Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego (gminach i powiatach)
Strona główna
Usługi społeczne
Usługi techniczne
» Transport
» Gospodarka mieszkaniowa
» Gospodarka komunalna
Rozwój instytucjonalny
Efektywność energetyczna
Współpraca JST-NGO
Współpraca między JST
Dialog społeczny
Mapa Praktyk
Inne bazy danych
Publikacje i dokumenty
Portal jst.org.pl

1.355.463
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.


 Usługi techniczne : Gospodarka mieszkaniowa
Zintegrowany System Zarządzania Nieruchomościami Granit Kraków

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.


Opis sytuacji przed wdrożeniem

Do ustawowych zadań własnych gminy należy, między innymi, zarządzanie nieruchomościami gminnymi, w tym zasobem budynków oraz lokali mieszkalnych i użytkowych stanowiących własność komunalną. Przestrzegając zasad prawidłowej gospodarki, gminy mogą zarządzać nieruchomościami stosując różne formy instytucjonalne (bezpośrednio - tj. za pośrednictwem pracowników gminnych, pośrednio - tj. za pośrednictwem utworzonych przez siebie jednostek organizacyjnych lub w formie zlecenia - tj. przy udziale, wybranego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, podmiotu zarządzającego działającego w formie prywatnej spółki), stosując przepisy następujących ustaw: ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali oraz ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
Obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia i jego ochrona (art. 50 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, jak również przestrzeganie zasad prawidłowej gospodarki w zarządzaniu (art. 12 ww. ustawy o gospodarce nieruchomościami). Przepisy znowelizowanej z dniem 22 października 2007 r. ustawy o gospodarce nieruchomościami wprowadziły obowiązek m.in. ewidencjonowania wszystkich nieruchomości.
Gmina Miejska Kraków realizuje zadania z zakresu zarządzania zabudowanymi nieruchomościami komunalnymi oraz lokalami użytkowymi i mieszkalnymi stanowiącymi własność gminy, przy udziale gminnej jednostki organizacyjnej tj. Zarządu Budynków Komunalnych w Krakowie. Wymieniona jednostka działa na podstawie:
      - ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.),
      -  ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005r. Nr 249 poz.
 2104) i aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie,
      - uchwały Nr VIII/72/03 Rady Miasta Krakowa z dnia 12 marca 2003 r. w sprawie
  przekształcenia zakładu budżetowego pod nazwą Zarząd Budynków Komunalnych 
w Krakowie, ul. Wielopole 17a w jednostkę budżetową pod nazwą Zarząd Budynków
  Komunalnych w Krakowie,
     - zatwierdzonego uchwałą Nr XLVI/558/08 Rady Miasta Krakowa z dnia 11 czerwca 
2008 r. Statutu Zarządu Budynków Komunalnych w Krakowie,
     - uchwały Nr XXIV/289/07 Rady Miasta Krakowa z dnia 24 października 2007 r.
  w sprawie przyjęcia „Wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym
  zasobem Gminy Miejskiej Kraków na lata 2007-2012."
Zarząd Budynków Komunalnych w Krakowie jest miejską jednostką organizacyjną, której podstawowym przedmiotem działania jest zarządzanie lokalami mieszkalnymi i użytkowymi oraz budynkami wraz z terenem niezbędnym dla prawidłowego i racjonalnego korzystania z tych budynków oraz urządzeń, stanowiącymi własność lub współwłasność:
- Gminy Miejskiej Kraków,
- Skarbu Państwa - na podstawie odrębnych przepisów,
- osób fizycznych nieznanych z miejsca pobytu, dla których nie ustanowiono kuratora
- w szczególnie uzasadnionych przypadkach także innych podmiotów, po uzyskaniu 
dla każdej nieruchomości zgody Prezydenta Miasta Krakowa.
Do dnia 30 czerwca 2004 r. zarządzanie mieszkaniowym zasobem miasta realizowane było w formie zlecenia tj. przy udziale podmiotów zewnętrznych, wybranych w drodze przetargów. W okresie tym część zadań z zakresu zarządzania zasobem wykonywało 11 firm, które obsługiwały  powierzony im zgodnie z umowami zasób nieruchomości w poszczególnych rejonach Krakowa (19 rejonów). Zadania Zarządu Budynków Komunalnych w Krakowie polegały natomiast na kontrolowaniu ww. podmiotów zewnętrznych i rozliczaniu ich z wykonywania zadań w zakresie zarządzania i administrowania nieruchomościami zgodnie z zawartymi umowami.
Przed upływem terminu wygaśnięcia powyższych umów Zarząd Budynków Komunalnych w marcu 2004 r. rozpoczął procedurę udzielenia zamówienia publicznego w celu wyłonienia wykonawców w zakresie zarządzania nieruchomościami i pełnienia roli wynajmującego, na kolejny okres czasu.
W wyniku przeprowadzonych postępowań przetargowych wyłoniono wykonawców jedynie do obsługi części zasobu, tj. 6 wykonawców:
    

  • AZM Podgórze sp. z o.o. (596 lokali),
  • Krakowskie Biuro Zarządzania Wspólnotami Mieszkaniowymi i Nieruchomościami Zarządca s.c. (414 lokali),
  • PUAT Kazimierz sp. z o.o. (557 lokali), 
  • PUM Stare Miasto sp. z o.o. (593 lokali),
  • ADM Kraków - Zachód sp. z o.o. (187 lokali),
  • ROM Prokocim sp. z o.o. (456 lokali).

Przyczyną zaistniałej sytuacji było małe zainteresowanie ze strony firm pełniących usługi w zakresie objętym przetargami, jak również wygórowane wymagania finansowe tych firm za wykonanie zamówienia. Zaznaczenia wymaga fakt, iż stawki wynagrodzenia założone przez Zarząd Budynków Komunalnych w Krakowie były oparte na rzetelnej kalkulacji, a zakres obowiązków będący przedmiotem zamówienia nie odbiegał znacząco od zakresu określonego w poprzednio zawartych umowach.  
W tej sytuacji, w celu zapewnienia prawidłowej obsługi części zasobu, dla którego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego nie doprowadziło do wyłonienia wykonawców, utworzonych zostało w strukturze Zarządu Budynków Komunach w Krakowie pięć Biur Obsługi Mieszkańca:
    

  • BOM ul. Łobzowska 48 - termin rozpoczęcia działalności: 01.07.2004 r., 
  • BOM ul. Izaaka 5 - termin rozpoczęcia działalności: 01.07.2004 r.,
  • BOM Rynek Kleparski 4- termin rozpoczęcia działalności: 01.07.2004 r.,
  • BOM os. Urocze 1- termin rozpoczęcia działalności: 01.07.2004 r.,
  • BOM os. Na Stoku 1- termin rozpoczęcia działalności: 01.10.2004 r.


Do dnia 31.12.2008 r. część zasobu zarządzana była przez podmioty zewnętrzne wyłonione w drodze przetargu, które pełniły niektóre czynności z zakresu zarządzania oraz niektóre obowiązki wynajmującego, zaś pozostała część zasobu zarządzana była przez gminną jednostkę organizacyjną tj. Zarząd Budynków Komunalnych w Krakowie.
W trakcie obowiązywania zawartych  umów zaistniały następujące zmiany:
    

  • Spółka ROM „Prokocim" sp. z o.o. wypowiedziała umowę o zarządzanie ze skutkiem na dzień 1 stycznia 2007r.
  • Spółka KBZ „Zarządca" s.c. wypowiedziała umowę o zarządzanie ze skutkiem na dzień 31 maja 2008 r.
  • Spółka PUM „STARE MIASTO" sp. z o.o. wypowiedziała umowę o zarządzanie ze skutkiem na dzień 30 czerwca 2008 r.

Od dnia 01.01.2009 r. cały zasób Gminy Miejskiej Kraków zarządzany jest przez Zarząd Budynków Komunalnych w Krakowie.  Przejęcie zasobu zostało poprzedzone analizą obejmującą aspekt prawny, organizacyjny i ekonomiczny. Przedmiotowa analiza wykazała, że zastosowanie wariantu zarządzania zasobem nieruchomości własnymi siłami jednostki jest zasadne.

Okazało się jednak, że przejmowany zasób nie jest zinwentaryzowany, dokumenty okazały się niekompletne dla poszczególnych budynków, lokali mieszkalnych i użytkowych. Problemem była również niejednolitość prowadzonych rozliczeń przez poszczególnych zarządców oraz opóźnienia w naliczaniu i rozliczaniu opłat za media.  Powyższe zdarzenia uniemożliwiały sprawne i efektywne zarządzanie przejętym mieszkaniowym zasobem miasta. Po całkowitym przejęciu od wszystkich firm zewnętrznych zasobu mieszkaniowego zdecydowano się w lipcu 2009 r. na wdrożenie komputerowego zintegrowanego systemu zarządzania nieruchomościami, który umożliwiłby w krótkim czasie ujednolicić dokumentację oraz sposób naliczeń i rozliczeń lokali i budynków w zasobie, co jest niezbędne dla racjonalnego i efektywnego procesu zarządzania zasobem mieszkaniowym.

Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań

Zintegrowany System Zarządzania Nieruchomościami GRANIT zakłada korzystanie z jednej centralnej bazy danych zainstalowanej na serwerze, dostępnej dla pracowników Zarządu Budynków Komunalnych, zlokalizowanych w dowolnym miejscu, zarówno w siedzibie jednostki, jak i w poszczególnych administracjach. Każdy z pracowników ma dostęp do określonych elementów bazy, w zależności od stanowiska pracy i zakresu obowiązków. GRANIT jest bazą relacyjną, zbudowaną z wielu tablic bezpośrednio powiązanych między sobą. Bazy relacyjne posiadają wewnętrzne języki programowania, które wykorzystuję SQL do operowania danymi, za pomocą których tworzone są zaawansowane funkcje obsługi danych systemu. Aplikacja ta stanowi pełną, jednolitą, uporządkowaną bazę danych złożoną  z 14 modułów:
    

  • Moduł zasobowy - opisuje strukturę nieruchomości oraz jej specyfikę, grupuje zasób w odpowiednie jednostki administracyjne. Zawiera informacje o każdej nieruchomości, rodzaju i okresie obowiązywania umowy. Z poziomu zasobu jest dostęp do naliczeń czynszowych oraz kartoteki finansowej danego najemcy. Z tego modułu można przypisać konkretnemu najemcy dodatek mieszkaniowy oraz obniżkę czynszu na określony czas. Moduł ten podaje informacje o zasobie pustostanów wraz ze strukturą lokali oraz decyzją Wydziału Mieszkalnictwa UM Krakowa co do rodzaju zasiedlenia lokalu przez przyszłego najemcę. Moduł umożliwia generowanie raportów, zestawień, które można eksportować oraz drukować.
  • Moduł rozliczenia mediów - umożliwia prowadzenie ewidencji liczników zamontowanych w poszczególnych nieruchomościach, ewidencjonowania ich odczytów, które następnie wykorzystywane są do rozliczenia opłat niezależnych od właściciela. Wynik rozliczenia zostaje zaksięgowany do kartoteki finansowej najemcy. Moduł umożliwia drukowanie raportów i faktur VAT z rozliczenia opłat.
  • Moduł windykacji - umożliwia dostęp do zestawienia listy dłużników na poszczególnych jednostkach administracyjnych.
  • Moduł dane przedsiębiorstwa - umożliwia zmianę i modyfikację szablonów systemowych potrzebnych do wydruku różnych zestawień z systemu.
  • Moduł wspólnoty mieszkaniowe - ewidencjonuje zasoby gminy we wspólnotach mieszkaniowych wraz z wyposażeniem poszczególnych lokali.
  • Moduł obrót płatniczy - umożliwia wprowadzenie i księgowanie wpłat z możliwością kwalifikowania ich na różne rodzaje zaspokajanych tytułów. Umożliwia także tworzenie przelewów, ewidencji elektronicznych wyciągów bankowych oraz rejestrację operacji kasowych.
  • Moduł procedura upominawcza- ewidencjonuje kroki procedury upominawczo-windykacyjnej, umożliwia wyszukiwanie dłużników według określonych kryteriów oraz generuje i drukuje pisma windykacyjne.
  • Moduł fakturowanie - umożliwia wprowadzanie, zatwierdzanie, księgowanie i stornowanie faktur sprzedaży, korygujących, zakupowych, rachunków sprzedażowych i zakupowych, drukowanie rejestrów faktur.
  • Moduł księgowość finansowa - umożliwia tworzenie planu kont księgowych, raportowanie bilansu otwarcia i zamknięcia danego roku obrachunkowego. Istnieje możliwość podglądu zestawienia obrotów i sald, dokonanych księgowań, naliczonych odsetek i innych działań księgowych.
  • Moduł kadry i płace - składa się z podmodułów: kadrowego, czasu pracy, pożyczek, przelewów.
  • Moduł środki trwałe - ewidencjonuje majątek przedsiębiorstwa poprzez kartoteki środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, majątku niskocennego oraz pozabilansowego. Moduł umożliwia tworzenie, korygowania dokumentów, ewidencji dokumentów środków trwałych, dokumentów amortyzacji, zestawień i raportów z tego zakresu.
  • Moduł gospodarka materiałowa - umożliwia zarządzanie towarem w magazynach, przeglądania kartotek magazynowych i materiałowych za zadane okresy.
  • Moduł osoby - umożliwia ewidencję, definiowanie oraz modyfikację osób w systemie, przypisywanie im ról, eksportowania konkretnych osób do zestawień zewnętrznych.
  • Moduł administracyjny - umożliwia tworzenie nowych osób i użytkowników w systemie, przypisywanie im odpowiednich uprawnień do korzystania z danych zawartych w systemie.

W systemie GRANIT praca jest oparta na platformie intranetowej, obsługuje swą funkcjonalnością wszystkie obszary problemowe pracy zarządcy nieruchomości, odwzorowuje całość przedsiębiorstwa, w pełni integrując wszystkie jego struktury, współpracuje z popularnymi aplikacjami biurowymi, ma otwartą strukturę modułową, pozwalającą na rozbudowę aplikacji i jej rozwój wraz z przedsiębiorstwem, wspiera komunikację na linii zarządca- najemca oraz wspomaga proces obiegu spraw i dokumentów w Zarządzie Budynków Komunalnych oraz z Wydziałem Mieszkalnictwa Urzędu Miasta Kraków. 

Rezultaty wdrożenia narzędzia
W efekcie wdrożenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania Nieruchomościami Granit osiągnięto następujące rezultaty, zarówno w zakresie poprawy jakości świadczonych usług, jak i dostępności usług:
    
  • nastąpiło ujednolicenie bazy danych co umożliwiło usprawnienie pracy jednostki poprzez integrację wszystkich elementów struktury przedsiębiorstwa;
    
  • zintegrowano dane pozyskane z innych aplikacji i modułów, dzięki temu do maksimum wyeliminowanokonieczność wielokrotnego powtarzania tych samych czynności, a w szczególnościwprowadzania tych samych danych;
    
  • zwiększyła się szybkość podejmowanych decyzji na różnych szczeblach organizacyjnych;
    
  • szybkość dostępu do danych przyczyniła się do obniżenia czasu wykonywania poszczególnych zadań;
    
  • umożliwiła oszczędności czasu i środków dzięki wykorzystaniu możliwości przepływu informacji w postaci elektronicznej bez potrzeby drukowania i wysyłania do poszczególnych komórek organizacyjnych;
    
  • nastąpiła możliwość generowania różnorodnych zestawień, raportów, tworzenia i opracowania przelewów, blankietów wpłat niezbędnych w procesie zarządzania zasobem;
    
  • zaistniała możliwość szybkiego drukowania raportów, zestawień, faktur, pism windykacyjnych, blankietów wpłat, w tym wydruków seryjnych;
    
  • system umożliwił skomplikowane i nietypowe rozliczanie mediów (wody, energii cieplnej i elektrycznej, gazu), nie narzucając przy tym określonych sposobów rozliczania;
    
  • nastąpiło skrócenie czasu obsługi i jakości obsługi najemców dzięki szybkości dostępu do kartoteki finansowej każdego najemcy oraz modułu zasobowego, windykacji, rozliczenia mediów i innych;
    
  • zaistniała możliwość lepszej kontroli najemców wywiązywania się z obowiązków zapłaty czynszu i opłat niezależnych od właściciela, gdyż system automatycznie analizuje figurujące w systemie zadłużenie, według zadanych warunków - liczby miesięcy, wielokrotności należnych opłat i innych;
    
  • zarządca dysponuje wiedzą w zakresie podjętej procedury upominawczo-windykacyjnej wobec dłużników;
    
  • zarządca ma dostęp do aktualnej bazy na temat stanu zasobów mieszkaniowych oraz zawartych umów najmu;
    
  • nastąpiło zwiększenie efektywności w zakresie zarządzania pustostanami;
    
  • zwiększyła się wiedza zarządcy w zakresie stanu rozrachunków pomiędzy gminą a wspólnotami mieszkaniowymi;
    
  • zarządca posiada aktualną wiedzę na temat środków trwałych przedsiębiorstwa, wartości niematerialnych i prawnych, ma możliwość podglądu zestawienia obrotów i sald, dokonanych księgowań;
    
  • system współpracuje z programem Płatnik, który zapewnia obsługę dokumentów ubezpieczeniowych i wymianę informacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych;
    
  • system umożliwił importowanie elektronicznych wyciągów bankowych z banków komercyjnych;
    
  • system oferuje możliwość eksportu danych w postaci elektronicznej lub wydruków z danymi do prywatnych przedsiębiorstw i zarządców nieruchomości obsługujących wspólnoty mieszkaniowe z udziałem lokali należących do miasta;
    
  • aplikacja polepszyła zarządzanie informacją w przedsiębiorstwie oraz poprawiła komunikację wewnętrzną firmy;
    •    poprawiła się komunikacja pomiędzy Zakładem Budynków Komunalnych a Wydziałem Mieszkalnictwa Urzędu Miasta Krakowa.
Oszacowanie nakładów poniesionych na realizacje projektu

Zarząd Budynków Komunalnych w Krakowie poniósł jednorazowy koszt związany z wdrożeniem Zintegrowanego Systemu Zarządzania Nieruchomościami GRANIT w kwocie 1000000 zł netto. Koszty związane z bieżącym utrzymania systemu GRANIT związane są z umową asysty technicznej, której miesięczny koszt wynosi 12 400 zł netto.

Zasady równości płci

W projekcie zachowana została zasada równości szans kobiet i mężczyzn. Zatrudnionym pracownikom Zarządu Budynków Komunalnych zapewniono równy dostęp do Zintegrowanego Systemu Zarządzania Nieruchomościami Granit.

Współpraca ze społeczeństwem obywatelskim

Realizacja projektu wpływa bezpośrednio na współpracę ze społeczeństwem, gdyż podjęte działania usprawnienia procedury zarządzania mieszkaniowym zasobem miasta dotyczą wszystkich najemców i ich rodzin zasobu mieszkaniowego gminy. Pozwalają polepszyć jakość obsługi najemców zasobu mieszkaniowego miasta, zwiększają jakość działań pomiędzy miastem jako właścicielem lokali we wspólnocie mieszkaniowej a właścicielami prywatnymi. 

Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją

Wdrożony w Zarządzie Budynków Komunalnych w Krakowie Zintegrowany System Zarządzania Nieruchomościami GRANIT może być replikowany w każdej gminie, bez względu na wielkość zasobu oraz sposób zarządzania zasobem mieszkaniowym gminy (czy będzie prowadzone w oparciu o jednostkę budżetową, zakład budżetowy czy spółkę). Należy jednak dostosować aplikację i jej poszczególne moduły do indywidualnych potrzeb zarządzającego konkretnym zasobem mieszkaniowym. Należy również położyć nacisk na kompleksowe przeszkolenie pracowników z zakresu obsługi oprogramowania.  Podczas wdrażania systemu należy przeprowadzać testy akceptacyjne, które będą sprawdzały poprawność wdrożonych funkcjonalności.  Należy także zadbać o asystę techniczną na etapie użytkowania systemu wraz z aktualizacją oprogramowania w zależności od zmian aktów normatywnych. 

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.

 Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi
i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego
(gminach i powiatach)
 Związek
Miast Polskich
Związek
Gmin Wiejskich RP
Związek
Powiatów Polskich