Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego (gminach i powiatach)
Strona główna
Usługi społeczne
Usługi techniczne
Rozwój instytucjonalny
» Zarządzanie strategiczne
» Zarządzanie zasobami
» Zarządzanie personelem
» Partnerstwo
» Zarządzanie usługami
Efektywność energetyczna
Współpraca JST-NGO
Współpraca między JST
Dialog społeczny
Mapa Praktyk
Inne bazy danych
Publikacje i dokumenty
Portal jst.org.pl

1.381.310
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.


 Rozwój instytucjonalny : Zarządzanie strategiczne
Usprawnienie funkcjonowania Gminnego Ośrodka Kultury w Łącku poprzez reorganizację systemu kontroli zarządczej

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja   :.


Opis sytuacji przed wdrożeniem

Gminny Ośrodek Kultury w Łącku jest jednostką budżetową  Gminy Łącko powołaną przez Naczelnika Gminy Łącko zarządzeniem Nr 19/83 z dnia 30 grudnia 1983 r. Aktualnie bezpośredni nadzór nad działalnością Ośrodka Kultury sprawuje wójt  gminy Łącko.

Gminny Ośrodek Kultury prowadzi wielokierunkową działalność zgodną z polityką kulturalną państwa, w tym realizuje zadania w zakresie edukacji kulturalnej, wychowania przez sztukę i upowszechniania kultury. Zadania te ośrodek kultury realizuje poprzez rozpowszechnianie, rozbudzanie i zaspokojanie potrzeb kulturalnych mieszkańców gminy Łącko.

W ramach swoje działalności Gminny Ośrodek Kultury w Łącku:

1) organizuje spektakle, koncerty, wystawy, odczyty,

2) organizuje imprezy rozrywkowe i turystyczne,

3) współpracuje z amatorskimi zespołami artystycznymi, twórcami ludowymi, Kołami Gospodyń Wiejskich, zespołami zainteresowań działającymi na terenie gminy Łącko,

4) prowadzi działalność wydawniczą,

5) promuje dobra kulturalne gminy Łącko,

6) kultywuje tradycje regionalne,

7) organizuje konkursy dla dzieci, młodzieży i dorosłych o różnorakim charakterze.

W ramach GOK w  Łącku funkcjonują  Izba Regionalna, w której znajdują się eksponaty, dokumenty historyczne, itp. związane z historią i życiem mieszkańców gminy Łącko oraz Ognisko Muzyczne w którym dzieci i młodzież uczą się podstaw w zakresie gry na instrumentach muzycznych - pianino, akordeon, klarnet, gitara, skrzypce, trąbka
i instrumenty dęte.

Na czele ośrodka kultury stoi dyrektor. W ośrodku kultury zatrudnieni są: instruktor ds. opieki nad amatorską twórczością artystyczną, instruktor ds. organizowania imprez, referent ds. administracji i główny księgowy - wszyscy na umowę o pracę. Instruktorzy Ogniska Muzycznego, dyrygent orkiestry, kierownik zespołu regionalnego oraz palacz i  sprzątaczka są zatrudnieni w ramach umowy zlecenie.

Podstawowymi regulacjami wewnętrznymi  organizujący jednostkę są statut i regulamin organizacyjny. GOK posiada strukturę organizacyjną stanowiskową brak jest komórek organizacyjnych i stanowisk kierowniczych średniego szczebla. Podstawowe zadania związane z funkcjonowaniem jednostki wykonują pracownicy zatrudnieni na umowę
o pracę. Pracownicy obsługi i specjaliści prowadzący określone formy aktywności artystycznej i kulturalnej są zatrudnieni na umowę zlecenie.

Diagnoza sytemu zarządzania GOK w Łącku przeprowadzona na podstawie przeglądu podstawowych regulacji wewnętrznych wykazała że:

1) Regulacje organizujące jednostkę (statut i regulamin organizacyjny) były nieaktualne
i powstały po części w oparciu o nieistniejące już podstawy prawne, a w przypadku regulaminu organizacyjnego nie zostały zatwierdzone przez Wójta Gminy Łącko.

2) Struktura organizacyjna jednostki nie sprzyjała sprawnemu zarządzaniu: 5 stałych samodzielnych stanowisk pracy (4,5 etatu), dużą liczbę zadań wykonywały osoby zatrudnione na umowę zlecenie; brak efektywnego, bezpośredniego nadzoru - cały nadzór sprawuje jednoosobowo Dyrektor; ograniczone możliwości zaprojektowania i wdrażania sprawnych procedur kontroli (w większości przypadków weryfikacji merytorycznej i za-twierdzenia dokonuje jedna osoba - dyrektor).

3) brak procedur lub nieaktualne procedury w zakresie:

a) procedura zarządzania ryzykiem,

b) polityka  rachunkowości, instrukcja  kontroli obiegu dokumentów księgowych,

c) regulaminu zamówień publicznych,

d) regulamin wynagradzania, regulamin szkoleń, kodeks etyczny pracowników,

e) zarządzania informacją: polityka bezpieczeństwa informacji,

f) regulamin kontroli.

4) Jednostka realizowała podstawowe wymogi związane z realizacją zadań statutowych  obowiązkami w zakresie wykonania planu finansowego i sprawozdawczości budżetowej.

5) Jednostka nie wykazywała dużej aktywności i efektywności w zakresie pozyskiwania środków ze źródeł zewnętrznych na rozszerzenia swej działalności.

Jak wynika z powyższego system zarządzania GOK w Łącku nie spełniał  wymogów w  zak-resie organizacji   i funkcjonowania. Jego  stan uniemożliwiał  rozwój  jednostki,  zarówno  pod względem liczby  wykonywanych  zadań, jak  i ich efektywności. Wprowadzenie zmian w funkcjonującym  systemie, podnoszących jakość zarządzania do poziomu standardów kontroli zarządczej wymagało jego  reorganizacji i opisania w formie procedur wewnętrznych, których realizacja z czasem przyniesie  zakładane efekty. Zadanie to  jednak przerastało możliwości kadrowe GOK i wymagałoby udziału specjalistów z zewnątrz.

Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań

Realizacja projektu "Usprawnienie funkcjonowania Gminnego Ośrodka Kultury  w Łącku poprzez  reorganizację systemu kontroli zarządczej jednostki" składa się z następujących podstawowych działań:

I. Opracowanie  przez  Dyrektora  GOK koncepcji   Projektu  -  konsultacje  z  pracow-nikami jednostki.

II. Przyjęcie przez Wójta Gminy Łącko koncepcji Projektu, harmonogramu działań oraz zatwierdzenie projektu budżetu Projektu - dokonanie stosownych zmian w planie finansowym GOK.

III. Powołanie przez Dyrektora GOK zespołu zadaniowego do opracowania i wdrożenia projektu „Usprawnienie funkcjonowania Gminnego  Ośrodka Kultury w Łącku poprzez reorganizację systemu kontroli zarządczej jednostki" w skład którego wchodzą: wyznaczony pracownik GOK jako przewodniczący; 2 pracowników GOK, 3 pracowników Urzędu Gminy w Łącku: audytor wewnętrzny (w  ramach czynności doradczych), radca prawny oraz informatyk - wskazanie zadań zespołu
i poszczególnych jego członków wraz z terminem ich wykonania.

IV. Realizacja Projektu przez zespół zadaniowy zgodnie z zatwierdzonym harmono-gramem.

1. Aktualizacja  statutu regulaminu organizacyjnego: uzyskanie zgodności z wymo-gami prawa w zakresie formy i zakresu działalności  jednostki, przypisanie zadań jednostki poszczególnym jej pracownikom, wprowadzenie możliwości tworzenia zespołów zadaniowych (składających się z pracowników jednostki i osób z zew-nętrz) do projektowania i realizacji najważniejszych zadań/imprez, określenie zasad funkcjonowania zespołów zadaniowych, określenie zasad komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz kontroli i nadzoru nad realizacją poszczególnych zadań.

2. Opracowanie projektów  procedur kontroli zarządczej na bazie przepisów ustawy o finansach publicznych, standardów kontroli  zarządczej oraz zasad dobrej praktyki, w tym:

a)  procedury zarządzania ryzykiem wraz z zasadami monitoringu  realizacji zadań w celu             usprawnienia  zarządzania oraz wdrożenia  elementów zarządzania zadaniowego/projektowego: określenie głównych celów działania i zadań w obrębie tych celów,  określenie wskaźników/mierników opisujących zadanie i osoby odpowiedzialnej za jego realizację,

b)  procedur  finansowo-księgowych w  celu uzyskania zgodności z prawem i uwzględnienia zmian organizacyjnych,

c)  regulaminu zamówień publicznych w celu wzmocnienia kontroli procesu udzielania zamówień publicznych i nadzoru ich realizacji udzielanie zamówień w ramach danego zadania/projektu, zachowanie zasady konku-rencyjności,

d)  regulaminu wynagradzania wraz z wykazem wymogów dla danej  kategorii zaszeregowania zasadami awansu zawodowego (elementy wartościowania stanowisk pracy) w celu spełnienia wymogów ustawowych  i podniesienia efektywności pracy,

e)  regulaminu  szkoleń  pracowników  określającego  stan aktualny i potrzeby szkoleniowe jednostki,

f)  polityki bezpieczeństwa informacji w celu  określenia i wdrożenia zasad ochrony informacji w zakresie jej dostępności, integralności i poufności,

g) kodeksu etyki pracowników jednostki w celu określenia standardów zachowań etycznych oraz zasad ich przestrzegania.

3. Zatwierdzenie działań podjętych w ramach realizacji Projektu przez Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury.

4. Przeprowadzenie warsztatów szkoleniowych dla pracowników GOK (zarówno pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, jak i osób zatrudnionych na umowę zlecenie oraz innych zaproszonych osób związanych z działalnością kulturalną w Gminie): zapoznanie ich z celami projektu, projektami procedur, przeprowadzenie próbnej  analizy ryzyka dla wybranego zakresu działalności GOK, wyłonienie liderów - przyszłych szefów zespołów zadaniowych projekto-wych).

V.  Wdrożenie projektowanych regulacji wewnętrznych przez Dyrektora GOK wskazanie osób odpowiedzialnych za wdrożenie poszczególnych regulacji.

VI. Monitoring wdrożenia   działania usprawniające.

Rezultaty wdrożenia narzędzia
  1. Uzyskanie zgodności z prawem procedur wewnętrznych GOK.
  2. Stworzenie zgodnego ze standardami systemu kontroli zarządczej
  3. Zwiększenie poziomu zarządzania jednostką i świadczonych usług publicznych.
  4. Przygotowanie jednostki  do  realizacji większych bardziej rozbudowanych projektów dofinansowywanych ze źródeł zewnętrznych.
  5. Zwiększenie aktywności jednostki w zakresie realizowanych zadań - wzrost aktyw-ności kulturalnej i artystycznej mieszkańców Gminy Łącko oraz Powiatu Nowo-sądeckiego.
  6. Poprawa wizerunku jednostki.
  7. Podniesienie stopnia przygotowania zawodowego pracowników oraz poziomu ich samooceny.
Oszacowanie nakładów poniesionych na realizacje projektu

Zasoby rzeczowe:

1.  3  komputery przenośne z systemem operacyjnym Windows i pakietem MS Office - zapewnione przez GOK.

2.  3 pamięci przenośne o pojemności 1 Gb - zapewnione przez GOK i Urząd Gminy w Łącku,

3.  2 ryzy papieru ksero-  zapewnione przez GOK.

4.  drukarka laserowa - zapewniona przez GOK.

5.  sala do przeprowadzenia warsztatów - zapewniona prtez GOK.

6.  Literatura  specjalistyczna - zapewniona przez GOK

Koszty:

1.  Koszty  osobowe - Umowy zlecenie lub o dzieło dla członków zespołu  zadaniowego do opracowania projektów procedur i przeprowadzenie warsztatów: 6x1500 zł. brutto = 9000 zł.

2.  Koszty rzeczowe: pamięci przenośne, papier ksero, literatura specjalistyczna, woda mineralna, kawa, herbata i paluszki dla uczestników warsztatów- łącznie 500 zł.

Koszty Projektu łącznie: 9500  zł.

Koszty finansowane w całości ze środków ujętych w planie finansowym GOK.

Zasady równości płci

Zasada została zachowana, ponieważ wszystkie działania były kierowane do osób zatrudnionych w urzędzie, a więc realizacja dobrej praktyki odbyła się zgodnie z zasadą równości szans kobiet i mężczyzn.

Współpraca ze społeczeństwem obywatelskim

Współpraca ze społeczeństwem obywatelskim bezpośrednio nie występowała, ponieważ praktyka dotyczyła wewnętrznej organizacji jednostki organizacyjnej gminy. Jednak poprawa zarządzania pośrednio oddziałuje na społeczeństwo obywatelskie, ponieważ unowocześnione procedury zarządzania i wprowadzone innowacje pozwolą też na lepszy kontakt z organizacjami obywatelskimi, których na terenie gminy jest kilka, działających szczególnie właśnie w obszarze kultury.

Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją
  1. Projekt możliwy do zrealizowania w każdej jednostce sektora finansów publicznych.
  2. Reorganizacja sytemu kontroli zarządczej w myśl przepisów znowelizowanej ustawy o finansach publicznych to problem aktualny, z którym zmaga się wiele jednostek.

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja   :.

 Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi
i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego
(gminach i powiatach)
 Związek
Miast Polskich
Związek
Gmin Wiejskich RP
Związek
Powiatów Polskich