Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego (gminach i powiatach)
Strona główna
Usługi społeczne
» Kultura
» Pomoc społeczna
» Oświata
» Ochrona zdrowia
» Sport i rekreacja
Usługi techniczne
Rozwój instytucjonalny
Efektywność energetyczna
Współpraca JST-NGO
Współpraca między JST
Dialog społeczny
SMUP
Mapa Praktyk
Inne bazy danych
Publikacje i dokumenty
Portal jst.org.pl

1.583.695
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.


 Usługi społeczne : Kultura
Społeczna Pracownia Digitalizacji

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.


Opis sytuacji przed wdrożeniem

Do czasu realizacji projektu nie było miejsca, w którym powstawały i gromadzone były cyfrowe materiały dotyczące regionaliów Pomorza. Dokumenty w tradycyjnej formie archiwizowane były w różnych miejscach np. bibliotece, oficynach wydawniczych wydających tytuły prasowe, prywatnych zbiorach itp. Sytuacja ta powodowała utrudniony dostęp do materiałów i wiązała się z koniecznością osobistej wizyty w miejscu przechowywania dokumentu.

Na podstawie przeprowadzonej diagnozy stanu faktycznego określono potrzebę dostępu do regionaliów, dlatego też jako metodę rozwiązania tego zapotrzebowania określono konieczność realizacji projektu polegającego na poszerzeniu zasięgu i zakresu działania Bałtyckiej Biblioteki Cyfrowej o materiały ucyfrowione. Powstanie SPD miało przyczynić się do zwiększenia szybkość wprowadzania kopii cyfrowych do BBC, zaś wiedza pozyskana przez osoby zaangażowane w realizację projektu (społeczników, wolontariuszy) miała stanowić podstawę jej stałego rozwoju. Dzięki założeniu, że część pracy SPD wykonywana będzie przez wolontariuszy, przyjęto że krąg twórców biblioteki cyfrowej będzie stale się poszerzał, poprzez zaangażowanie i aktywizację środowisk, które ze względu na ograniczenia organizacyjno-techniczne i kompetencyjne nie mogły wcześniej brać czynnego udziału w tym dziele. Ważną grupą społeczną, której aktywizację przyjęto w projekcie stanowią seniorzy. Dla tych osób praca na zasadzie wolontariatu w SPD to okazja do nabycia nowych umiejętności i zachowania twórczej aktywności w poczuciu społecznej przydatności. Ponadto w SPD przyjęto zasadę szerokiej działalności edukacyjnej na rzecz studentów oraz młodzieży szkolnej w zakresie stosowania nowoczesnych technik ochrony i prezentacji zbiorów oraz podnoszenia profesjonalnych kwalifikacji, związanych z tworzeniem zasobów cyfrowych.

Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań

Projekt SPD powiązano z Bałtycką Biblioteką Cyfrową, aby móc poszerzyć jej działalność, wychodząc do społeczeństwa lokalnego. Przed stworzeniem projektu dokonano analizy potrzeb i rozwiązań, aby móc płynnie rozwijać zasób cyfrowy. Dla zapewnienia płynności finansowej podczas realizacji projektu pozyskano m.in. środki z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w ramach programu Mecenat 2009, a wkład własny zapełnił samorząd Miasta Słupska zgodnie z wnioskiem projektowym: Społeczna Pracownia Digitalizacji przy Bałtyckiej Bibliotece Cyfrowej.

Etapy wdrażanie projektu:

1. Po otrzymaniu środków z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, w pierwszej kolejności, nastąpiło wyposażenie Społecznej Pracowni Digitalizacji w sprzęt komputerowy oraz skanery do digitalizacji.

2. Następnie przeszkolono wolontariuszy, którzy brali czynny udział w tworzeniu zasobu BBC.

3. W kolejnym etapie w pełni wyposażone stanowiska udostępniono (w ramach projektu) uczestnikom BBC, co umożliwiło tworzenie cyfrowego zasobu dla publikacji w BBC.

4. Dzięki dostępności stanowisk nastąpiła możliwość świadczenia merytorycznej i technicznej pomocy instytucjom współtworzącym BBC, bądź pragnącym nawiązać z nią współpracę. Szkolenia odbywają się w miarę potrzeb. Poszerzono jednocześnie krąg twórców zasobu BBC, poprzez zaangażowanie i aktywizację środowisk, które ze względu na ograniczenia organizacyjno-techniczne i kompetencyjne nie mogły wcześniej brać czynnego udziału  w tym dziele.

Podczas trwania projektu nie bez znaczenia pozostają następujące elementy, występujące stale w trakcie projektu:

1. Edukacja medialna.

Dzięki realizacji projektu poszerzono działalność edukacyjną na rzecz studentów oraz młodzieży szkolnej w zakresie stosowania nowoczesnych technik ochrony i prezentacji zbiorów oraz podnoszenia profesjonalnych kwalifikacji związanych z tworzeniem zasobów cyfrowych. W SPD odbywają się śródroczne praktyki studenckie dla studentów Akademii Pomorskiej z Wydziału Edukacyjno-Filozoficznego o specjalności: Edukacja Informatyczna z Edukacją Regionalną. Ponadto w okresie roku szkolnego organizowane są zajęcia dla młodzieży szkół ponadgimnazjalnych i gimnazjalnych Słupska i Powiatu Słupskiego. Na zajęciach kładziono nacisk na bazy danych oraz budowanie zasobu regionalnego.

2. Edukacja informacyjna.

Wprowadzono do środowiska lokalnego świadomość istnienia SPD, zapoznając społeczeństwo z jej możliwościami. W ramach promocji projektu organizowano zajęcia dla młodzieży Słupska i Powiatu Słupskiego; odwiedzano biblioteki powiatowe, celem zainstalowania odpowiednich programów; zainwestowano środki na reklamę (plakaty, ołówki, logo, reklama na samochodzie bibliotecznym, roll-upy, wizytówki, kopia mapy Lubinusa wraz z linkiem reklamującym BBC umieszczona przed wejściem do Sekcji Bibliografii Regionalnej). Ponadto informacje o SPD ukazywały się w mediach lokalnych, regionalnych oraz branżowych w wydaniach elektronicznych, papierowych, audiowizualnych („Głos Pomorza", TVP 3, „Dziennik Bałtycki", „Bibliotekarz", Radio Koszalin, Kanał 6, TV Oskar, „Nasze Miasto", „Teraz Słupsk", „Zbliżenia", „Moje Miasto", „Powiat Słupski", „Naji Goche", etc.).

3. Podnoszenie kwalifikacji kadry bibliotecznej.

Rezultaty wdrożenia narzędzia

Rezultaty wdrożenia projektu można przedstawić w dwóch kategoriach:

A) efekty osobowe - związane z poszerzeniem kręgu osób uczestniczących dobrowolnie w realizacji projektu oraz korzystających z zasobów. W tym aspekcie możemy mówić o następujących kategoriach odbiorców projektu:

a) Wolontariusze-specjaliści. To podstawowa baza specjalistów - od momentu powstania w Pracowni przeszkolonych zostało 20 osób (w tym: historycy, archiwiści, ekonomiści, informatycy, fotoreporterzy, uczniowie, studenci, emeryci) stanowiących podstawową kadrę specjalistyczną w dziedzinie digitalizacji. 4 osoby z wymienionych otrzymały stałą pracę w bibliotece, 3 osoby zatrudniono na czas określony, 1 osobę przeszkoloną w SPD zatrudniła inna instytucja, kolejne pracują nadal jako wolontariusze. Można z całą pewnością stwierdzić, że Miejska Biblioteka Publiczna w Słupsku działa na rzecz młodych aktywnych bezrobotnych ludzi.

b) Pracownicy instytucji współtworzących zasób Pomorza - na dzień dzisiejszy jest 17 uczestników BBC m.in.: muzea regionalne, archiwa, organizacje pozarządowe, wydawców, biblioteki, teatr; pracownicy tych instytucji są szkoleni w SPD, dostęp do Pracowni jest stale otwarty dla tych osób; w Pracowni organizowane są warsztaty; takich zintegrowanych spotkań szkoleniowych odbyło się dotychczas wiele (20 warsztatów - 291 uczestników);

c) Biblioteka i jej użytkownicy. Wykorzystanie wiedzy wolontariuszy. Skanowanie to nie wszystkie prace, które wykonują wolontariusze. Prócz tego zajmują się konwersją do formatu djvu, obróbką graficzną, tłumaczeniem metadanych na język angielski i język niemiecki, pracami organizacyjnymi w SPD oraz wspierają bibliotekę w innych działaniach.

d) Młodzież szkolna - 35 zajęć z obsługi baz, pokazu sprzętu i oprogramowania dla uczniów i studentów w których wzięły udział 832 osoby,

e) Studenci - w SPD odbywają się śródroczne praktyki dla studentów Akademii Pomorskiej w Słupsku, należy przy tym zaznaczyć, że na temat zasobów cyfrowych MBP w Słupsku oraz edukacji informacyjnej w Bibliotece powstały dwie prace licencjacki. Opiekunowie grup prowadzą zajęcia ze studentami na bazie SPD, studenci często wracają do SPD, jako wolontariusze.

B) - efekty rzeczowe - ilość wprowadzonych do systemu dokumentów. W tym aspekcie  można wskazać następujące dane:

1. Skany wykonane przez wolontariuszy w SPD - 111 180,

2. Obróbka grafiki wykonana przez wolontariuszy - 18 402.

Z przeprowadzonych w 2010 roku analiz i wyliczeń wynika, że praca wolontariuszy stanowi około 34 % całej pracy pracowników SPD, co w skali przedsięwzięcia ma ogromne znaczenie. Wolontariusze są darem dla instytucji non profit. Biblioteka w SPD szkoli specjalistów (szkolenia kosztują), zaś wolontariusz odwdzięcza się pracą.

Oszacowanie nakładów poniesionych na realizacje projektu

Łączny koszt realizacji projektu wyniósł 215.400,00 złotych, w tym z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego pozyskano dotację w kwocie 140.000,00 złotych, pozostałe 75.400,00 złotych zapewniło Miasto Słupsk.

Koszty inwestycyjne:

W ramach kosztów inwestycyjnych wydatkowano kwotę 153.846,15 złotych. W ten sposób sfinansowano zakup sprzętu komputerowego, skanerów, oprogramowania oraz systemu do archiwizacji.

Pozostałe koszty związane z realizacja projektu dotyczyły następujących elementów:

- honoraria specjalistów oraz osób dokonujących selekcji zbiorów przeznaczonych do digitalizacji - 29.258,47 zł,

- szkolenia, warsztaty, konferencje - 9.000,00 zł,

- akcja promocyjna oraz poszerzenie dostępu do Internetu - 21.000,00 zł,

- zakup sprzętu nie stanowiącego środków trwałych - 2.280,00 zł.

W związku z udziałem wolontariuszy w realizacji projektu nie zwiększyły się koszty bieżącego funkcjonowania. Nie zwiększono zatrudnienia, w całokształcie funkcjonowania Biblioteki nie wzrosły także koszty funkcjonowania placówki.

Zasady równości płci
Projekt nie narusza zasady równego traktowania kobiet i mężczyzn.
Współpraca ze społeczeństwem obywatelskim

Projekt w pełni zgodny jest z zasadą wykorzystania zasobów społeczeństwa obywatelskiego. Przy realizacji projektu wolontariusze odgrywają bardzo ważną rolę. Dzięki ich zaangażowaniu i żmudnej pracy możliwe jest szybsze powstanie bogatego zbioru dokumentów regionalnych.

      

Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją

Digitalizacja, czyli ucyfrowienie dokumentów staje się wymogiem czasu. W dobie powszechnej komputeryzacji, oczekujemy również dostępu do zasobów bibliotecznych w formie on-line. By tak mogło być uzasadnionym jest powstawanie SPD, takich jak w Słupsku.

Dla potencjalnych naśladowców ważną wskazówką jest to, by przed przystąpieniem do żmudnej pracy, polegającej na uwolnieniu ducha zamkniętego w książce, dokładnie sprawdzić i uregulować sprawy związane z prawami autorskimi do digitalizowanych dokumentów.

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.

 Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi
i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego
(gminach i powiatach)
 Związek
Miast Polskich
Związek
Gmin Wiejskich RP
Związek
Powiatów Polskich