Strona główna
Usługi społeczne
Usługi techniczne
Rozwój instytucjonalny
» Zarządzanie strategiczne
» Zarządzanie zasobami
» Zarządzanie personelem
» Partnerstwo
» Zarządzanie usługami
Efektywność energetyczna
Współpraca JST-NGO
Współpraca między JST
Dialog społeczny
Mapa Praktyk
Inne bazy danych
Publikacje i dokumenty
Portal jst.org.pl

1.335.050
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.

 Rozwój instytucjonalny : Partnerstwo
Model współpracy władz miasta Przemyśla z organizacjami pozarządowymi

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.


Opis sytuacji przed wdrożeniem

Zasadniczym celem projektu była zmiana wizerunku Urzędu, doprowadzenie do takiej sytuacji, aby władze lokalne były postrzegane przez organizacje nie tylko jako podmiot finansujący zadania, lecz przede wszystkim jako partner. Wobec ilości i różnorodności organizacji pozarządowych działających w mieście pojawiła się konieczność stworzenia systemu, który pozwoliłby na większe zaktywizowanie samych organizacji, ich wzajemne poznanie, jak również usprawnienie komunikacji.

W kwietniu 2005 r. gmina miejska Przemyśl przystąpiła do ogólnopolskiej akcji społecznej „Przejrzysta Polska". Jej celem było promowanie uczciwości i skuteczności w samorządach, prowadzące do poprawy jakości życia publicznego oraz pobudzania aktywności obywatelskiej. W ramach programu zrealizowano sześć zadań obligatoryjnych i osiem fakultatywnych. Do zadań obowiązkowych należało m.in. opracowanie i wdrożenie wieloletniego programu współpracy - Karty Współpracy. Natomiast wśród zadań dodatkowych znalazło się stworzenie „Mapy Aktywności", czyli wykazu wszystkich działających organizacji pozarządowych wraz z danymi adresowymi, rodzajem prowadzonej działalności oraz doświadczeniami i osiągnięciami. Z zapisów Karty wynikał m.in. obowiązek powołania Koordynatora ds. współpracy oraz Zespołu Konsultacyjnego.

Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań

Podstawą współpracy samorządu lokalnego z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego jest ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. W 2005 r. Rada Miejska przyjęła też wieloletni program współpracy - Kartę Współpracy Gminy Miejskiej Przemyśl z organizacjami pozarządowymi na mocy uchwały Nr 229/2005.

Karta Współpracy ma służyć budowaniu partnerstwa między samorządem a organizacjami pozarządowymi. Władze miasta zobowiązują się w niej wspierać organizacje pozarządowe w realizacji ważnych celów społecznych. Do celów szczegółowych Karty należą: wypracowanie wieloletniego modelu współpracy pomiędzy miastem a organizacjami pozarządowymi, udział zainteresowanych organizacji pozarządowych przy tworzeniu Karty oraz opracowywaniu Rocznych Programów Współpracy, wspieranie działań zmierzających do integracji organizacji pozarządowych realizujących zadania własne miasta, a także umacnianie struktur organizacji pozarządowych działających na rzecz społeczności lokalnej.

Aby wdrożyć zapisy konieczne do uchwalenia Karty Współpracy, Urząd Miejski w Przemyślu zorganizował w 2005 roku spotkania, na które zaproszono przedstawicieli wszystkich organizacji działających w mieście. Podczas nich określono liczbę aktywnych organizacji i zidentyfikowano zakres ich działań. Okazało się, że spośród kilkudziesięciu NGOs-ów można wyodrębnić organizacje, które podejmują podobne działania dotyczące takich obszarów usług publicznych, jak np. pomoc społeczna, sport czy kultura. W trakcie spotkań konsultacyjnych 16 i 30 września 2005 r. w wyniku wspólnych uzgodnień Urzędu Miejskiego i przedstawicieli organizacji pozarządowych utworzono cztery Grupy Robocze: ds. Rodziny, Dzieci i Młodzieży; ds. Osób Starszych i Niepełnosprawnych; ds. Kultury, Nauki i Edukacji; ds. Osób Biednych i Bezdomnych. Później powołano też Grupę Roboczą ds. Profilaktyki i Ochrony Zdrowia.

Powołanie Grup miało przyczynić się do nawiązania ściślejszej współpracy organizacji z samorządem lokalnym, rozpoznanie specyficznych potrzeb i problemów, z jakimi spotykają się organizacje oraz wyłonienie przedstawicieli trzeciego sektora do Zespołu Konsultacyjnego. Poszczególne Grupy Robocze tworzą te organizacje, których cele statutowe są zbieżne z celami określonej Grupy. Formuła ich jest otwarta - działają niezależnie od władz. W przygotowania pierwszych spotkań Grup zaangażowani byli urzędnicy - następne odbywały się już niezależnie. Każda Grupa przedstawia propozycje swoich zadań, które następnie podlegają zaopiniowaniu przez poszczególne wydziały Urzędu i po akceptacji są realizowane. Wszelkie dokumenty (uchwały, zarządzenia i regulaminy) dotyczące współpracy są przygotowywane i konsultowane z organizacjami. Każde spotkanie jest protokołowane, a wsparcie Urzędu polega na inicjowaniu spotkań, doręczaniu zaproszeń czy udostępnianiu sal.

Pośredni sposób wyłaniania przedstawicieli organizacji do Zespołu Konsultacyjnego poprzez Grupy Robocze gwarantuje zasadę reprezentatywności oraz zwiększa aktywność organizacji w sferze wzajemnej współpracy.

W skład Zespołu Konsultacyjnego wchodzą przedstawiciele poszczególnych Grup Roboczych, kombatantów, Prezydenta Miasta, Rady Miejskiej oraz poszczególnych Wydziałów Urzędu, na co dzień współpracujący z organizacjami. Do najważniejszych zadań Zespołu należy m.in. zgłaszanie propozycji realizacji zadań publicznych oraz dokonywanie co roku oceny realizacji polityki miasta wobec organizacji pozarządowych i przedstawienie jej wraz z wnioskami prezydentowi miasta oraz Radzie Miejskiej. Raporty te są zamieszczane na stronie internetowej UM.

Powołano także Koordynatora ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi (specjalnie utworzone stanowisko w UM). Do zadań Koordynatora należy m.in.: udział w pracach Zespołu Konsultacyjnego oraz Grup Roboczych, koordynowanie prac Grup, inicjowanie działań zmierzających do zwiększenia efektywności współpracy, zaangażowanie przy opracowywaniu uchwał, zarządzeń i innych dokumentów dotyczących współpracy z NGOs, bliższe poznanie działalności organizacji oraz monitorowanie współpracy z organizacjami.

Ważnym elementem systemu była poprawa wzajemnej komunikacji między samorządem a organizacjami pozarządowymi. Rozbudowano stronę internetową Urzędu Miejskiego o część dla organizacji, na której można znaleźć wszystkie potrzebne informacje: uchwały, zarządzenia, programy współpracy, a także aktualności, ogłoszenia, konkursy, ważne linki, galerię czy nawet informacje dotyczące likwidowanych stowarzyszeń. Udało się stworzyć „jedno okienko" dla organizacji - z rozsianych po różnych wydziałach zadań, skupiono w jednym miejscu te zadania, które są istotne z punktu widzenia samych organizacji. Nowy model współpracy z organizacjami pozarządowymi zakładał skoncentrowanie przepływu informacji z całego Urzędu w jednym wydziale (do tej pory każdy wydział miał swój własny sposób współpracy i komunikowania się z NGOs). Każdy wydział merytoryczny w dalszym ciągu współpracuje z organizacjami, lecz usprawniony został system przepływu informacji, zbierania danych, monitorowania współpracy, zwłaszcza w kwestii tworzenia programów współpracy.

Najistotniejszym elementem tego wielopłaszczyznowego systemu współpracy stanowi zasada partnerstwa. Innowacją w tym rozwiązaniu jest powołanie Grup Roboczych, do których zadań należy m.in. wypracowanie ściślejszej współpracy między samymi organizacjami, a także organizacjami a władzami miasta, oraz Zespołu Konsultacyjnego, w skład którego wchodzą przedstawiciele wszystkich zainteresowanych stron.

Władze miasta Przemyśla, doceniając znaczenie współpracy z organizacjami pozarządowymi, uchwaliły dokument „Strategia Sukcesu Miasta Przemyśla", w którym przyjęto jako pierwszy cel strategiczny „Wspieranie rozwoju społeczeństwa obywatelskiego w mieście Przemyślu poprzez współpracę z sektorem organizacji pozarządowych oraz budowę zaufania do władz samorządowych". Powołany Zespół Realizacyjny Strategii dokonuje aktualizacji informacji na ten temat i raz do roku sporządza informację dla Rady Miejskiej w sprawie uaktualnienia jej wykonania. Ponadto stosowne zapisy dotyczące współpracy, obsługi zespołów itp. znalazły się Regulaminie Organizacyjnym Urzędu oraz odpowiednio w regulaminach organizacyjnych poszczególnych wydziałów, a w szczególności Wydziału Spraw Społecznych i Wydziału Sportu.

Rezultaty wdrożenia narzędzia
Model współpracy władz miasta Przemyśla wzmacnia działalność organizacji, dzięki wypracowaniu i doskonaleniu stałej komunikacji między organizacjami a władzami miasta. Efektem powołania Grup Roboczych i Zespołu Konsultacyjnego było podniesienie formalnego i merytorycznego poziomu wniosków składanych w ramach otwartych konkursów ofert. Organizacje pozarządowe mają możliwość za ich pośrednictwem zgłaszania wszelkich propozycji zadań, które po zaopiniowaniu przez wydziały merytoryczne Urzędu zostają przedłożone prezydentowi do ewentualnego uwzględnienia w rocznym programie współpracy i realizacji. Na wysoką ocenę zasługuje zarówno zaangażowanie przedstawicieli organizacji pozarządowych na rzecz dalszego rozwoju współpracy, jak również inicjatywa samorządu lokalnego, który bardzo szeroko otworzył się na działalność sektora pozarządowego. Warto w tym miejscu przytoczyć dane liczbowe potwierdzające aktywność organizacji podczas spotkań - w pierwszym spotkaniu 16.09.2005 r. uczestniczyły 72 osoby, w następnym (30.09.2005 r.) - 33. W dniu 20.09.2006 r. było reprezentowanych 70 organizacji, natomiast w spotkaniu w dniu 29.10.2007 r. brały udział 32 osoby.

Wypracowany system współpracy pozwala praktycznie każdej organizacji na włączenie się do współpracy, zgłaszanie swoich pomysłów i propozycji realizacji zadań. Coraz częściej organizacje pozarządowe korzystają z różnych form pomocy prawnej i merytorycznej świadczonej przez wydziały Urzędu Miejskiego, zwłaszcza przez Wydział Spraw Społecznych i Wydział Sportu. Dzięki zbudowaniu systemu współpracy stowarzyszenia i fundacje z terenu miasta wykazują większe zainteresowanie możliwościami pozyskiwania środków finansowych z krajowych i zagranicznych programów. Więcej organizacji uczestniczy też w krajowym programie Fundusz Inicjatyw Obywatelskich. W znaczący sposób zwiększyła się także wiedza niezbędna do przygotowania i rozliczenia wniosków.

Oszacowanie nakładów poniesionych na realizacje projektu
Całość kosztów ponosi Urząd Miejski w ramach działania Wydziału Spraw Społecznych i Wydziału Sportu oraz stanowiska ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.
Zasady równości płci

     Projekt nie narusza zasad równego dostępu kobiet i mężczyzn do usług publicznych.

Współpraca ze społeczeństwem obywatelskim

Projekt ten wpisuje się doskonale w działania na rzecz budowy społeczeństwa obywatelskiego, gdyż działalność organizacji pozarządowych w sferze zadań publicznych określonych w ustawie, zwana działalnością pożytku publicznego jest istotną cechą społeczeństwa obywatelskiego, a zarazem elementem rozwoju społeczności lokalnych. Umacniania odpowiedzialność za swoje otoczenie, sprzyja budowaniu więzi lokalnych oraz zwiększaniu efektywności w zaspokajaniu potrzeb mieszkańców.

Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją
Aby skutecznie wdrożyć podobny projekt, należy utworzyć w Urzędzie Miasta stanowisko ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi, do zadań którego powinien należeć m.in. udział i koordynowanie prac Grup i Zespołu Konsultacyjnego, inicjowanie wszelkich działań zmierzających do zwiększenia efektywności współpracy, współdziałanie przy opracowywaniu uchwał, zarządzeń oraz innych dokumentów, prowadzenie ewidencji organizacji, organizowanie szkoleń itp. Taki pracownik powinien korzystać z wielu oferowanych szkoleń, gdyż podnosząc swoje kwalifikacje, zdobędzie wiedzę oraz kompetencje i będzie mógł skuteczniej pomagać organizacjom.

Warto przy adaptacji podobnego rozwiązania zwrócić uwagę na problemy, które ujawniły się w Przemyślu na samym początku współpracy. Dotyczyły one słabej znajomości przepisów prawa, w tym trybu zlecania realizacji zadań publicznych i trudności w spełnieniu określonych wymogów proceduralnych (np. przy prawidłowym przygotowaniu wniosku o dofinansowanie). Niezwykle istotnym zadaniem z punktu widzenia efektywności współpracy jest cykliczne monitorowanie i ocena współpracy. Dlatego Zespół Konsultacyjny przygotowuje raporty na temat oceny realizacji polityki miasta Przemyśla wobec organizacji pozarządowych, które są publikowane na oficjalnej stronie internetowej Urzędu.

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.

Wsparcie udzielone
przez Norwegię
poprzez dofinansowanie
ze środków
Norweskiego Mechanizmu
Finansowego
Związek
Miast Polskich
Związek
Gmin Wiejskich RP
Związek
Powiatów Polskich
Norweski Związek
Władz Lokalnych
i Regionalnych