Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego (gminach i powiatach)
Strona główna
Usługi społeczne
Usługi techniczne
Rozwój instytucjonalny
» Zarządzanie strategiczne
» Zarządzanie zasobami
» Zarządzanie personelem
» Partnerstwo
» Zarządzanie usługami
Efektywność energetyczna
Współpraca JST-NGO
Współpraca między JST
Dialog społeczny
SMUP
Mapa Praktyk
Inne bazy danych
Publikacje i dokumenty
Portal jst.org.pl

1.549.926
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.


 Rozwój instytucjonalny : Zarządzanie strategiczne
Usprawnienie procesu tworzenia i publikowania aktów stanowionych przez organy powiatu

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.


Opis sytuacji przed wdrożeniem

Organy jednostek samorządu terytorialnego przy stanowieniu aktów prawa miejscowego są zobowiązane do stosowania zasad techniki prawodawczej (podstawa prawna Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r.  w sprawie „Zasad techniki prawodawczej".). Zaleca się również by przy tworzeniu aktów prawnych o charakterze innym niż akty prawa miejscowego zasady te również były stosowane.

Za przygotowanie projektu aktów stanowionych przez organy powiatu w powiecie lubaczowskim odpowiadają różne komórki organizacyjne starostwa, często przy współpracy z  innymi jednostkami organizacyjnymi powiatu. Skutkiem tego projekty aktów prawnych przedkładane organom do przyjęcia często nie odpowiadały pod względem technicznym wymogom zasad techniki legislacyjnej, a poszczególne wzory dokumentów tego samego organu różniły się pomiędzy sobą (różna, czcionka, stosowanie kursywy, brak kropek po numerach paragrafów, różnice w oznaczeniu organów itp.). Ponadto przy pracy wielu osób nad jednym dokumentem nie istniało narzędzie umożliwiającego koordynację tych prac oraz kontroli zmian w treści dokumentu wprowadzonych na etapie sporządzania projektu. Dostępne programy w zakresie wspólnej pracy nad jednym dokumentem nie były wykorzystywane przez pracowników. Często nie było możliwe zidentyfikowanie osoby, która wprowadziła zmianę w projekcie dokumentu. Z wyżej wymienionych powodów kierownictwo urzędu zdecydowało o poszukaniu narzędzia, które zaradzi wskazanym wyżej problemom.
Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań

(poniższe informacje opracowane na podstawie danych ze strony producenta systemu)

Pracownicy starostwa powiatowego, w specjalnie dedykowanym do tego celu programie komputerowym, dostępnym za pośrednictwem przeglądarki internetowej, tworzą projekty aktów prawnych a następnie publikują akty po ich przyjęciu przez uprawnione do tego organy.

System wykorzystywany przez powiat lubaczowski jest podzielony na dwie funkcjonalnie strefy, w których udostępniane są właściwe grupy dokumentów:

  • strefa publiczna - przeznaczona dla obywateli, którzy chcą znaleźć interesujący ich dokument. Strefa dostępna jest bez konieczności logowania się do systemu.
  • strefa urzędu - przeznaczona dla pracowników uczestniczących w procesie tworzenia i legislacji projektu aktu oraz zarządzających zbiorem dokumentów, która wspiera pracę w zakresie zarządzania zbiorem aktów normatywnych. Dostęp do strefy mają pracownicy, którym nadano uprawnienia.

Funkcje strefy publicznej może pełnić rolę BIP w zakresie publikacji aktów normatywnych.

Pracując w systemie pracownicy urzędu  zobowiązani do umieszczania aktów prawa nie muszą wykonywać dodatkowych czynności związanych z udostępnianiem aktów w BIP. Akty normatywne przeznaczone do publikacji udostępniane są w formacie PDF. W treści aktu znajdują się aktywne linki do załączników i innych aktów wywoływanych oraz wizualizacja podpisu elektronicznego. Załączniki do aktu mogą być sporządzone w dowolnym formacie. Przeglądając stronę można jednym kliknięciem przełączyć się na widok BIP i poszukać interesującego dokumentu według kadencji, rocznika, posiedzeń, daty podjęcia oraz skorowidzu rzeczowego.

W strefie urzędu aplikacji, pracownicy obsługują wszystkie etapy procesu legislacji aktu (projektowanie, opiniowanie, akceptacja, podpisywane i publikację) oraz zarządzają zbiorem aktów w formie elektronicznej.

System wyposażono w dedykowany edytor XML umożliwiający sporządzanie dowolnego typu aktu o najbardziej złożonej strukturze i treści. Struktura aktu jest zgodna z formatem EDAP co pozwala na zaimportowanie do systemu wszystkich wcześniej utworzonych aktów w tym formacie.

System umożliwia wskazanie wielu osób o zróżnicowanych rolach, uczestniczących w pracach nad projektem aktu (edycja, akceptacja, podpisywanie, opiniowanie itp.). Przy wykonywaniu najważniejszych czynności, system analizuje strukturę aktu, jego zawartość oraz wymagane metadane. Użytkownik jest na bieżąco informowany o występujących brakach w dokumencie.

System rejestruje każdą zmianę treści i metadanych aktu, tworząc historię jego życia. Rejestrowane są kolejne wersje treści dokumentu od momentu jego utworzenia do uchwalenia z określeniem czasu i użytkowników, którzy je sporządzili.

Załączniki lub inne dokumenty przywołane w treści aktu mogą być podlinkowane. Dzięki temu możliwa jest szybka nawigacja pomiędzy dokumentami bezpośrednio z treści aktu normatywnego. Do każdego wyświetlanego aktu dołączana jest informacja jego aktualnym statusie, relacjach i powiązaniach z innymi aktami oraz datach związanych z aktem (data uchwalenia, publikacji, wejścia w życie itd.). Poprzez system linków, użytkownik może łatwo nawigować pomiędzy dokumentami powiązanymi.

Dokumenty gromadzone w systemie mogą być dowolnie grupowane. Akty prawa miejscowego czy akty normatywne wewnętrzne wyświetlane są pod odrębnymi pozycjami menu systemu.

Podpisywanie i kontrasygnowanie dokumentów. Podpisywanie dokumentu wykonuje się z poziomu systemu i nie wymaga instalowania odrębnego oprogramowania. Podpis wizualizowany jest w treści aktu.

Zalety narzędzia to:

  • możliwość  zarządzania treścią i cyklem życia wszystkich aktów normatywnych tworzonych w jednostce;
  • obsługa przez przeglądarkę internetową, która nie wymaga instalowania dodatkowego oprogramowania i udostępnia system z każdego miejsca.
  • kontrola nad wersjami dokumentów i procesem legislacji.
  • jednolity wygląd wszystkich dokumentów.
  • zwiększony poziom zaufania do treści dzięki aktualnej informacji o statusie dokumentu.
Rezultaty wdrożenia narzędzia
  • w zakresie prawa lokalnego automatyzacja aktualizacji BIP;
  • usprawnienie archiwizacji dokumentów;
  • poprawa jakości obsługi klienta poprzez stworzenie bazy umożliwiającej szybki dostęp do aktów normatywnych;
  • wdrożenie systemu umożliwia bardziej efektywne zarządzanie czasem pracownia. Co prawda samo wdrożenie narzędzia wymaga zaangażowania dodatkowego czasu pracowników niemniej jednak jest to „inwestycja", która z czasem się zwraca;
  • udostępniania aktów, których publikacja nie jest obowiązkowa przyczynia się również do poszerzenia ustawowego prawa mieszkańców do informacji publicznej, z drugiej strony powinna ograniczać koszty jej udostępnienia na wniosek strony. Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej udostępnienie danych w BIP oznacza, że podmiot nie jest już zobowiązany do jej udostępnienia na wniosek strony w formie wskazanej przez stronę (np. w postaci wydruku).
Oszacowanie nakładów poniesionych na realizacje projektu

Koszt finansowy to wykupienie dostępu do witryny dla pracowników upoważnionych do

Ponieważ jednak powiat uczestniczył w przedsięwzięciu na zasadzie pilotażu narzędzia koszty na dzień dzisiejszy są symboliczne. Nakładem poniesionym na realizację projektu jest również czas pracy pracowników poświęcony wdrożeniu rozwiązania. Ten ostatni nakład zwróci się jednak przy założeniu, że wdrożenie narzędzie usprawni i przyśpieszy pracę urzędników.

Zasady równości płci

Program nie narusza zasady równości szans kobiet i mężczyzn. Dostęp do aktów stanowionych przez organy powiatu jest równy dla osób obu płci.

Współpraca ze społeczeństwem obywatelskim

Wdrożenie praktyki bez wątpienia przyczynia się do rozwoju społeczeństwa obywatelskiego. Mieszkańcy uzyskali przydatne narzędzie do monitorowania aktów prawa miejscowego oraz innych aktów stanowionych przez powiat. System zawiera rozbudowaną wyszukiwarkę. Po przełączeniu do widoku BIP przeglądać zawartość można przeglądać według kadencji, roczników, posiedzeń, daty podjęcia dokumentu oraz z wykorzystaniem skorowidzu rzeczowego. Program wykorzystywany przez powiat ma jeszcze wiele innych funkcjonalności (np. zakładka projekty aktów normatywnych, możliwość integracji z systemem konsultacji społecznych), z których obecnie starostwo nie korzysta a które jeżeli w przyszłości będą wykorzystywane będą sprzyjały udziale społeczeństwa w lokalnej debacie publicznej.

Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją

Przed wdrożeniem programu pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie aktów prawa miejscowego należy po pierwsze przekonać o zasadności wprowadzenia nowego narzędzia po drugie przeszkolić w zakresie korzystania z oprogramowania. Jak każda zmiana także i taka może początkowo budzić opór wśród pracowników. Pracownicy często są przyzwyczajeni do dotychczasowego sposobu pracy nawet jeżeli ma on wady.

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.

 Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi
i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego
(gminach i powiatach)
 Związek
Miast Polskich
Związek
Gmin Wiejskich RP
Związek
Powiatów Polskich