Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego (gminach i powiatach)
Strona główna
Usługi społeczne
» Kultura
» Pomoc społeczna
» Oświata
» Ochrona zdrowia
» Sport i rekreacja
Usługi techniczne
Rozwój instytucjonalny
Efektywność energetyczna
Współpraca JST-NGO
Współpraca między JST
Dialog społeczny
SMUP
Mapa Praktyk
Inne bazy danych
Publikacje i dokumenty
Portal jst.org.pl

1.583.812
gości odwiedziło nas
od 1 kwietnia 2008 r.


 Usługi społeczne : Kultura
Karta do Kultury

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.


Opis sytuacji przed wdrożeniem

Przed wdrożeniem projektu korzystanie z zasobów zgromadzonych w WiMBP jak i jej wszystkich filiach odbywało się w tradycyjny sposób. W związku z tym, że katalogi czytelników jak i księgozbioru prowadzone były ręcznie, czytelnik przypisany był do konkretnej placówki i mógł korzystać tylko z jej zasobów.

Taka sytuacja powodowała spadek czytelnictwa, bowiem nie zawsze możliwe było skorzystanie z placówki, w której posiadało się kartę czytelnika lub też poszukiwana pozycja dostępna była w innej placówce Biblioteki.

Pracownicy Biblioteki zauważając ten problem przeprowadzili diagnozę stanu oraz wypracowali metodę, która miała nie tylko zatrzymać ten niekorzystny trend, ale spowodować wzrost liczby aktywnych czytelników, ułatwiając im dostęp do swoich zbiorów).

Opis ogólnego podejścia i szczegółowych zadań

Podejmując się realizacji zadania pracownicy WiMBP w Gdańsku podjęli następujące działania:

Działania przygotowawcze - podjętę przed wdrożeniem w życie Karty do Kultury (październik - grudzień 2011)

1. Działania obejmujące przygotowanie filii bibliotecznych do obsługi Karty do Kultury

- komputeryzacja filii WiMBP,

- stworzenie stanowiska pracy: bibliotekarz systemowy,

- zakup i test nowego oprogramowania bibliotecznego,

- scalenie bazy bibliotecznej,

- produkcja Kart do Kultury.

2. Budowa sieci partnerskiej Karty do Kultury

- zawarcie porozumień z patronami medialnymi projektu: Gazeta Wyborcza, Radio Gdańsk, AMS SA, portal trójmiasto.pl;

- zaproszenie do projektu instytucji kultury - w fazie przygotowawczej projektu były to instytucje kultury mające swoje siedziby w Gdańsku, w etapie późniejszym sieć instytucji rozszerzyła swój zasięg na całe Trójmiasto a nawet gminy położone w sąsiedztwie Gdańska,

- zawarcie Porozumień z pierwszymi Partnerami Karty do Kultury.

3. Przygotowanie działań promocyjnych

- przygotowanie planu promocji projektu,

- rozpoczęcie procesu zastrzeżenia znaku towarowego w Urzędzie Patentowym RP,

- rozpoczęcie realizacji planu promocji:

a. przygotowanie podstawowych materiałów promocyjnych i informacyjnych,

b. produkcja radiowych spotów reklamowych i banerów internetowych,

c. zarejestrowanie domeny www.kartadokultury.pl i budowa strony internetowej Karty,

d. założenie fanpage Karty na Facebooku,

e. rozpoczęcie dystrybucji materiałów informacyjnych na temat Karty do Kultury.

 

Etap realizacji projektu: od 3 stycznia 2011 - udostępnienie Karty do Kultury czytelnikom:

1. Wprowadzenie nowych kart bibliotecznych do skomputeryzowanych filii WiMBP.

2. Rozwój sieci partnerskiej Karty do Kultury.

3. Komputeryzacja kolejnych placówek bibliotecznych.

4. Szkolenia bibliotekarzy w zakresie obsługi klienta przygotowane przez Uniwersytet Gdański.

5. Kampania promocyjna Karty do Kultury - realizacja planu promocji.

a. działania z zakresu public relations:

- prowadzenie strony internetowej www.kartadokultury.pl na serwerze Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej w Gdańsku. Strona ta ma przede wszystkim charakter informacyjny, a jej zawartość dotyczy podstawowych informacji o programie, partnerach, zniżkach, repertuarach i wydarzeniach związanych z kartą, a także listę filii z Kartą do Kultury. Strona ta jest prowadzona przez Dział Marketingu i Public Relations WiMBP w Gdańsku.

 - fanpage projektu Karta do Kultury na Facebooku. Fanpage Karty, prowadzony jest przez Dział Marketingu i PR, jednak niebawem do grona administratorów dołączą osoby odpowiedzialne za Kartę do Kultury w instytucjach partnerskich. Strona Karty na Facebooku spełnia inną rolę niż klasyczna strona internetowa. Jej zaletą jest przede wszystkim możliwość wymiany opinii między administratorami a użytkownikami karty. Na Facebooku, oprócz podstawowych informacji dotyczących projektu, zamieszczane są linki do artykułów i informacji publikowanych na temat Karty w innych źródłach, przeprowadzane konkursy dla posiadaczy Kart, promowane wydarzenia w instytucjach partnerskich.

- tworzenie własnych wydawnictw i materiałów związanych z promocją Karty do Kultury. Plan promocji Karty przewiduje wydawanie w cyklu półrocznym informatorów oraz comiesięcznych materiałów informacyjnych kolportowanych w filiach Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej, i instytucjach partnerskich oraz systematyczne informowanie mediów o rozwoju programu.

- Złota Karta do Kultury: w ramach działań promujących Kartę do Kultury przekazano osobom publicznym związanym z Gdańskiem i regionem pomorskim opatrzoną w list intencyjny Złotą Kartę do Kultury. Wśród posiadaczy Złotej Karty znajdują się między innymi: Marszałek Województwa Pomorskiego, Prezydent Miasta Gdańska, członkowie Rady Miasta Gdańska i Radni Sejmiku Województwa Pomorskiego. Złotą Kartę do Kultury otrzymują również dyrektorzy instytucji partnerskich. Złota Karta działa na takich samych zasadach jak zwykła Karta do Kultury - celem Biblioteki było szczególne poinformowanie wybranych osób o projekcie i utrzymanie dobrych relacji.

 - Patronat Karty do Kultury: w trakcie realizacji projektu, odpowiadając na potrzeby instytucji zainteresowanych uczestnictwem w programie, a niedających wymiernych korzyści użytkownikowi Biblioteki, wprowadzono Patronat Karty do Kultury. Ta forma współpracy polega na promowaniu wizerunku karty i biblioteki jako patrona wydarzeń kulturalnych organizowanych przez Partnera. Do tej pory patronat Karty otrzymały Instytut Sztuki Wyspa nad festiwalem Alternativa oraz Zjednoczenie Czytelnicze nad akcjami promującymi czytelnictwo.

b. reklama

 Ze względu na koszt zdecydowano się na reklamę tylko i wyłącznie w mediach patronackich, ograniczony został również czas jej emisji. Wykorzystano zarówno formy ATL oraz BTL. Formy ATL to spoty reklamowe w Radio Gdańsk, banery internetowe na portalu www.trojmiasto.pl oraz reklama zewnętrzna - kampania promocyjna na citylightach i banery zewnętrzne na budynku Biblioteki Głównej.

Czas emisji reklamy ATL, za wyjątkiem reklamy zewnętrznej, związany jest z początkiem kampanii promocyjnej Karty do Kultury, która przypadała na styczeń 2011 r. Kampania reklamowa w mediach powtórzona zostanie we wrześniu tego roku. Reklama zewnętrzna na budynku Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej eksponowana jest przez cały rok, kampania outdoorowa na citylightach zrealizowana była w kwietniu i maju 2011 r.

Wykorzystane formy reklamy BTL to materiały reklamujące kartę, takie jak plakaty, nalepki, zakładki do książek kolportowane przez sieć filii WiMBP oraz partnerów projektów, a także zamieszczanie informacji o Karcie do Kultury na materiałach bibliotecznych dotyczących innych form działalności biblioteki.

c. sprzedaż osobista

 Wiąże się ona z bezpośrednimi punktami styczności z klientem, czyli przede wszystkim z filiami obsługującymi Kartę do Kultury i w mniejszym stopniu pozostałymi filiami WiMBP. Tutaj przede wszystkim za jakość oferowanej usługi odpowiada kompetentny pracownik, którego zadaniem jest udzielenie pełnej informacji użytkownikowi i zachęcenie go do kupna Karty. Zadaniem bibliotekarza jest również dostarczenie materiałów promocyjnych zainteresowanemu czytelnikowi i ich odpowiednia ekspozycja. Filie, które funkcjonują w sieci Karty do Kultury, zostały zaopatrzone w odpowiednie elementy identyfikacyjne - nalepki informujące o Karcie do Kultury. Podobne naklejki z napisem „Honorujemy" umieszczone zostały w punktach obsługi klienta w instytucjach partnerskich.

d. komunikacja nieformalna

 Biblioteka jest instytucją usługową, tak więc jednym z podstawowych zadań jej pracowników, a szczególności bibliotekarzy jest dobry kontakt z czytelnikiem. Pozytywnym aspektem jest niewątpliwie dobra opinia i zaufanie, jakim cieszy się zawód bibliotekarza.

Do działań z zakresu komunikacji nieformalnej dotyczących bezpośrednio Karty do Kultury zaliczają się również spotkania i utrzymywanie kontaktów z Partnerami Karty na szczeblu pracowników bezpośrednio odpowiedzialnych za projekt w swoich instytucjach. Takie spotkania i wspólne podejmowanie decyzji dotyczących projektu dają możliwość nawiązania porozumienia i bliższej współpracy między pracownikami instytucji kultury oraz rozszerzenia jej na kolejne projekty. Dział Marketingu i PR WiMBP na bieżąco reaguje na wszelkie sygnały o niedociągnięciach w programie partnerskim, czuwa nad jednolitą identyfikacją wizualną projektu i jej spójnością z identyfikacją wizualną instytucji.

Rezultaty wdrożenia narzędzia

Korzyści z wprowadzenia Karty do Kultury to przede wszystkim korzyści związane ze zmianą wizerunku Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej. Dzięki Karcie do Kultury zmieniło się postrzeganie całej instytucji zarówno wśród użytkowników, jak i ogółu mieszkańców Gdańska, ale również organizatorów, innych instytucji kultury i środowisk medialnych.

Kolejną korzyścią jest integracja instytucji kultury i podmiotów gospodarczych, działających w sferze kultury, wokół działań związanych z Kartą. Rozwój sieci partnerskiej pokazuje konieczność prowadzenia takich programów. Karta do Kultury daje możliwość pozyskania kontaktów i współpracy także przy realizacji innych zadań.

O sukcesie projektu świadczy także naśladownictwo - pomysł gdańskiej Karty do Kultury został wykorzystany przez Bibliotekę Miejską we Wrocławiu, gdzie realizowany jest pod nazwą Obligacji Kulturalnej.

Korzyścią najważniejszą dla instytucji wdrażającej projekt - Biblioteki, jest wzrost liczby czytelników: w porównaniu z I połową roku 2010 liczba zarejestrowanych czytelników wzrosła o 3659 osób - liczba czytelników zarejestrowanych do końca czerwca 2011 r. to 43912 osób. Wzrost liczby czytelników zanotowany został przede wszystkim w filiach dysponujących Kartą do Kultury.

Nakłady finansowe poniesione przy wdrożeniu programu to część kosztów stałych ponoszonych przez Bibliotekę. Przede wszystkim chodzi tu o modernizację systemu wypożyczeń i wprowadzanie udogodnień dla czytelników: wprowadzenie jednej karty funkcjonującej we wszystkich oddziałach tej samej biblioteki i wykorzystanie możliwości systemów informatycznych, pozwalających na wprowadzenie takich dogodności, jak przeszukiwanie katalogów online czy elektroniczne konto, dla czytelnika jest kolejnym etapem informatyzacji i usprawnienia działalności instytucji. Program lojalnościowy to wartość dodana do nowoczesnej karty bibliotecznej.

Oszacowanie nakładów poniesionych na realizacje projektu

Koszty związane z realizacją projektu można podzielić na inwestycyjne i środki „miękkie". W pierwszej grupie znalazły się wydatki poniesione na zakup nowego oprogramowania bibliotecznego, konserwację oprogramowania bibliotecznego i wyprodukowania kart. Razem koszty te to 61.797,40 złotych. Środki „miękkie" to kwota 47.831,00 złotych, na które składają się wydatki poniesione na szkolenia pracowników z zakresu profesjonalnej obsługi oraz koszty kampanii promocyjnej.

Razem koszty wdrożenia projektu wyniosły 109.628,40 złotych.

Zasady równości płci
Projekt nie narusza zasady równego traktowania kobiet i mężczyzn.
Współpraca ze społeczeństwem obywatelskim

Projekt skierowany jest do całej społeczności miasta Gdańsk, natomiast podczas realizacji projektu nie są angażowane środki społeczne.

Zalecenia dla instytucji zainteresowanych replikacją

Przystępując do realizacji podobnego projektu wskazanym jest przygotowanie odpowiednich metod badania stopnia wykorzystania Karty do Kultury w celu uzyskania zniżek. Korzystanie z Karty jako Karty czytelniczej jest łatwe do policzenia, natomiast co potwierdza się w Gdańsku, jeśli od początku wdrożenia nie określi się sposobu badania stopnia wykorzystania Karty, nie da się tego policzyć. Instytucje Partnerskie udzielają również innych niż Karta do Kultury zniżek, zatem nie są w stanie określić jaki procent udzielonych zniżek wynika z faktu posiadania Karty, a ile to efekt innej działalności.

.:   Skrót i Metryka -> Pełna prezentacja -> Załączniki   :.

 Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi
i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego
(gminach i powiatach)
 Związek
Miast Polskich
Związek
Gmin Wiejskich RP
Związek
Powiatów Polskich