemu dostawcy, ale z ramienia każdego Urzędu Miasta/Gminy wyznaczony został specjalista ds. systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami (EZD), pełniący rolę lokalnego lidera. Osoba ta odpowiedzialna jest za bieżącą pomoc pracownikom urzędu, kontakt z działem pomocy Dostawcy oraz za merytoryczne funkcjonowanie oprogramowania EZD ponadto wyznaczona została również druga osoba - administratora systemu EZD. Administrator EZD odpowiada za kontakt z działem pomocy i za techniczne funkcjonowanie całego systemu EZD.

Analogiczne podejście jak w przypadku elektronicznego zarządzania dokumentami, zostało zastosowane przy wprowadzeniu kolejnej usługi publicznej tj. zarządzania budżetem gminy metodą zarządzania zadaniowego. W ramach zawiązanej współpracy 14 gmin wspólnie zdefiniowało zakres dostaw i usług, jakie miały zostać zrealizowane w celu wdrożenia metodologii budżetowania zadaniowego. Sama usługa wdrożona została w okresie od maja 2012 r. do marca 2013 r.

W przypadku wdrażania obydwu usług przedstawiciele Centrum oraz poszczególnych gmin odbywali wielokrotnie spotkania, na których wspólnie z wykonawcami przedstawiali problemy pojawiające się w trakcie wdrażania e-usług w Urzędach. Wypracowane wspólnie rozwiązania znajdywały zastosowanie u każdego z Parterów Projektu.

Sposób działania organizacji

Jednostka jest pod względem funkcjonowania w pełni samowystarczalna. Na jej strukturę składa się Wydział Zamówień Publicznych, Wydział Księgowy, oraz Zespoły Merytoryczne do obsługi każdego projektu.

Mechanizm działania Centrum jest następujący: dyrektor Centrum podczas posiedzeń Zarządu Powiatu przedstawia na podstawie przeprowadzonej wcześniej szczegółowej analizy potrzeb (poprzez badania ankietowe przeprowadzone przez PCFE) oraz analizy źródeł finansowania i dostępnych środków, propozycje dotyczące możliwych do realizacji projektów. W przypadku pozytywnego przyjęcia propozycji, Zarząd powiatu podejmuje decyzję o przystąpieniu do projektu. Następnie organizowane są spotkania robocze z wójtami gmin, gdzie określane są możliwe do zrealizowania opcje. Wójtowie decydują o przystąpieniu do danego projektu, ze świadomością rzeczywistych potrzeb mieszkańców, wynikającą z przeprowadzanych przez PCFE ankiet. W dalszej kolejności organizowane są przez Centrum spotkania robocze z oddelegowanymi do projektów przedstawicielami gmin, na których przedstawione są dane z ciągle uaktualnianych ankiet i na których podstawie formułowany jest szczegółowy projekt. Następnie Zarząd Powiatu udziela zgodę na realizację projektu a PCFE podejmuje się jego realizacji.

Personel Centrum jest dobrze przygotowany merytorycznie, zarówno w sferze sytuacji społeczności lokalnych na terenie powiatu jak również w temacie możliwych do wykorzystania środków na realizacje projektów. Dzięki temu gminy nie mają obiekcji do przystępowania do realizacji danego projektu.

Ponadto w Centrum wdrożony jest system zarządzania wewnętrznego, jest też kontrola zarządcza, są organizowane spotkania z kierownikami, dzięki czemu bardzo dobrze funkcjonuje przepływ informacji a zespół Centrum ma pełną kontrolę nad przebiegiem realizacji projektów oraz ich finansów.

Na początku działania Centrum dużo czasu zabrało nauczenie podstawowych form komunikacji pomiędzy Centrum a urzędami gmin (np. wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za kontakt, obsługa skrzynki mailowej). W ciągu 4 lat działalności, efektywność współpracy oraz realizacji projektów znacząco wzrosła.

Centrum funkcjonuje na zasadzie pełnej jawności i kontroli działań zespołu. W zarządzaniu Centrum wykorzystywana jest wiedza wynikająca z metody PRINCE II, określającą ważną rolę struktury organizacyjnej, ze szczegółowo określonym  zakresem obowiązków każdej z osób wyznaczonych do zarządzania projektem („regulamin do wszystkiego"). Instrukcje postępowania są w każdym przypadku jasno i szczegółowo określone, nie pozostawiając miejsca na niepewność i przypadkowość.

Rezultaty wdrożenia narzędzia

Dzięki odpowiednio sformułowanemu statutowi i określonej formie działania, Centrum finansuje się w całości z projektów powiatowych. Dzięki temu nie podejmuje się wspomagania gmin i innych instytucji z konieczności, a finansowy cel działania Centrum nie ma większego znaczenia. Ważna dla tej instytucji jest skuteczność w realizacji projektów a jej finanse są w pełni przejrzyste (co wykazały wszystkie przeprowadzone kontrole, przez wszystkie możliwe instytucje kontrolne).

Współpraca z gminami jest podejmowana na zasadzie dobrowolności gdyż Centrum nie ma tak wyznaczonych zadań. Ta „dodatkowa" działalność wynikła z kontaktów z gminami, gdy okazało się że nie przystępują one do niektórych projektów, ze względu na brak odpowiednio wyszkolonej kadry lub zaplecza merytorycznego do obsługi takich działań.

Centrum funkcjonuje jako instytucja obsługująca powiat i gminy do niego należące i świadczy dla nich usługi w kontekście funduszy europejskich, gdyż z w/w powodów na terenie powiatu nie ma gmin które piszą same projekty. Jednak w działalności PCFE zostały wyraźnie zaznaczona jej ramy: Centrum nie wykonuje zadań gmin i nie bierze udziału w projektach finansowanych na przykład ze środków PROW.

Obecnie również prace grupy roboczej  koncentrują się na przygotowaniu szczegółowych Kart projektów, które planowane są do realizacji w ramach MRPO na lata 2014-2020 w obszarze Sądeckiego Obszaru Funkcjonalnego.

W planach jest utworzenie Sądeckiej Strefy Aktywności Gospodarczej. W wypadku sukcesu tego przedsięwzięcia, PCFE będzie zarządzało strefą jako Spółka Użyteczności publicznej.

Kolejnym projektem do planowanej realizacji jest budowa wielofunkcyjnego szlaku rowerowego obejmującego obszar powiatu.

Od początku swojej działalności i współpracy z gminami, Centrum zrealizowano dotąd (bądź jest w trakcie realizacji) 35 projektów, takie jak projekt „Nowosądecka Akademia Samorządowa", „e-Powiat Nowosądecki"; „Aktywnie w przyszłość".

Realizowane są projekty z zakresu:

-      kształcenia pracowników JST

-      aktywizacji zawodowej poszczególnych grup społeczności lokalnej,

-      Edukacji szkolnej,

-      Turystyki transgranicznej

-      poprawy jakości usług zdrowotnych

-      wsparcia dla organizacji pozarządowych

-      inne projekty społeczne

Z przeprowadzonej przez PCFE analizy wynika że na terenie Polski nie ma drugiej podobnej jednostki. Rozwiązanie polegające na wydzieleniu jednostki do specyficznie określonych zadań powiatu jest unikatowe w skali kraju.

Oszacowanie nakładów poniesionych na realizacje projektu

     Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich w Nowym Sączu jest finansowane w 97% ze środków projektowych, a tylko 3% pochodzi z budżetu powiatu.

     W 2014 r. w Centrum pracuje 51 osób i jest wdrażanych 10 projektów, 23 zostały ukończone.

     Pierwsze projekty zrealizowane przez PCFE - projekty edukacyjne ze środków POKL, opiewały na łączną sumę 10 mln pln.

     Obecnie średni roczny budżet Centrum wynosi 20 mln pln. i jest to budżet większy niż tymi które dysponują poszczególne gminy wchodzące w skład powiatu.

     Przykładowe projekty realizowane przez PCFE:

  • „Nowosądecka Akademia Samorządowa", okres realizacji: 01.04.2011 - 31.03.2013. Celem ogólnym projektu jest poprawa do 03.2013 r. jakości usług publicznych realizowanych przez 14 gmin objętych projektem, poprzez wdrażanie rozwiązań instytucjonalnych oraz objęcie wsparciem 415 pracowników urzędów miast i gmin z terenu powiatu nowosądeckiego.

     Budżet: 4 665 520,00 Zł. Liczba osób objętych wsparciem w ramach projektu: 415. 

  • „Aktywnie w przyszłość", 01.01.2011 r. - 31.12.2012 r. Projekt edukacyjny realizowany w szkołach gimnazjalnych z terenu Powiatu Nowosądeckiego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytetu IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach.

     Budżet: 10 926 859,68 zł.  Liczba osób objętych wsparciem: 3189 uczniów szkół gimnazjalnych z terenu gmin powiatu.

  • „Sądeckie konsultacje społeczne", okres realizacji: od 2 stycznia 2014 do 31 maja 2015 (projekt jest w trakcie realizacji). Celem projektu jest wzmocnienie procedur konsultacji społecznych dotyczących regulacji prawnych i polityk publicznych na obszarze Powiatu Nowosądeckiego poprzez organizację 22 spotkań konsultacyjnych.

     Budżet:246 460 zł, w tym budżet dla Powiatu Nowosądeckiego 154 310 zł. Liczba osób objętych wsparciem: planowana liczba osób, które wezmą udział w konferencjach: 160 stan realizacji na dzień 30.11.2014: 129 (zrealizowano 2 na 4 konferencje) planowana liczba osób, które wezmą udział w konsultacjach społecznych: 420 stan realizacji na dzień 30.11.2014: 599 (zrealizowano 17 na 22 konsultacje).

  • „e - Powiat Nowosądecki", okres realizacji: 01.01.2014 - 30.06.2015 (projekt jest w trakcie realizacji). Celem projektu jest wzmocnienie potencjału 14 JST z obszaru Powiatu Nowosądeckiego w zakresie wdrożenia standardów świadczenia elektronicznych usług publicznych oraz elektronicznej wymiany korespondencji za pomocą e-PUAP w okresie do 30 czerwca 2015r.

Budżet: 3 515 085 zł, w tym wkład własny niepieniężny 527 262,75 zł. Liczba osób objętych wsparciem: planowana liczba osób objętych wsparciem: 549. Stan realizacji na dzień 30.11.2014: 563

Współpraca ze społeczeństwem obywatelskim

W pracy PCFE podstawowym narzędziem działania są cykliczne konsultacje społeczne (badania ankietowe), dzięki którym dyrekcja Centrum jest na bieżąco poinformowane o sytuacji gmin i społeczności lokalnej, o ich potrzebach i oczekiwaniach oraz o poziomie jej zadowolenia lub niezadowolenia ze świadczonych przez JST usług. Robione są też badania w gminach w których nie są wdrażane projekty, uzyskując w ten sposób materiał porównawczy.

Wyniki ankiet są upubliczniane na stronie internetowej Centrum. Stanowi to mocny argument przy przedstawianiu wójtom propozycji projektów do realizacji.

Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich obecnie uruchamia portal służący wymianie informacji między powiatem a organizacjami pozarządowymi i mieszkańcami (projekt ,,Sądeckie konsultacje społeczne").

Wcześniej też w ramach projektu „Nowosądecka Akademia Samorządowa" prowadzone były badania satysfakcji klientów urzędów gmin z obszaru powiatu. W badaniu wzięło udział 1454 osoby. Podczas 18 konsultacji społecznych zbierano opinie mieszkańców nt. największych potrzeb, barier rozwojowych i działań, które trzeba podjąć aby je zminimalizować.

Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją

Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich, pod względem miejsca w strukturze Starostwa Powiatowego oraz celów i sposobu działania jest unikatową instytucją w skali kraju.

     Jej działalność opiera się na kilku wyraźnie określonych założeniach i mechanizmach:

     -      Gruntowna analiza i szczegółowa znajomość źródeł i mechanizmów finansowania projektów z funduszy europejskich,

     -      przeprowadzanie ciągle uaktualnianych badań ankietowych sytuacji w gminach, dotyczących potrzeb i oczekiwań społeczności lokalnych,

     -      przeprowadzanie ciągle uaktualnianych badań sytuacji w gminach, dotyczących świadczonych przez JST usług,

-      bardzo jasno określone zakresy obowiązków i zadań, zarówno pracowników PCFE jak i grup roboczych składających się z przedstawicieli gmin z którymi Centrum współpracuje przy określonych projektach,

     -      jasno określone mechanizmy finansowania działalności Centrum,

     -      dokształcanie w sposób ciągły pracowników PCFE w zakresie potrzebnym do realizacji jego celów,

     -      organizowanie funduszy na szkolenia dla pracowników JST z obszaru powiatu w zakresie dostarczania nowoczesnych usług oraz realizacji projektów unijnych,

     -      wyznaczanie przez gminy jednej osoby do kontaktu przy każdym projekcie, pełniącym rolę lokalnego lidera, odpowiedzialnego za prawidłową jego realizację.

Zastosowany w Centrum system zarządzania określany jest przez jej dyrekcję jako 'opiekuńczy i bardzo merytoryczny' (na bazie metodyki zarządzania PRINCE2). Dyrekcja jest pierwszą instancją która zapoznaje się ze wszystkimi dostępnymi dokumentami, zarówno z dokumentami podstawowymi jak i dodatkowymi. Wymagana jest również podobna znajomość dokumentów - w określonych zakresach - od pozostałych pracowników jednostki. Takie podejście jest stosowane w celu uniknięcia błędów ludzkich przy realizacji zadań.

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.

  Wsparcie udzielone przez Norwegię, Islandię i Lichtenstein  Norweski Związek
Władz Lokalnych
i Regionalnych