Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego (gminach i powiatach)
Strona główna
Usługi społeczne
Usługi techniczne
Rozwój instytucjonalny
» Zarządzanie strategiczne
» Zarządzanie zasobami
» Zarządzanie personelem
» Partnerstwo
» Zarządzanie usługami
Efektywność energetyczna
Współpraca JST-NGO
Współpraca między JST
Dialog społeczny
SMUP
Mapa Praktyk
Inne bazy danych
Publikacje i dokumenty
Portal jst.org.pl

1.583.803
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.


 Rozwój instytucjonalny : Zarządzanie strategiczne
Informowanie o zmianach przepisów prawnych na przykładzie gminy Jabłonna

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.


Opis sytuacji przed wdrożeniem

Przed wdrożeniem opisywanej praktyki informowanie o zmianach przepisów prawnych nie miało systemowego charakteru. Wpływające w ramach prenumeraty numery Dzienników Ustaw trafiały do Sekretarza Gminy, który w miarę posiadanego czasu dokonywał ich przejrzenia i ewentualnego wskazania przepisów, którymi mogłyby być zainteresowane poszczególne komórki organizacyjne. Nie były zagwarantowane: regularność przeglądu nowych przepisów prawnych, weryfikacja wszystkich napływających dzienników urzędowych, a wreszcie ustalenie wszystkich przepisów mogących mieć wpływ na funkcjonowanie gminy. Stan taki prowadził do dużej niepewności prawa.

Wskazane przez Sekretarza przepisy były powielane i dystrybuowane do odpowiednich komórek organizacyjnych, przy czym niejednokrotnie okazywało się, że zakres powielenia jest szerszy niż rzeczywisty zakres zainteresowania komórki organizacyjnej. Prowadziło to do marnotrawstwa czasu (konieczność zapoznawania się z szerszym niż potrzebny zakresem przepisów), jak i papieru.

Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań

Procedura informowania o zmianach przepisów prawnych została wdrożona w Urzędzie Gminy Jabłonna jako jedna z procedur systemu zarządzania jakością w dniu 27 września 2004 roku. Zgodnie z ustaleniem opisany w niej ciąg czynności był realizowany regularnie, z częstotliwością tygodniową i obejmował sześć etapów:

1. Gromadzenie docierających numerów „Dziennika Ustaw"

Numery „Dziennika Ustaw" docierające do Urzędu Gminy były w ramach wchodzącego w skład Wydziału Obsługi Urzędu Biura Obsługi Interesanta gromadzone w jednym zbiorze roboczym. Okres gromadzenia obejmował czas od piątku w tygodniu poprzedzającym do czwartku w kolejnym tygodniu.

2. Przekazanie zbioru „Dziennika Ustaw" do Zespołu Prawnego

Czynność ta była zaplanowana na godziny poranne w piątek każdego tygodnia.

3. Sporządzenie informacji dla pozostałych komórek organizacyjnych

Referent prawny w piątek analizował bezzwłocznie otrzymane egzemplarze „Dzienników Ustaw" pod kątem zmian prawnych dotyczących kompetencji i funkcjonowania Gminy i jej organów. Na tej podstawie sporządzał  informację o wspomnianych zmianach posługując się w tym celu specjalnym formularzem. W kolumnie „zakres zmiany" zamieszczana była krótka charakterystyka wprowadzonej zmiany, w kolumnie „dotyczy" - kody komórek organizacyjnych, których owa zmiana dotyczy. Treść wierszy odnoszących się do nowych uregulowań systemowych (nowe ustawy, przydzielenie nowych lub odebranie starych kompetencji) była wyróżniona poprzez pogrubienie. W przypadku zmian obejmujących swoim zasięgiem kilka komórek organizacyjnych lub dotyczących spraw ustrojowych Gminy, informacja musiała zawierać dołączony (na kolejnych stronach) opis tych zmian.  Informacja winna być sporządzona nie później niż do godz. 15 w piątek. Dopuszczalne było przesunięcie tego terminu na poniedziałek rano w przypadku, gdy zakres zmian wymagał sporządzenia szczegółowego opisu.

4. Przekazanie informacji poszczególnym komórkom

Opracowaną informację zespół prawny przekazywał bezzwłocznie do poszczególnych komórek merytorycznych - na ręce ich kierowników. Kierownicy komórek organizacyjnych byli odpowiedzialni za przekazanie informacji podległym pracownikom. Informacja była przekazywana w celach informacyjnych również osobom zajmującym stanowiska kierownicze Urzędu.

5. Zapoznanie się komórek merytorycznych ze zmianami stanu prawnego

Wszyscy pracownicy byli  zobowiązani zapoznać się z nowymi regulacjami prawnymi w ciągu trzech dni roboczych od dnia otrzymania informacji od zespołu prawnego. Treść zmian była w pierwszej kolejności pozyskiwana w oparciu o funkcjonujący w Urzędzie system informacji prawnej „LEX" włącznie z jego wersją on-line. Dopuszczalne było wykorzystanie urzędowego zbioru „Dzienników Ustaw". Za ewentualne wydrukowanie/powielenie zmian odpowiedzialni bli zainteresowani pracownicy.

6. Archiwizacja „Dzienników Ustaw"

Po upływie trzydniowego terminu referent prawny dokonywał włączenia przeanalizowanego zbioru „Dzienników Ustaw" do głównego zbioru.

Rezultaty wdrożenia narzędzia

Krótko po wprowadzeniu opisywanej dobrej praktyki nastąpiło skuteczne zagwarantowanie aktualności posiadanej przez wszystkich pracowników urzędu wiedzy o obowiązującym stanie prawnym. Znalazło to swoje odbicie w zmniejszeniu liczby decyzji wydawanych w oparciu o nieaktualne przepisy i podniesieniu jakości świadczonych usług administracyjnych.

Oszacowanie nakładów poniesionych na realizacje projektu

Na etapie wdrażania opisywanej dobrej praktyki wyliczono, iż jej jednorazowe przeprowadzenie wiąże się z nakładem około trzech roboczogodzin pracy pracowników oraz nakładem finansowym na poziomie kilku złotych. Przy wykorzystaniu elektronicznej formy przekazywanie informacji pozostają wyłącznie koszty osobowe.

Opisywana praktyka przynosi istotną oszczędność czasu. Wymaga ona bowiem przejrzenia całości nowego materiału normatywnego przez jednego pracownika i zapoznania się z informacją przez wszystkich pozostałych. Alternatywnie każdy z pracowników powinien - w ramach monitoringu - dokonywać przeglądu nowych przepisów. W skrajnym przypadku uzyskaną oszczędność nakładów osobowych na utrzymanie aktualności wiedzy o obowiązującym stanie prawnym można oszacować jako iloczyn pomniejszonej o jeden liczby pracowników urzędu i różnicy czasu potrzebnego na zapoznanie się ze zmianami stanu prawnego w całości i czasu potrzebnego na zapoznanie się z opracowana informacją.

Zasady równości płci

Ze względu na swój charakter opisywana dobra praktyka jest neutralna z punktu widzenia zasady równości szans kobiet i mężczyzn. Informowanie o zmianach przepisów prawnych jest indyferentne

Współpraca ze społeczeństwem obywatelskim

Opisywana praktyka dotyczy wewnętrznego funkcjonowania urzędu jednostki samorządu terytorialnego, a tym samym nie ma bezpośredniego powiązania z funkcjonowaniem społeczeństwa obywatelskiego.

Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją
  1. Opisywana praktyka jest możliwa do wdrożenia w tych jednostkach, które posiadają własną komórkę organizacyjną zajmującą się sprawami prawnymi, a co więcej - zatrudniają w niej nie tylko osoby o uprawnieniach radców prawnych, lecz również referentów prawnych. Rzeczywiste koszty (włącznie z kosztami spraw, w których radca prawny nie mógł ze względu na brak czasu wydać opinii co do prawidłowego postępowania) płynące z wdrożenia praktyki w przypadku outsourcingu usług prawniczych lub dysponowania wyłącznie kadrą z uprawnieniami będą wyższe niż korzyści płynące z wdrożenia praktyki.
  2. Należy zadbać o osoba dokonująca przeglądu aktów prawnych posiadała szeroką (lecz niekoniecznie głęboką) wiedzę z zakresu prawa ustrojowego i materialnego prawa administracyjnego. W przypadku niespełnienia tego wymogu realnym zagrożeniem jest wadliwe sporządzanie informacji - z pominięciem niektórych zmian lub ich nietrafnym przypisaniem do poszczególnych komórek organizacyjnych.
  3. Ze względu na elektronizację dzienników urzędowych opisana praktyka wymaga dostosowania do obecnych uwarunkowań technicznych dystrybucji tychże dzienników.
  4. Wobec postępu technicznego opisana dobra praktyka przy replikacji powinna być zmodyfikowana w sposób wykorzystujący w większym stopniu elektroniczne sposoby komunikacji.
  5. W stosunku do stanu z chwili wdrażania opisywanej dobrej praktyki znacząco rozpowszechniły się - również w administracji publicznej - systemy informacji prawnej, zwłaszcza tworzone przez „wielką trójką" wydawnictw prawniczych (WoltersKluwer - LEX, LexisNexis - LexPolonica, Beck - Legalis). Systemy te zawierają panel aktualności - ze wskazaniem przepisów wchodzących w danym dni w życie, przywołaniem najnowszego orzecznictwa i doktryny, itp. Nie neguje to jednak sensu wdrożenia praktyki. Jej istota polega bowiem na zdjęciu z pracowników obowiązku samodzielnego monitorowania zmian przepisów prawnych - co zajmuje znacznie więcej czasu, jeśli jest wykonywane w sposób rozproszony, przez każdego z pracowników z osobna.
  6. Samo informowanie o zmianach przepisów było wystarczające w czasach prymatu wykładni językowej i praktycznego stosowania zasady clara non sunt interpretanda. Od lat 90. Nawet w polskiej kulturze prawnej zaczynają się pojawiać głosy nakazujące przeprowadzenie wykładni systemowej i funkcjonalnej każdego przepisu i odrzucenie wykładni językowej, o ile tylko prowadzi ona do rażącej sprzeczności z ustaleniami tych ostatnich. Oznacza to, że we współczesnym prawie polskim coraz istotniejszą rolę zaczyna odgrywać orzecznictwo sądowe kształtujące obowiązujący sposób interpretacji poszczególnych przepisów - nieraz bardzo odległy od ich literalnej interpretacji. Jeśli tylko dana jednostka samorządu dysponuje odpowiednimi zasobami kadrowymi można zalecić, by prócz informowania o nowych przepisach w ramach opisywanej praktyki ujęta została również informacja o najistotniejszych orzeczeniach sądowych mogących potencjalnie mieć wpływ na praktykę urzędową.
  7. W przypadku mniejszych jednostek samorządu terytorialnego, zwłaszcza gmin wiejskich, uzasadnione jest rozważenie przygotowywania informacji o zmianach aktów prawnych we współpracy i na potrzeby kilku jednostek.

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.

 Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi
i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego
(gminach i powiatach)
 Związek
Miast Polskich
Związek
Gmin Wiejskich RP
Związek
Powiatów Polskich