Strona główna
Usługi społeczne
Usługi techniczne
Rozwój instytucjonalny
» Zarządzanie strategiczne
» Zarządzanie zasobami
» Zarządzanie personelem
» Partnerstwo
» Zarządzanie usługami
Efektywność energetyczna
Współpraca JST-NGO
Współpraca między JST
Dialog społeczny
SMUP
Mapa Praktyk
Inne bazy danych
Publikacje i dokumenty
Portal jst.org.pl

1.549.778
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.

 Rozwój instytucjonalny : Zarządzanie strategiczne
Opracowanie Podręcznika procedur wdrażania projektu

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.


Opis sytuacji przed wdrożeniem

Przed wprowadzeniem systemu procedur wdrażania projektu w ramach administracji samorządowej nie funkcjonował żaden określony model realizacji zadań projektowych. W związku z czym realizacja projektów odbywała się w sposób nie ustandaryzowany.

Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań

W związku z podpisaniem przez Urząd Miasta umowy dofinansowania ze środków EFRR projektu pn. „Modernizacja ulicy Sulejowskiej od ronda im. E. Gierka do ulicy Projektowanej w Piotrkowie Trybunalskim" został nałożony na Miasto m.in. obowiązek opracowania Podręcznika procedur zarządzania projektem.

Procedury zostały opracowane zgodnie z następującymi dokumentami  opublikowanymi przez Instytucję Zarządzającą dla Beneficjentów SPO-Transport:

  1. Wytyczne dla Beneficjentów Sektorowego Programu Operacyjnego Transport dotyczące przygotowania wewnętrznych procedur zarządzania i kontroli projektu;
  2. Podręcznik dla beneficjentów końcowych „Ogólne zasady zarządzania funduszami strukturalnymi dla Sektorowego Programu Operacyjnego Transport".

Podręcznik procedur zarządzania projektem - jest zbiorem wszystkich procedur obowiązujących na kolejnych etapach realizacji projektu: począwszy od sporządzenia aplikacji, poprzez realizację, promocję, monitoring, ewaluację, a na ostatecznym rozliczeniu skończywszy. Jest jednym dokumentem, swoistym „tekstem jednolitym" obowiązujących przepisów we wszystkich płaszczyznach zarządzania projektem, opisującym szczegółowo wszystkie czynności w procesie realizacji projektu, sposób ich wykonania oraz przyporządkowując do nich określone zasoby.

Karty stanowisk pracy precyzyjnie określają uprawnienia i obowiązki wszystkich uczestników procesu projektowego oraz zastępstwa na czas nieobecności. Zawarte w kartach dane teleadresowe usprawniają wzajemną komunikację.
Karty wzorów podpisów jednoznacznie określają, kto jest uprawniony do podpisywania poszczególnych dokumentów powstających w trakcie realizacji projektu.

Listy kontrolne, tzw. check list, gwarantują bieżącą kontrolę poszczególnych czynności procesu projektowego, a w konsekwencji poprawność ich wykonania oraz zgodność z obowiązującymi standardami. Minimalizują ryzyko popełnienia błędu.

Rezultaty wdrożenia narzędzia

Najważniejszym efektem realizacji projektu jest zainicjowanie projektowego podejścia do zadań wykonywanych przez Urząd Miasta w Piotrkowie Trybunalskim. Podręcznik zarządzania projektem, opisując w szczegółowy sposób wszystkie czynności w procesie realizacji projektu, sposób ich wykonania oraz przyporządkowując do nich określone zasoby, jest egzemplifikacją podejścia projektowego.

W przypadku struktur hierarchicznych, a taka funkcjonuje w Urzędzie Miasta w Piotrkowie Trybunalskim procesy projektowe najczęściej przebiegają w poprzek struktury. Taki stan rzeczy często skutkuje powstawaniem nieporozumień czy wręcz konfliktów, które mogą zagrozić realizacji projektu. Podręcznik, dzięki precyzyjnym zapisom, skutecznie eliminuje ryzyko ich wystąpienia a tym samym ryzyko niepowodzenia projektu z przyczyn organizacyjnych.

Pomimo faktu, że Podręcznik powstał na potrzeby Sektorowego Programu Operacyjnego Transport, uniwersalizm jego zapisów powoduje, że - po wprowadzeniu niewielkich korekt - może być doskonałym narzędziem zarządzania projektami współfinansowanymi z innych programów czy funduszy.

Oszacowanie nakładów poniesionych na realizacje projektu

Wartość projektu pn. „Modernizacja ulicy Sulejowskiej od ronda im. E. Gierka do ulicy Projektowanej w Piotrkowie Trybunalskim" - 13.959.987,81 zł.

Projekt był współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Transport, Priorytet 2 - Bezpieczna infrastruktura drogowa, działanie 2.2 - Usprawnienie przejazdów drogami krajowymi przez Miasta na prawach powiatu.

Zasady równości płci

Projekt nie narusza zasad równości płci.

Współpraca ze społeczeństwem obywatelskim

Wprowadzony system nie wpływa na poszerzenie współpracy ze społeczeństwem obywatelskim.

Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją

Nowe wyzwania wynikające z możliwości wykorzystania środków europejskich wymusiły na samorządach konieczność doskonalenia metod zarządzania. Jedną z nich jest wdrożenie podejścia projektowego do funkcjonowania samorządu, czego jednym z przejawów jest wprowadzenie Podręcznika procedur wdrażania projektu.

Podręcznik jest pierwszym tego typu dokumentem, który został opracowany i wdrożony do stosowania w Urzędzie Miasta w Piotrkowie Trybunalskim. Pierwszym, który  szczegółowo opisuje wszystkie czynności w procesie realizacji projektu, sposób ich wykonania oraz przyporządkowuje do nich określone zasoby. Podręcznik optymalizuje wykorzystanie zasobów organizacji, a jednocześnie minimalizuje koszty ponoszonego ryzyka w ramach projektu.

Należy spodziewać się, że doświadczenia zdobyte podczas realizacji projektów finansowanych ze środków europejskich przeniosą się na pozostałe obszary funkcjonowania instytucji publicznych i będą katalizatorem głębokich zmian na lepsze polskiej administracji.

Zalecenia:

  1. Powołaj zespół projektowy składający się z przedstawicieli wszystkich komórek organizacyjnych uczestniczących w realizacji projektu.
  2. Nadaj kierownikowi zespołu niezbędne uprawnienia oraz zapewnij odpowiednie narzędzia pracy.
  3. Zorganizuj spotkanie/a ze wszystkimi pracownikami komórek organizacyjnych zaangażowanych w realizację projektu, celem przygotowania ich i przekonania do zmian. Im więcej pracowników przekonanych do projektu, tym łatwiej będzie go wdrożyć.
  4. Po zatwierdzeniu ostatecznej treści podręcznika - zorganizuj szkolenie dla pracowników.

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.

Wsparcie udzielone
przez Norwegię
poprzez dofinansowanie
ze środków
Norweskiego Mechanizmu
Finansowego
Związek
Miast Polskich
Związek
Gmin Wiejskich RP
Związek
Powiatów Polskich
Norweski Związek
Władz Lokalnych
i Regionalnych